Diligence raisonnable au titre de l'EUDR : comment préparer, documenter et soumettre un DDS conforme

Introduction : Pourquoi la diligence raisonnable prévue par le règlement EUDR revêt aujourd'hui une importance particulière

Le règlement de l'UE sur la déforestation (règlement (UE) 2023/1115) modifie en profondeur la manière dont les entreprises peuvent commercialiser des produits de base présentant un risque de déforestation au sein de l'Union européenne. À compter du 30 décembre 2025, les grands opérateurs devront avoir mis en place des systèmes de diligence raisonnable solides, les PME devant suivre d'ici le 30 juin 2026. Il ne s'agit pas d'un horizon de conformité lointain, mais d'une priorité opérationnelle immédiate qui exige une attention particulière de la part des services chargés des achats, des affaires juridiques et du développement durable.

Si votre entreprise commercialise du bétail, du cacao, du café, de l'huile de palme, du caoutchouc, du soja, du bois ou l'un de leurs produits dérivés à destination, à l'intérieur ou en provenance de l'UE, vous êtes confronté à une réalité incontournable : ces marchandises ne peuvent être mises sur le marché européen que si leur caractère « sans déforestation » et leur production légale ont été vérifiés et si elles sont accompagnées d'une déclaration de diligence raisonnable (DDS). Ce règlement instaure une obligation juridiquement contraignante qui va bien au-delà des engagements volontaires en matière de durabilité.

Les conséquences d'un manquement à cette obligation sont graves. Les sanctions peuvent atteindre au moins 4 % du chiffre d'affaires réalisé dans l'UE, sans compter l'exclusion temporaire des marchés publics et la confiscation des marchandises. La conformité à l'EUDR devient donc une question relevant du conseil d'administration, et non plus un simple sujet de discussion en matière de développement durable. L'atteinte à la réputation résultant des mesures coercitives pourrait éroder davantage la confiance des clients et la position sur le marché. Cet article vous guide dans la mise en place d'un système efficace de diligence raisonnable au titre de l'EUDR et dans la préparation d'un DDS conforme, en mettant l'accent sur Traceerbaarheid, data et la soumission via TRACES.

Principes fondamentaux de la diligence raisonnable dans le cadre de l'EUDR : champ d'application, délais et rôles

Le règlement (UE) n° 2023/1115 constitue l'initiative la plus ambitieuse de l'Union européenne pour lutter contre la déforestation et la dégradation des forêts liées à la consommation européenne. Ce règlement remplace et élargit considérablement le règlement de l'UE sur le bois (EUTR), en étendant les obligations de diligence raisonnable au-delà du bois pour couvrir sept produits clés et leurs dérivés. L'objectif est clair : veiller à ce que les produits contribuant à la destruction des forêts mondiales ne puissent pas accéder au marché européen.

Les produits concernés visés à l'annexe I couvrent un large éventail de produits de consommation courante identifiés par leurs codes du Système harmonisé. Parmi les exemples concrets, on peut citer les grains de café vert (SH 0901), les fèves de cacao et la pâte de cacao (SH 1801, 1803), l'huile de palme et ses dérivés utilisés dans l'alimentation et les cosmétiques (SH 1511, 1516), le caoutchouc naturel et les produits en caoutchouc (SH 4001, 4011), la farine de soja destinée à l'alimentation animale (SH 2304), le cuir de bovin et les produits à base de viande bovine (SH 4101, 0201), le bois scié et le contreplaqué (SH 4407, 4412), ainsi que le papier imprimé et les meubles contenant du bois (SH 4802, 9403).

Le règlement EUDR distingue deux types d'acteurs de la chaîne d'approvisionnement. Un « opérateur » est toute personne physique ou morale qui met des produits concernés sur le marché de l’UE ou les exporte depuis l’UE — par exemple, un importateur de l’UE qui importe des grains de café vert du Brésil. Un « négociant » est une personne qui met des produits concernés à disposition sur le marché de l’UE dans le cadre d’une activité commerciale — par exemple, un distributeur vendant du café torréfié au sein de l’UE. Les deux sont soumis à des obligations de diligence raisonnable, bien que les opérateurs aient l’obligation principale de s’assurer que les produits respectent toutes les exigences réglementaires.

Catégorie	Qui	Principaux produits de base	Date limite	Fonction principale
Grandes entreprises / Opérateurs hors PME	Importateurs de l'UE, exportateurs comptant plus de 250 salariés ou réalisant un chiffre d'affaires supérieur à 50 millions d'euros	Tous les produits et marchandises visés à l'annexe I	30 décembre 2025	Système complet de diligence raisonnable, soumettre le DDS
Petites et moyennes entreprises (PME)	Petits distributeurs, grossistes	Tous les produits et marchandises visés à l'annexe I	30 juin 2026	Obligations simplifiées, pouvant s'appuyer sur l'opérateur DDS
Opérateurs non-PME	Les grands distributeurs qui atteignent les seuils fixés	Tous les produits et marchandises visés à l'annexe I	30 décembre 2025	Exigences en matière de diligence raisonnable, obtenir/vérifier le DDS

Les grandes entreprises doivent mettre en place des systèmes complets de diligence raisonnable couvrant la collecte d'informations, l'évaluation des risques et l'atténuation des risques. Les PME peuvent bénéficier d'obligations simplifiées, mais tous les opérateurs qui mettent sur le marché de l'Union européenne des produits visés par le règlement doivent s'assurer que ces produits sont exempts de déforestation et ont été produits légalement, conformément à la législation applicable du pays de production.

Ce que doit couvrir un système de diligence raisonnable au titre du règlement EUDR

L'article 9 du règlement EUDR définit trois piliers interdépendants qui constituent le fondement de tout système de diligence raisonnable : la collecte d'informations, l'évaluation des risques et l'atténuation des risques. Il ne s'agit pas d'activités isolées, mais d'un processus continu qui doit être documenté et justifiable. Votre système doit générer une piste d'audit complète démontrant que chaque produit entrant sur le marché de l'UE a fait l'objet d'un examen rigoureux.

Un système de diligence raisonnable efficace doit comprendre :

• Politiques et procédures décrivant la manière dont la diligence raisonnable est mise en œuvre
• Des responsabilités clairement définies et attribuées à des postes spécifiques au sein de l'organisation
• OutilsData permettant de recueillir des informations sur les fournisseurs et la géolocalisation
• Processus d'intégration des fournisseurs, y compris des questionnaires standardisés
• Méthodologie d'évaluation des risques conforme aux critères de l'EUDR
• Procédures d'atténuation visant à traiter les risques identifiés
• Contrôles internes garantissant la cohérence et l'exactitude
• Systèmes d'archivage conservant l'ensemble des documents pendant au moins cinq ans

Les articles 8 à 11 et l'annexe II du règlement EUDR précisent ces exigences en détail. Le règlement souligne que les autorités compétentes évalueront votre système dans son ensemble, et non pas uniquement certaines déclarations prises isolément. Une entreprise dont les efforts de mise en conformité sont sporadiques fera l'objet d'un examen plus minutieux qu'une autre qui met en œuvre des processus systématiques et documentés.

Le système doit générer une déclaration de diligence raisonnable EUDR pour chaque expédition ou lot concerné avant que les marchandises puissent être mises en libre pratique ou exportées. Le processus, de la décision d'approvisionnement à l'accès au marché, suit une séquence logique : identifier les produits concernés, collecter data des fournisseurs, vérifier les informations de géolocalisation, évaluer les risques au regard des critères de l'EUDR, mettre en œuvre des mesures d'atténuation lorsque les risques dépassent des niveaux négligeables, et enfin soumettre la déclaration de diligence raisonnable (DDS) via le système d'information de l'UE. À chaque étape décisionnelle, les situations à haut risque doivent soit être résolues par des mesures d'atténuation, soit entraîner l'arrêt complet des échanges.

Explication de la déclaration de diligence raisonnable (DDS) au titre du règlement EUDR

Une déclaration de diligence raisonnable est une déclaration numérique juridiquement contraignante qui atteste que la diligence raisonnable a été effectuée et que les produits sont exempts de déforestation, fabriqués conformément à la législation applicable et ne présentent, tout au plus, qu’un risque négligeable de non-conformité. Il ne s’agit pas d’une divulgation volontaire, mais d’une condition préalable obligatoire à l’accès au marché, qui engage la responsabilité juridique de l’opérateur ou du négociant qui la soumet.

Le DDS doit être soumis via le système TRACES de l'UE (le système d'information européen) avant la mise sur le marché de l'UE ou l'exportation des marchandises. Une fois la soumission validée, TRACES génère un numéro de référence unique qui fait office de passeport de conformité du produit. Ce numéro de vérification doit accompagner les déclarations en douane et être communiqué aux acheteurs en aval, garantissant ainsi Traceerbaarheid la chaîne d'approvisionnement. Les autorités douanières vérifieront la validité des numéros de référence avant d'autoriser la mise en libre pratique des envois.

La base juridique des exigences relatives au DDS se trouve à l'article 9 et à l'annexe II du règlement (UE) 2023/1115. Des déclarations incomplètes ou fausses peuvent entraîner de graves conséquences : sanctions, saisie des marchandises et, en cas de fraude délibérée, des poursuites pénales. La Commission européenne a clairement indiqué que l'application de ces dispositions serait de fond et non pas simplement procédurale.

Les entreprises peuvent se référer à des DDS antérieurs concernant des produits similaires en mentionnant leur numéro de référence existant, mais uniquement lorsque la chaîne d'approvisionnement et le profil de risque sont réellement comparables. Cette disposition simplifie la mise en conformité pour les transactions récurrentes avec des fournisseurs établis, mais elle n'autorise pas le recours systématique à des déclarations antérieures pour des accords d'approvisionnement présentant des différences substantielles.

Exemple de format de numéro de référence DDS

EUDR-2025-NL-COCOA-0012345-01

Ce numéro de référence figure sur : les déclarations douanières d'importation, les factures commerciales destinées aux acheteurs en aval, les documents de transport et d'expédition, ainsi que les registres internes de conformité.

Quelles informations un DDS doit-il contenir ?

L'annexe II précise les catégories d'informations que chaque DDS doit contenir. Il est essentiel de bien comprendre ces exigences pour mettre en place des processus data permettant de saisir toutes les informations nécessaires au moment de la soumission.

Informations relatives à l'opérateur/au négociant: Le DDS doit identifier l'entité déclarante en indiquant sa dénomination sociale complète, son adresse et, le cas échéant, son numéro d'enregistrement et d'identification des opérateurs économiques (EORI). Pour les entreprises soumises au règlement EUDR à la fois en tant qu'opérateurs et négociants dans le cadre de différentes transactions, chaque rôle doit être clairement distingué.

Identification des produits: Les produits doivent être décrits avec suffisamment de précision pour permettre de distinguer les différentes variantes. Cela inclut les codes SH/NC du système harmonisé, les noms communs des produits et, le cas échéant, les noms scientifiques (en particulier pour les essences de bois). La description doit permettre de distinguer, par exemple, les grains de café vert du café torréfié, ou les panneaux en bois massif des produits en bois lamellé.

Quantité: la masse nette et, le cas échéant, les unités supplémentaires doivent être indiquées. Les quantités doivent correspondre à celles figurant sur les factures commerciales et les documents de transport afin de garantir la cohérence tout au long de la chaîne documentaire.

Pays et région de production: Le DDS doit indiquer où les produits concernés ont été produits, y compris les régions infranationales le cas échéant. Pour les produits contenant plusieurs composants d'origines différentes, chaque source doit être documentée.

Informations de géolocalisation: il s'agit de l'élément central du système EUDR Traceerbaarheid. Les coordonnées de géolocalisation ou les polygones doivent être fournis pour toutes les parcelles sur lesquelles les produits concernés ont été cultivés. Ces data correspondre aux limites réelles des exploitations agricoles, des plantations ou des concessions forestières, et non à des emplacements approximatifs ou à des régions administratives.

Résultat de l'évaluation des risques: Le DDS doit consigner la conclusion de l'évaluation des risques, confirmant que le risque résiduel a été jugé négligeable. Les pièces justificatives doivent être disponibles pour inspection, mais ne doivent pas nécessairement figurer dans la déclaration soumise.

Déclaration de conformité: L'exploitant ou le négociant doit déclarer qu'il a fait preuve de diligence raisonnable, que les produits sont exempts de déforestation et ont été produits en toute légalité, et que les informations fournies sont exactes et complètes.

Les certifications volontaires telles que FSC, PEFC, RSPO ou Rainforest Alliance peuvent être fournies à titre de pièces justificatives et contribuer à renforcer l'évaluation des risques. Toutefois, ces certifications ne dispensent pas automatiquement l'opérateur de ses propres obligations en matière de diligence raisonnable : il s'agit d'outils complémentaires, et non de substituts.

Le système DDS enregistre la date et l'heure de création, de soumission et de toute modification, constituant ainsi un élément essentiel de la piste d'audit de l'entreprise. Toute modification apportée après la soumission doit être documentée et peut donner lieu à un examen approfondi de la part des autorités compétentes.

Exemple de structure DDS et son affichage dans TRACES

Lorsqu'ils se connectent à l'interface TRACES, les opérateurs découvrent un formulaire structuré, organisé en sections logiques. La compréhension de cette présentation aide les équipes à préparer data le format approprié avant de procéder à leur soumission.

Section 1 – Informations sur l'opérateur: raison sociale, siège social, numéro EORI, coordonnées et déclaration relative au rôle (opérateur ou négociant).

Section 2 – Détails de l'envoi: numéros de référence de l'envoi, mode de transport, pays de départ et de destination, date d'arrivée prévue et point d'entrée en douane.

Section 3 – Liste des produits: lignes distinctes pour chaque type de produit, comprenant le code SH (par exemple, 1801.00 pour les fèves de cacao), la description du produit, la masse nette (par exemple, 25 000 kg) et les détails relatifs au conditionnement.

Section 4 – Bloc de géolocalisation: coordonnées ou fichiers de polygones pour chaque parcelle de production. Pour un envoi de cacao, cela peut inclure plusieurs polygones d’exploitations agricoles répartis sur plusieurs coopératives en Côte d’Ivoire.

Section 5 – Résumé de l'évaluation des risques: confirmation de l'achèvement de l'évaluation des risques, niveau de risque global (négligeable) et référence aux documents justificatifs détenus par l'exploitant.

Section 6 – Déclaration finale: attestation juridique certifiant que toutes les informations sont exactes, qu’une diligence raisonnable a été exercée et que les produits sont conformes aux exigences de l’EUDR.

Prenons un exemple fictif : la société Chocolate Imports BV, basée à Rotterdam, importe 25 tonnes de fèves de cacao en provenance de Côte d’Ivoire. Son DDS indiquerait le numéro EORI NL123456789012, le code SH 1801.00.00, une masse nette de 25 000 kg, le pays de production CI (Côte d’Ivoire) et des polygones de géolocalisation couvrant 47 exploitations agricoles approvisionnant la coopérative. L'évaluation des risques s'appuie sur des images satellites confirmant l'absence de déforestation depuis le 31 décembre 2020, ainsi que sur la vérification de la légalité à partir des documents fournis par le fournisseur.

En coulisses, le système stocke des documents détaillés relatifs à l'évaluation des risques — fichiers de polygones, rapports d'analyse satellitaire, questionnaires destinés aux fournisseurs et documents attestant de la légalité — qui n'apparaissent pas dans le fichier PDF DDS téléchargeable, mais qui doivent être mis à disposition à la demande des autorités compétentes.

Guide étape par étape pour la mise en œuvre de la diligence raisonnable au titre de l'EUDR

Cette section propose une liste de contrôle pratique que les équipes chargées de la conformité, de l'approvisionnement et du développement durable peuvent utiliser, depuis le premier dépistage des risques jusqu'à la soumission finale du DDS. Les étapes suivent la logique juridique inhérente au règlement EUDR : identifier les produits concernés, cartographier les chaînes d'approvisionnement, collecter data, évaluer les risques, mettre en place des mesures d'atténuation si nécessaire, puis consigner l'ensemble de ces informations dans un DDS.

Chaque étape s'appuie sur la précédente. Si l'on précipite les premières étapes, cela engendre des problèmes qui s'aggravent au moment de la soumission ; il faut donc prendre le temps de bien poser les bases.

1. Vérifiez si vos produits et votre fonction relèvent du règlement EUDR

Commencez par comparer les codes SH de l'annexe I avec votre gamme de produits. Voici quelques exemples courants :

• Café: HS 0901 (grains de café verts et torréfiés)
• Cacao: HS 1801 (fèves de cacao), 1803 (pâte de cacao), 1804 (beurre de cacao)
• Huile de palme: SH 1511 (huile de palme brute et raffinée), SH 1516 (dérivés hydrogénés de l'huile de palme)
• Bois: HS 4407 (bois scié), HS 4412 (contreplaqué), HS 9403 (meubles en bois)
• Caoutchouc: HS 4001 (caoutchouc naturel), HS 4011 (pneus en caoutchouc)
• Soja: HS 1201 (graines de soja), HS 2304 (farine de soja)
• Bovins: SH 0201 (viande bovine), SH 4101 (peaux de bovins)

Pour chaque transaction, déterminez si votre entreprise agit en tant qu'opérateur ou en tant que négociant. Un importateur de grains de café vert qui fait entrer des marchandises dans l'UE est un opérateur. Un grossiste qui achète du café torréfié à cet importateur et le vend à des détaillants est un négociant. Une même entreprise peut être opérateur pour certains produits et négociant pour d'autres.

Conseil pratique: mettez en place une correspondance interne entre les produits et l'EUDR dans votre ERP ou vos systèmes douaniers. Associez à chaque code produit son statut EUDR et les exigences de diligence raisonnable qui s'y rapportent afin de rationaliser la mise en conformité à grande échelle.

2. Cartographiez et analysez votre chaîne d'approvisionnement en produits soumis au règlement EUDR

L'EUDR exige Traceerbaarheid la parcelle de terre où les produits ont été cultivés, et pas seulement jusqu'à votre fournisseur de premier rang. Pour le café, cela signifie savoir quelles exploitations agricoles ont approvisionné la coopérative qui a vendu sa production à l'exportateur. Pour l'huile de palme, cela implique d'identifier les plantations qui approvisionnent chaque usine de trituration. Les chaînes d'approvisionnement à plusieurs niveaux constituent la norme, et non l'exception.

Parmi les mesures concrètes de cartographie, on peut citer :

• Envoi de questionnaires structurés à tous les fournisseurs afin de recueillir des informations sur les identifiants des exploitations agricoles, l'adhésion à des coopératives, l'emplacement des moulins et les registres de production
• Demande de coordonnées de géolocalisation ou de fichiers de polygones pour les zones de production
• Suivre le parcours des marchandises à chaque étape
• Déterminer où ont lieu les opérations de regroupement ou de mélange (par exemple, dans les points de collecte coopératifs ou les usines de transformation)

L'établissement de relations à long terme avec les producteurs, les coopératives et les négociants permet d'améliorer data au fil du temps. Envisagez d'inclure les obligations data prévues par le règlement EUDR dans les contrats avec les fournisseurs, en faisant de la conformité une condition préalable à la poursuite de la collaboration.

Une schéma type de la chaîne d'approvisionnement du café pourrait se présenter comme suit : petites exploitations agricoles → point de collecte local → coopérative régionale → exportateur → importateur de l'UE → torréfacteur → détaillant. Chaque maillon de la chaîne assume une responsabilité au titre du règlement EUDR, l'opérateur (l'importateur de l'UE) étant le principal responsable de la démonstration de la conformité.

3. Recueillir et vérifier les informations requises

Data doit être conforme aux exigences de l'article 9 et de l'annexe II. Les catégories sont les suivantes :

• Caractéristiques et descriptions détaillées des produits
• Codes SH correspondant aux classifications douanières
• Quantités exprimées en masse nette et en unités complémentaires
• Numéros de lot permettant Traceerbaarheid
• Identités des fournisseurs avec les coordonnées de l'entité juridique
• Pays et région de production
• Coordonnées de géolocalisation ou polygones pour toutes les parcelles de production

L'obtention data de géolocalisation précises data le principal défi pour de nombreuses entreprises. Parmi les méthodes utilisées, on peut citer :

• Levés GPS réalisés par des fournisseurs ou des tiers
• Fichiers Shape issus de programmes de cartographie agricole
• data sur les limites issues d'observations satellitaires data les prestataires Traceerbaarheid
• Informations issues du cadastre public, lorsqu'elles sont disponibles

data de géolocalisation data être recoupées avec des cartes actualisées du couvert forestier ou des images satellites afin de confirmer qu'aucune déforestation n'a eu lieu après le 31 décembre 2020. Des outils tiers et des prestataires de services peuvent apporter leur aide pour l'analyse géospatiale, l'évaluation des risques de déforestation et les contrôles de légalité, en particulier dans les pays à haut risque où la documentation relative à la production nationale peut être limitée.

Data entre les contrats d'achat, les factures, les documents de transport et le DDS est essentielle. Les divergences entre ces documents entraînent des retards douaniers et donnent lieu à des enquêtes de la part des autorités compétentes.

4. Réalisez votre évaluation des risques au titre du règlement EUDR

Une évaluation structurée des risques dans le cadre d'une diligence raisonnable prend en compte de multiples facteurs objectifs afin de déterminer si les produits présentent un risque négligeable d'être associés à la déforestation ou à la dégradation des forêts, ou d'enfreindre les exigences légales.

Les principaux facteurs de risque sont les suivants :

• Évaluation du risque-pays: la Commission européenne classe les pays en trois catégories : risque faible, risque normal ou risque élevé. Les produits provenant de pays à faible risque font l'objet d'une diligence raisonnable simplifiée, tandis que ceux provenant de pays à risque élevé nécessitent un contrôle renforcé.
• Taux de déforestation: taux historiques et actuels de perte forestière dans la région de production
• Governance : État de droit, indices de corruption et capacité de mise en œuvre
• Droits des peuples autochtones: consentement documenté des communautés concernées et respect des droits de l'homme
• Risques sectoriels: problèmes connus tels que l'expansion de la culture du cacao par les petits exploitants en Afrique de l'Ouest ou la pression exercée par l'élevage bovin sur l'Amazonie
• Complexité de la chaîne d'approvisionnement: un nombre accru d'intermédiaires augmente les risques de contournement
• Antécédents du fournisseur: infractions antérieures ou préoccupations fondées

Élaborez un modèle de notation simple qui intègre les résultats de géolocalisation, l'historique des performances des fournisseurs et le statut de certification. Ce modèle doit classer les risques en trois catégories (faible, moyen ou élevé), avec des seuils clairement définis pour chacune d'entre elles. L'objectif est de déterminer si le risque résiduel est négligeable — ce qui signifie que les produits peuvent être mis sur le marché — ou si des mesures d'atténuation sont nécessaires.

Toutes les évaluations des risques doivent être consignées par écrit et associées à des DDS et à des envois spécifiques. Les registres doivent être conservés pendant au moins cinq ans et être disponibles pour inspection.

5. Mettre en œuvre des mesures d'atténuation des risques lorsque cela s'avère nécessaire

Lorsque l'évaluation des risques met en évidence des niveaux de risque non négligeables, des mesures d'atténuation doivent être prises pour réduire ce risque avant que les échanges puissent avoir lieu. Les options possibles sont les suivantes :

• Demander des documents supplémentaires aux fournisseurs (registres agricoles, certificats de légalité, titres fonciers)
• Faire réaliser des audits sur le terrain ou des visites de vérification par des organismes indépendants
• Réorienter l'approvisionnement vers des régions ou des fournisseurs présentant moins de risques
• Exclure de la chaîne d'approvisionnement les exploitations agricoles, les usines ou les intermédiaires posant problème
• Réviser les contrats avec les fournisseurs afin d'y inclure des plans d'actions correctives assortis d'échéances précises
• Exiger une certification par un organisme tiers comme condition du maintien de l'approvisionnement

Pour les cas à haut risque, les mesures d'atténuation doivent être suffisamment efficaces pour ramener le risque à un niveau négligeable avant que les produits ne soient mis sur le marché de l'UE. Si le risque ne peut être atténué de manière adéquate, le lot ne doit pas être mis sur le marché ni exporté.

La technologie joue un rôle important dans la surveillance continue. Data , Traceerbaarheid et les services de télédétection permettent de suivre les performances des fournisseurs au fil du temps et de signaler les problèmes récurrents. La surveillance par satellite permet de détecter la déforestation dans les zones d'approvisionnement entre deux livraisons, ce qui facilite une intervention proactive.

Exemple concret: un torréfacteur s'approvisionnant auprès d'une coopérative située dans une zone à haut risque a mené une analyse satellitaire qui a révélé une déforestation récente sur plusieurs exploitations agricoles membres. Plutôt que de poursuivre ses achats, l'entreprise a collaboré avec la coopérative pour exclure les exploitations concernées, mettre en place des protocoles de surveillance pour les fournisseurs restants et réorienter les volumes supplémentaires vers une région à moindre risque. Ce n'est qu'une fois ces mesures mises en place — et vérifiées par des contrôles satellitaires de suivi — que l'entreprise a soumis des déclarations de conformité (DDS) pour les nouvelles livraisons.

6. Finalisez, envoyez et conservez votre DDS

La procédure de soumission via TRACES suit un processus structuré :

1. Connectez-vous au système d'information de l'UE à l'aide des identifiants de votre entreprise
2. Créez un nouveau DDS et sélectionnez la catégorie de produit appropriée
3. Remplissez tous les champs obligatoires : coordonnées de l'opérateur, informations sur le produit, quantités, data de géolocalisation
4. Télécharger ou indiquer les pièces justificatives
5. Effectuer des contrôles de validation internes pour vérifier data et la cohérence data
6. Obtenir l'accord de la direction lorsque les procédures internes l'exigent
7. Soumettre la déclaration

Une fois la demande validée, TRACES génère un numéro de référence EUDR unique. Ce numéro doit :

• Transmis aux courtiers en douane pour être intégré dans les déclarations d'importation
• Partagé avec les acheteurs en aval qui reçoivent les marchandises
• Enregistré dans les systèmes internes de conformité
• Conservé avec tous les documents justificatifs

Tous les documents justificatifs — fichiers de géolocalisation, analyses de risques, contrats avec les fournisseurs, rapports satellitaires et correspondance — doivent être conservés pendant au moins cinq ans. Les autorités compétentes peuvent en demander l'accès lors des inspections, et des dossiers incomplets peuvent donner lieu à des sanctions.

Avant de cliquer sur « Envoyer » – Liste de contrôle:

• [ ] Tous les codes produit correspondent aux déclarations en douane
• [ ] data de géolocalisation data 100 % des parcelles de production
• [ ] Conclusion de l'évaluation des risques documentée et justifiable
• [ ] Les quantités correspondent à celles des factures commerciales
• [ ] Informations sur le fournisseur vérifiées et complètes
• [ ] Autorisation de la direction obtenue (si nécessaire)
• [ ] Documents justificatifs classés et facilement accessibles

Les pièges courants et comment les éviter

Les premiers utilisateurs du règlement EUDR se heurtent souvent à des obstacles similaires, qui trouvent généralement leur origine dans des lacunes data et un manque de clarté quant aux responsabilités internes. Ces problèmes entraînent des retards dans les expéditions, suscitent un contrôle accru de la part des autorités compétentes et génèrent des coûts de mise en conformité inutiles.

Couverture géolocalisée incomplète: de nombreuses entreprises constatent que leurs fournisseurs ne sont pas en mesure de fournir des coordonnées ou des polygones pour toutes leurs zones de production. Prévention : engagez le dialogue avec les fournisseurs dès le début, apportez une assistance technique si nécessaire et envisagez d'exclure les fournisseurs qui ne sont pas en mesure de fournir data requises data des délais raisonnables.

Recours excessif aux certifications: bien que des certifications telles que FSC, RSPO ou Rainforest Alliance offrent une garantie précieuse, elles ne satisfont pas automatiquement aux exigences de l'EUDR. Les fournisseurs certifiés doivent tout de même fournir data de géolocalisation, et les programmes de certification peuvent ne pas couvrir l'ensemble des critères de l'EUDR. Prévention : considérez les certifications comme des éléments justificatifs, et non comme des substituts à la diligence raisonnable menée par l'entreprise.

Codes SH incohérents: les divergences entre le code SH figurant dans le DDS et celui des déclarations en douane suscitent immédiatement des soupçons. Prévention : harmoniser le codage des produits dans l'ensemble des systèmes d'approvisionnement, de conformité et de logistique. Effectuer des contrôles de rapprochement avant la soumission.

Absence de documentation chez les petits exploitants: la complexité des chaînes d'approvisionnement, qui impliquent des milliers de petits exploitants, pose des problèmes en matière de documentation. De nombreux agriculteurs ne disposent ni de registres officiels ni d'équipements GPS. Prévention : collaborer avec les coopératives et les partenaires locaux pour renforcer les capacités en data . Envisager d'investir dans des programmes de cartographie des exploitations agricoles.

Preuves insuffisantes d'un risque négligeable: la conclusion selon laquelle un risque est négligeable doit pouvoir être étayée par des preuves documentées, et non pas simplement affirmée. Prévention : conserver des pistes d'audit claires reliant data de géolocalisation, l'analyse satellitaire et la documentation des fournisseurs à chaque conclusion d'évaluation des risques.

Signaux d'alerte qui suscitent la méfiance

• data de géolocalisation data pour certaines parcelles de production
• Évaluation des risques sans pièces justificatives
• Fournisseur ayant fait l'objet de signalements fondés
• Codes SH qui ne correspondent pas aux descriptions des produits
• Produits provenant de pays à haut risque pour lesquels il n'existe que peu de données attestant de mesures d'atténuation

Collaboration avec les partenaires, les systèmes et les audits dans le cadre de la diligence raisonnable prévue par le règlement EUDR

Une diligence raisonnable rigoureuse au titre de l'EUDR nécessite généralement une collaboration interfonctionnelle entre les équipes chargées des achats, du développement durable, des affaires juridiques, de l'informatique et de la logistique. Aucun service ne dispose à lui seul de toutes les informations nécessaires pour garantir une conformité effective. Dans de nombreux cas, un soutien externe pour l'analyse satellitaire, la vérification géospatiale ou la mise en œuvre de systèmes informatiques s'avère indispensable.

Les systèmes dédiés Traceerbaarheid à la conformité centralisent data des fournisseurs, les informations de géolocalisation, les évaluations des risques et les dossiers DDS au sein d'une plateforme unique. Ces systèmes garantissent la cohérence entre les différentes soumissions, permettent un suivi en temps réel de l'état de conformité et assurent la préparation aux audits. Les processus manuels reposant sur des tableurs et des e-mails deviennent ingérables à grande échelle et génèrent des taux d'erreur inacceptables.

Les audits internes et externes jouent un rôle essentiel pour vérifier si le système de diligence raisonnable fonctionne comme prévu. Les entreprises devraient tenir compte des éléments suivants :

• Évaluations initiales des écarts comparant les capacités actuelles aux exigences de l'EUDR
• Examens internes annuels des politiques, des procédures et d'échantillons de transactions
• Une vérification indépendante périodique effectuée par des tiers qualifiés afin de démontrer le respect continu des exigences

Les contrôles effectués par les autorités compétentes comprennent généralement des demandes de documents, d'éventuelles visites sur place, des prélèvements d'échantillons sur les lots et des recoupements avec les numéros de référence figurant dans le système d'information de l'UE. Les autorités peuvent vérifier les sites des fournisseurs à l'étranger en coopération avec les gouvernements des pays producteurs. La Commission européenne se réserve le droit de procéder à des contrôles dans certains cas, instaurant ainsi une surveillance au niveau de l'UE parallèlement à l'application de la réglementation au niveau national.

Mettez en place un cycle d'amélioration continue en vous appuyant sur les conclusions tirées des audits, des incidents et des retours d'information des autorités réglementaires. Actualisez les procédures, les supports de formation, les critères applicables aux fournisseurs et les spécifications techniques en fonction des enseignements tirés. La conformité au règlement EUDR est un processus continu, et non un projet de mise en œuvre ponctuel.

FAQ : Questions pratiques sur la diligence raisonnable au titre du règlement EUDR et le système DDS

Dois-je remplir un DDS distinct pour chaque expédition ? En règle générale, oui. Chaque envoi devant faire l'objet d'un dédouanement doit être accompagné de son propre DDS, muni d'un numéro de référence unique. Toutefois, les opérateurs peuvent se référer à des DDS antérieurs pour les transactions ultérieures concernant le même produit issu de la même chaîne d'approvisionnement, à condition que le profil de risque reste comparable et qu'aucun changement significatif ne soit intervenu.

Quel doit être le niveau de détail des polygones de géolocalisation ? Les polygones doivent représenter les limites réelles des parcelles de production avec une précision suffisante pour permettre une vérification par rapport aux cartes de couverture forestière. Pour les grandes plantations, cela correspond aux limites de la plantation. Pour les petites exploitations agricoles, cela correspond aux parcelles individuelles. Les coordonnées des régions administratives ne sont pas acceptées : la réglementation exige une précision au niveau de la parcelle.

Puis-je me fier au DDS de mon fournisseur ? Les opérateurs peuvent se fier aux DDS fournis par les opérateurs en amont, mais ils doivent vérifier l'existence d'un DDS valide et conserver le numéro de référence. Toutefois, les opérateurs qui mettent des produits à disposition sur le marché de l'UE doivent s'assurer de la conformité ; ils ne peuvent pas se contenter de supposer que la diligence raisonnable en amont était suffisante. Les moyennes et grandes entreprises doivent procéder à leur propre vérification.

Que se passe-t-il si mes data après l'envoi ? Si des informations importantes changent après l'envoi du DDS (par exemple, data de géolocalisation mises à jour data des quantités corrigées), vous devez envoyer un DDS modifié. Le système enregistre l'historique des modifications, et toute modification non justifiée peut donner lieu à un examen approfondi. Conservez toute documentation expliquant ces modifications.

Comment l'EUDR s'articule-t-il avec les autres règles en matière de reporting ESG ? Le processus de diligence raisonnable prévu par l'EUDR peut servir de base au reporting de développement durable des entreprises dans le cadre de la CSRD et d'autres référentiels. Toutefois, l'EUDR comporte des spécifications techniques et des conséquences juridiques propres, distinctes de la divulgation générale d'informations ESG. Il convient de le considérer comme un processus de conformité distinct, susceptible de partager data sous-jacentes data des initiatives plus larges en matière de développement durable.

Existe-t-il des règles simplifiées pour les petites et micro-entreprises ? Les PME bénéficient de délais prolongés (30 juin 2026) et peuvent se voir appliquer des obligations simplifiées, notamment en ce qui concerne les exigences en matière de documentation relative aux systèmes. Toutefois, tous les opérateurs qui mettent sur le marché de l'UE des produits relevant du champ d'application doivent veiller au respect des exigences essentielles, quelle que soit la taille de leur entreprise. Consultez les dernières orientations du Parlement européen et de la Commission européenne pour connaître les dispositions actuellement en vigueur concernant les PME.

Où puis-je trouver davantage d'informations sur les exigences de l'EUDR ? La Commission européenne publie des documents d'orientation officiels, des FAQ et des mises à jour sur la page consacrée à la mise en œuvre de l'EUDR. Les autorités nationales compétentes de chaque État membre de l'UE fournissent également des informations spécifiques à leur pays concernant les procédures d'application et de soumission.

Il n'est pas facultatif de commencer tôt à se préparer à la diligence raisonnable EUDR : c'est essentiel pour conserver l'accès au marché européen. Les entreprises qui investissent dès maintenant dans Traceerbaarheid , dans leurs relations avec leurs fournisseurs et dans data robustes réussiront leur transition sans encombre. Celles qui tardent à agir s'exposent à des blocages potentiels des expéditions, à des sanctions et à une atteinte à leur réputation. Ne considérez pas le DDS comme un simple formulaire ponctuel à remplir, mais comme le résultat tangible d'un processus de conformité continu qui protège votre entreprise et contribue à préserver les forêts du monde contre une dégradation accrue et les effets du changement climatique.