Due diligence EUDR: come preparare, documentare e presentare un DDS conforme

Introduzione: Perché la due diligence EUDR è importante oggi

Il regolamento UE sulla deforestazione (Regolamento (UE) 2023/1115) modifica radicalmente le modalità con cui le aziende possono commerciare materie prime a rischio di deforestazione con l’Unione Europea. A partire dal 30 dicembre 2025, i grandi operatori dovranno disporre di solidi sistemi di due diligence, mentre gli operatori delle PMI dovranno adeguarsi entro il 30 giugno 2026. Non si tratta di un orizzonte di conformità lontano, ma di una priorità operativa immediata che richiede attenzione da parte delle funzioni di approvvigionamento, legale e di sostenibilità.

Se la vostra azienda commercia bestiame, cacao, caffè, olio di palma, gomma, soia, legno o qualsiasi loro derivato verso, all’interno o dall’Unione Europea, dovete fare i conti con una dura realtà: queste merci non possono essere immesse sul mercato europeo a meno che non siano certificate come «deforestation-free», prodotte legalmente e accompagnate da una dichiarazione di due diligence (DDS). Il regolamento introduce un obbligo giuridicamente vincolante che va ben oltre gli impegni volontari in materia di sostenibilità.

Le conseguenze della mancata conformità sono gravi. Le sanzioni possono arrivare ad almeno il 4% del fatturato nell'UE, oltre all'esclusione temporanea dagli appalti pubblici e alla confisca dei beni. Ciò rende la conformità all'EUDR una questione di livello dirigenziale, non solo un argomento di discussione in materia di sostenibilità. Il danno reputazionale derivante dalle azioni di contrasto potrebbe erodere ulteriormente la fiducia dei clienti e la posizione di mercato. Questo articolo ti guida nella creazione di un sistema di due diligence EUDR efficace e nella preparazione di un DDS conforme, con un focus pratico su Traceerbaarheid, data e invio a TRACES.

Nozioni di base sulla due diligence EUDR: ambito di applicazione, scadenze e ruoli

Il regolamento (UE) 2023/1115 rappresenta l’iniziativa più ambiziosa dell’Unione europea nella lotta contro la deforestazione e il degrado forestale legati ai consumi dell’UE. Il regolamento sostituisce e amplia in modo significativo il regolamento UE sul legname (EUTR), estendendo gli obblighi di due diligence oltre il legname per includere sette materie prime fondamentali e i loro prodotti derivati. L’obiettivo è chiaro: garantire che i prodotti che contribuiscono alla distruzione delle foreste mondiali non possano accedere al mercato europeo.

Le merci in questione, di cui all'allegato I, comprendono un'ampia gamma di prodotti di uso quotidiano identificati dai rispettivi codici del Sistema armonizzato. Esempi concreti includono i chicchi di caffè verde (HS 0901), le fave di cacao e la pasta di cacao (HS 1801, 1803), l'olio di palma e i suoi derivati utilizzati in alimenti e cosmetici (HS 1511, 1516), la gomma naturale e i prodotti in gomma (HS 4001, 4011), farina di soia per mangimi (HS 2304), cuoio bovino e prodotti a base di carne bovina (HS 4101, 0201), legname segato e compensato (HS 4407, 4412) e carta stampata e mobili contenenti legno (HS 4802, 9403).

Il regolamento EUDR distingue tra due tipi di soggetti della catena di approvvigionamento. Un “operatore” è qualsiasi persona fisica o giuridica che immette prodotti rilevanti sul mercato dell’UE o li esporta dall’UE: si pensi, ad esempio, a un importatore dell’UE che acquista chicchi di caffè verde dal Brasile. Un “commerciante” è chiunque renda disponibili prodotti rilevanti sul mercato dell’UE nell’ambito di un’attività commerciale, come un distributore che vende caffè torrefatto all’interno dell’UE. Entrambi sono soggetti a obblighi di due diligence, sebbene gli operatori abbiano l’obbligo primario di garantire che i prodotti soddisfino tutti i requisiti normativi.

Categoria	Chi	Materie prime principali	Scadenza	Mansioni principali
Grandi imprese/Operatori non appartenenti alle PMI	Importatori dell'UE, esportatori con più di 250 dipendenti o un fatturato superiore a 50 milioni di euro	Tutti i prodotti e le merci di cui all'allegato I	30 dicembre 2025	Sistema completo di due diligence, inviare il DDS
Piccoli e medi commercianti	Distributori più piccoli, grossisti	Tutti i prodotti e le merci di cui all'allegato I	30 giugno 2026	Obblighi semplificati, possibilità di avvalersi dell'operatore DDS
Operatori non appartenenti al settore delle PMI	Distributori di maggiori dimensioni che soddisfano determinati requisiti minimi	Tutti i prodotti e le merci di cui all'allegato I	30 dicembre 2025	Requisiti di due diligence, ottenere/verificare il DDS

Le grandi imprese devono attuare sistemi completi di due diligence che comprendano la raccolta di informazioni, la valutazione dei rischi e la loro mitigazione. Le PMI possono beneficiare di obblighi semplificati, ma tutti gli operatori che immettono sul mercato dell'UE prodotti rientranti nel campo di applicazione devono garantire che tali prodotti siano esenti da deforestazione e siano stati prodotti legalmente in conformità con la legislazione vigente nel paese di produzione.

Cosa deve comprendere un sistema di due diligence ai sensi dell’EUDR

L'articolo 9 del regolamento EUDR definisce tre pilastri interconnessi che costituiscono le fondamenta di ogni sistema di due diligence: raccolta delle informazioni, valutazione dei rischi e mitigazione dei rischi. Non si tratta di attività isolate, ma di un processo continuo che deve essere documentato e giustificabile. Il vostro sistema deve produrre una traccia di audit completa che dimostri che ogni prodotto immesso sul mercato dell'UE è stato sottoposto a un adeguato controllo.

Un sistema di due diligence efficace deve comprendere:

• Politiche e procedure che descrivono le modalità di svolgimento della due diligence
• Responsabilità ben definite assegnate a ruoli specifici all'interno dell'organizzazione
• StrumentiData per acquisire informazioni sui fornitori e sulla geolocalizzazione
• Processi di inserimento dei fornitori, compresi questionari standardizzati
• Metodologia di valutazione del rischio in linea con i criteri dell’EUDR
• Flussi di lavoro di mitigazione per affrontare i rischi individuati
• Controlli interni volti a garantire coerenza e accuratezza
• Sistemi di archiviazione che conservano tutta la documentazione per almeno 5 anni

Gli articoli da 8 a 11 e l'allegato II dell'EUDR specificano tali requisiti in dettaglio. Il regolamento sottolinea che le autorità competenti valuteranno il sistema nel suo complesso, non solo le singole dichiarazioni. Un'azienda che adotta misure di conformità sporadiche sarà sottoposta a un controllo più rigoroso rispetto a una che dimostri di disporre di processi sistematici e documentati.

Il sistema deve generare una dichiarazione di due diligence EUDR per ogni spedizione o lotto interessato prima che le merci possano essere immesse in libera pratica o esportate. Il percorso dalla decisione di approvvigionamento all'accesso al mercato segue una sequenza logica: identificare i prodotti interessati, raccogliere data dei fornitori, verificare le informazioni di geolocalizzazione, valutare il rischio rispetto ai criteri EUDR, attuare misure di mitigazione laddove il rischio superi livelli trascurabili e, infine, presentare la DDS tramite il Sistema informativo dell'UE. Ad ogni punto decisionale, le situazioni ad alto rischio devono essere risolte tramite misure di mitigazione oppure lo scambio commerciale deve essere interrotto completamente.

Spiegazione della Dichiarazione di due diligence (DDS) dell'EUDR

Una dichiarazione di due diligence è una dichiarazione digitale e giuridicamente vincolante che attesta il completamento della due diligence e che i prodotti sono esenti da deforestazione, realizzati in conformità con la normativa vigente e presentano al massimo un rischio trascurabile di non conformità. Non si tratta di una comunicazione volontaria, bensì di un prerequisito obbligatorio per l’accesso al mercato che comporta responsabilità legali per l’operatore o il commerciante che la presenta.

Il DDS deve essere presentato tramite il sistema TRACES dell'UE (il Sistema Informativo Europeo) prima di immettere le merci sul mercato dell'UE o di esportarle. Una volta completata con successo la presentazione, TRACES genera un numero di riferimento univoco che funge da passaporto di conformità del prodotto. Questo numero di verifica deve accompagnare le dichiarazioni doganali ed essere comunicato agli acquirenti a valle, garantendo Traceerbaarheid la catena di approvvigionamento. Le autorità doganali verificheranno la validità dei numeri di riferimento prima di autorizzare l'immissione in libera pratica delle spedizioni.

La base giuridica dei requisiti relativi al DDS è contenuta nell’articolo 9 e nell’allegato II del regolamento (UE) 2023/1115. Dichiarazioni incomplete o false possono comportare gravi conseguenze: sanzioni, sequestro delle merci e, in caso di frode intenzionale, un eventuale procedimento penale. La Commissione europea ha chiarito che l’applicazione delle norme sarà sostanziale e non meramente procedurale.

Le aziende possono fare riferimento a precedenti DDS relativi a prodotti simili citandone il numero di riferimento esistente, ma solo qualora la catena di approvvigionamento e il profilo di rischio siano effettivamente comparabili. Questa disposizione semplifica l'adempimento normativo per le transazioni ricorrenti con fornitori consolidati, ma non consente di fare affidamento in modo indiscriminato sulle dichiarazioni storiche in caso di accordi di approvvigionamento sostanzialmente diversi.

Esempio di formato del numero di riferimento DDS

EUDR-2025-NL-COCOA-0012345-01

Questo numero di riferimento figura su: dichiarazioni doganali di importazione, fatture commerciali destinate agli acquirenti a valle, documenti di trasporto e spedizione, nonché registri interni di conformità.

Quali informazioni deve contenere un DDS

L'allegato II specifica le categorie di informazioni che ogni DDS deve contenere. Comprendere questi requisiti è fondamentale per definire processi data in grado di acquisire tutte le informazioni necessarie al momento dell'invio.

Dati dell’operatore/del commerciante: Il DDS deve identificare il soggetto che effettua la segnalazione indicando la denominazione sociale completa, l’indirizzo e, se del caso, il numero di registrazione e identificazione degli operatori economici (EORI). Per le società soggette all’EUDR sia in qualità di operatori che di commercianti nell’ambito di diverse transazioni, ciascun ruolo deve essere chiaramente distinto.

Identificazione del prodotto: i prodotti devono essere descritti con un livello di dettaglio sufficiente a distinguere le diverse varianti. Ciò include i codici HS/CN del sistema armonizzato, le denominazioni comuni dei prodotti e, se del caso, i nomi scientifici (in particolare per le specie legnose). La descrizione deve distinguere, ad esempio, tra chicchi di caffè verde e caffè tostato, oppure tra pannelli in legno massiccio e prodotti in legno lamellare.

Quantità: occorre specificare la massa netta e, se del caso, le unità supplementari. Le quantità devono corrispondere a quelle riportate nelle fatture commerciali e nei documenti di trasporto, al fine di garantire la coerenza lungo tutta la catena documentale.

Paese e regione di produzione: Il DDS deve indicare il luogo di produzione delle materie prime in questione, specificando, se del caso, anche le regioni subnazionali. Per i prodotti contenenti più materie prime di origini diverse, occorre documentare ciascuna provenienza.

Informazioni di geolocalizzazione: si tratta dell’elemento centrale del sistema EUDR Traceerbaarheid. È necessario fornire le coordinate di geolocalizzazione o i poligoni relativi a tutti gli appezzamenti di terreno in cui sono stati prodotti i prodotti in questione. Questi data corrispondere ai confini effettivi delle aziende agricole, delle piantagioni o delle concessioni forestali, e non a posizioni approssimative o a regioni amministrative.

Risultato della valutazione dei rischi: il DDS deve riportare la conclusione della valutazione dei rischi, confermando che il rischio residuo è stato valutato come trascurabile. La documentazione di supporto deve essere disponibile per eventuali verifiche, ma non è necessario che figuri nel testo della dichiarazione presentata.

Dichiarazione di conformità: L'operatore o il commerciante deve dichiarare di aver esercitato la dovuta diligenza, che i prodotti provengono da foreste non soggette a deforestazione e sono stati prodotti legalmente, e che le informazioni fornite sono accurate e complete.

Le certificazioni volontarie quali FSC, PEFC, RSPO o Rainforest Alliance possono essere caricate come documentazione di supporto e possono rafforzare la valutazione dei rischi. Tuttavia, le certificazioni non sostituiscono automaticamente gli obblighi di due diligence a carico dell’operatore: si tratta di strumenti complementari, non di sostituti.

Il sistema DDS registra la data e l'ora di creazione, invio ed eventuali modifiche, costituendo una parte fondamentale della traccia di audit dell'azienda. Qualsiasi modifica apportata dopo l'invio deve essere documentata e può comportare un ulteriore controllo da parte delle autorità competenti.

Esempio di struttura DDS e come appare in TRACES

Quando accedono all'interfaccia TRACES, gli operatori si trovano di fronte a un modulo strutturato e suddiviso in sezioni logiche. Comprendere questa struttura aiuta i team a preparare data formato corretto prima di procedere all'invio.

Sezione 1 – Informazioni sull'operatore: denominazione della persona giuridica, sede legale, numero EORI, recapiti e dichiarazione relativa al ruolo (operatore o commerciante).

Sezione 2 – Dettagli della spedizione: numeri di riferimento della spedizione, modalità di trasporto, paesi di partenza e di destinazione, data di arrivo prevista e punto di ingresso doganale.

Sezione 3 – Elenco dei prodotti: voci singole per ciascun tipo di prodotto, comprensividi codice SA (ad es. 1801.00 per le fave di cacao), descrizione del prodotto, massa netta (ad es. 25.000 kg) e dettagli sull’imballaggio.

Sezione 4 – Blocco di geolocalizzazione: coordinate o file di poligoni per ogni appezzamento di produzione. Nel caso di una spedizione di cacao, ciò potrebbe includere più poligoni di aziende agricole appartenenti a diverse cooperative della Costa d’Avorio.

Sezione 5 – Sintesi della valutazione dei rischi: conferma del completamento della valutazione dei rischi, classificazione complessiva del rischio (trascurabile) e riferimento alla documentazione di supporto in possesso del gestore.

Sezione 6 – Dichiarazione finale: attestazione legale che tutte le informazioni sono accurate, che è stata svolta la due diligence e che i prodotti soddisfano i requisiti dell’EUDR.

Prendiamo un esempio fittizio: la Chocolate Imports BV, con sede a Rotterdam, importa 25 tonnellate di fave di cacao dalla Costa d’Avorio. Il loro DDS mostrerebbe il numero EORI NL123456789012, il codice HS 1801.00.00, la massa netta di 25.000 kg, il paese di produzione CI (Costa d’Avorio) e i poligoni di geolocalizzazione che coprono 47 aziende agricole che riforniscono la cooperativa. La valutazione del rischio fa riferimento a immagini satellitari che confermano l'assenza di perdita di foresta dal 31 dicembre 2020, oltre alla verifica della legalità attraverso la documentazione del fornitore.

Dietro le quinte, il sistema archivia materiale dettagliato relativo alla valutazione dei rischi — file Polygon, rapporti di analisi satellitare, questionari dei fornitori e documentazione sulla legalità — che non è visibile nel PDF DDS scaricabile, ma che deve essere reso disponibile su richiesta delle autorità competenti.

Guida dettagliata per l'esecuzione della due diligence ai sensi dell'EUDR

Questa sezione offre una checklist pratica che i team addetti alla conformità, all'approvvigionamento e alla sostenibilità possono utilizzare dalla prima valutazione dei rischi fino alla presentazione finale della DDS. Le fasi seguono la logica giuridica prevista dal regolamento EUDR: identificare i prodotti soggetti al regolamento, mappare le catene di approvvigionamento, raccogliere data, valutare i rischi, mitigarli ove necessario e infine documentare il tutto in una DDS.

Ogni fase si basa su quella precedente. Affrettare le fasi iniziali crea problemi che si aggravano in fase di consegna, quindi dedica del tempo a gettare delle basi solide.

1. Verificare se i propri prodotti e il proprio ruolo rientrano nell’ambito di applicazione dell’EUDR

Inizia confrontando i codici SA dell'Allegato I con il tuo portafoglio prodotti. Alcuni esempi comuni sono:

• Caffè: HS 0901 (chicchi di caffè verdi e tostati)
• Cacao: HS 1801 (fave di cacao), 1803 (pasta di cacao), 1804 (burro di cacao)
• Olio di palma: SA 1511 (olio di palma grezzo e raffinato), SA 1516 (derivati idrogenati dell'olio di palma)
• Legno: HS 4407 (legno segato), HS 4412 (compensato), HS 9403 (mobili in legno)
• Gomma: HS 4001 (gomma naturale), HS 4011 (pneumatici)
• Soia: HS 1201 (semi di soia), HS 2304 (farina di soia)
• Bovini: HS 0201 (carne bovina), HS 4101 (pelli di bovino)

Per ogni transazione, occorre stabilire se la propria azienda agisce in qualità di operatore o di commerciante. Un importatore di chicchi di caffè verde che introduce merci nell'UE è un operatore. Un grossista che acquista caffè torrefatto da tale importatore e lo rivende ai dettaglianti è un commerciante. La stessa azienda può essere un operatore per alcuni prodotti e un commerciante per altri.

Consiglio pratico: implementate una mappatura interna tra prodotti e EUDR all'interno del vostro ERP o dei vostri sistemi doganali. Assegnate a ciascun codice prodotto il relativo stato EUDR e i requisiti di due diligence applicabili, per semplificare la conformità su larga scala.

2. Mappare e comprendere la propria catena di approvvigionamento delle materie prime EUDR

L'EUDR richiede Traceerbaarheid al terreno in cui sono state prodotte le materie prime, non solo fino al fornitore di primo livello. Nel caso del caffè, ciò significa sapere quali aziende agricole hanno rifornito la cooperativa che ha venduto all'esportatore. Per l'olio di palma, significa identificare le piantagioni che riforniscono ciascun impianto di lavorazione. Le catene di approvvigionamento a più livelli sono la norma, non l'eccezione.

Tra le azioni concrete di mappatura figurano:

• Invio di questionari strutturati a tutti i fornitori per richiedere i codici identificativi delle aziende agricole, l'appartenenza alle cooperative, l'ubicazione dei mulini e i registri di produzione
• Richiesta delle coordinate di geolocalizzazione o dei file poligonali relativi alle aree di produzione
• Documentare il flusso delle merci attraverso ciascun intermediario
• Individuare i luoghi in cui avvengono l’aggregazione o la miscelazione (ad esempio, presso i punti di raccolta cooperativi o gli impianti di trasformazione)

Instaurare rapporti a lungo termine con produttori, cooperative e operatori commerciali migliora data nel tempo. Si consiglia di includere nei contratti con i fornitori gli obblighi data previsti dall’EUDR, ponendo la conformità come condizione per il proseguimento del rapporto commerciale.

Una tipica mappa della filiera del caffè potrebbe presentarsi così: piccole aziende agricole → punto di raccolta locale → cooperativa regionale → esportatore → importatore UE → torrefattore → rivenditore. Ogni anello della catena ha delle responsabilità ai sensi del regolamento UE sulla tracciabilità (EUDR), mentre l'operatore (l'importatore UE) ha la responsabilità primaria di dimostrare la conformità.

3. Raccogliere e verificare le informazioni richieste

Data deve essere conforme ai requisiti di cui all'articolo 9 e all'allegato II. Le categorie comprendono:

• Caratteristiche e descrizioni dettagliate dei prodotti
• Codici HS corrispondenti alle classificazioni doganali
• Quantità espresse in massa netta e unità supplementari
• Numeri di lotto o di serie che consentono Traceerbaarheid
• Identità dei fornitori con i dati della persona giuridica
• Paese e regione di produzione
• Coordinate di geolocalizzazione o poligoni per tutti gli appezzamenti di produzione

Ottenere data di geolocalizzazione accurati data la sfida maggiore per molte aziende. Tra i metodi disponibili figurano:

• Rilevamenti GPS effettuati da fornitori o da terzi
• File Shape provenienti da programmi di mappatura agricola
• data sui confini ricavati dai satelliti data fornitori Traceerbaarheid
• Informazioni del catasto pubblico, ove disponibili

data di geolocalizzazione data essere verificati confrontandoli con mappe aggiornate della copertura forestale o con immagini satellitari, al fine di confermare che non si siano verificati casi di deforestazione dopo il 31 dicembre 2020. Strumenti e fornitori di servizi di terze parti possono fornire assistenza nell'analisi geospaziale, nella valutazione del rischio di deforestazione e nei controlli di legalità, in particolare per i paesi ad alto rischio in cui la documentazione relativa alla produzione nazionale potrebbe essere limitata.

È fondamentale garantire Data tra contratti di acquisto, fatture, documenti di trasporto e il DDS. Eventuali discrepanze tra i documenti comportano ritardi doganali e indagini da parte delle autorità competenti.

4. Effettuare la valutazione dei rischi EUDR

Una valutazione strutturata dei rischi nell'ambito della due diligence tiene conto di molteplici fattori oggettivi per stabilire se i prodotti comportino un rischio trascurabile di essere collegati alla deforestazione o al degrado forestale, oppure di violare i requisiti di legalità.

Tra i principali fattori di rischio figurano:

• Classificazione del rischio paese: la Commissione europea classifica i paesi in base a un livello di rischio basso, normale o elevato. I prodotti provenienti da paesi a basso rischio sono soggetti a una procedura di due diligence semplificata, mentre quelli provenienti da paesi ad alto rischio richiedono un controllo più approfondito.
• Tassi di deforestazione: tassi storici e attuali di perdita di foreste nella regione di produzione
• Governance : Stato di diritto, indici di corruzione e capacità di applicazione della legge
• Diritti delle popolazioni indigene: consenso documentato delle comunità interessate e rispetto dei diritti umani
• Rischi specifici del settore: problematiche note quali l'espansione delle piccole coltivazioni di cacao nell'Africa occidentale o la pressione esercitata dall'allevamento bovino sull'Amazzonia
• Complessità della catena di approvvigionamento: un numero maggiore di intermediari comporta maggiori rischi di elusione
• Storia del fornitore: precedenti violazioni o segnalazioni fondate

Creare un modello di valutazione semplice che integri i risultati della geolocalizzazione, lo storico delle prestazioni dei fornitori e lo stato delle certificazioni. Il modello dovrebbe classificare il rischio come basso, medio o alto, con soglie chiare per ciascuna categoria. L'obiettivo è stabilire se il rischio residuo sia trascurabile — il che significa che i prodotti possono procedere — oppure se siano necessarie misure di mitigazione.

Tutte le valutazioni dei rischi devono essere documentate e collegate a specifici DDS e spedizioni. La documentazione deve essere conservata per almeno 5 anni ed essere disponibile per eventuali ispezioni.

5. Adottare misure di mitigazione del rischio ove necessario

Qualora la valutazione dei rischi individui livelli di rischio non trascurabili, è necessario adottare misure di mitigazione volte a ridurre tale rischio prima di poter procedere con la transazione. Tra le opzioni disponibili figurano:

• Richiesta di documentazione aggiuntiva ai fornitori (registri aziendali, certificati di legalità, prove di proprietà fondiaria)
• Incaricare organismi indipendenti di effettuare verifiche sul campo o visite di controllo
• Riorientare l'approvvigionamento verso regioni o fornitori a minor rischio
• Escludere dalla catena di approvvigionamento le aziende agricole, i mulini o gli intermediari che presentano problemi
• Rivedere i contratti con i fornitori per includervi piani di azioni correttive con scadenze precise
• Richiedere la certificazione da parte di un ente terzo come condizione per il mantenimento della fornitura

Per i casi ad alto rischio, le misure di mitigazione devono essere sufficientemente efficaci da ridurre il rischio a livelli trascurabili prima che i prodotti entrino nel mercato dell'UE. Se il rischio non può essere adeguatamente mitigato, la partita non deve essere immessa sul mercato né esportata.

La tecnologia svolge un ruolo fondamentale nel monitoraggio continuo. Data , Traceerbaarheid e i servizi di telerilevamento consentono di monitorare le prestazioni dei fornitori nel tempo e di segnalare eventuali problemi ricorrenti. Il monitoraggio satellitare permette di individuare la deforestazione nelle aree dei fornitori tra una spedizione e l'altra, consentendo un intervento proattivo.

Esempio pratico: un torrefattore che si riforniva da una cooperativa situata in un distretto ad alto rischio ha condotto un'analisi satellitare che ha rivelato una recente perdita di copertura forestale in diverse aziende agricole associate. Anziché proseguire con gli acquisti, l'azienda ha collaborato con la cooperativa per escludere le aziende agricole interessate, attuare protocolli di monitoraggio per i fornitori rimanenti e trasferire i volumi aggiuntivi verso una regione a minor rischio. Solo dopo aver messo in atto queste misure — e averle verificate tramite controlli satellitari di follow-up — l'azienda ha presentato le dichiarazioni DDS per le nuove spedizioni.

6. Completa, invia e conserva il tuo DDS

La procedura di presentazione tramite TRACES segue un flusso di lavoro strutturato:

1. Accedi al Sistema informativo dell'UE utilizzando le credenziali aziendali
2. Crea un nuovo DDS e seleziona la categoria di prodotto appropriata
3. Compila tutti i campi obbligatori: dati dell'operatore, informazioni sul prodotto, quantità, data di geolocalizzazione
4. Caricare o indicare la documentazione di supporto
5. Eseguire controlli di convalida interni per verificare data e la coerenza data
6. Ottenere l'approvazione della direzione laddove richiesto dalle procedure interne
7. Invia la dichiarazione

Una volta completata con successo la presentazione, TRACES genera un numero di riferimento EUDR univoco. Tale numero deve:

• Comunicato agli agenti doganali affinché lo inseriscano nelle dichiarazioni di importazione
• Condiviso con gli acquirenti a valle che ricevono la merce
• Registrati nei sistemi interni di conformità
• Conservato insieme a tutta la documentazione di supporto

Tutti i documenti giustificativi — file di geolocalizzazione, analisi dei rischi, contratti con i fornitori, rapporti satellitari e corrispondenza — devono essere conservati per almeno 5 anni. Le autorità competenti possono richiederne l'accesso durante le ispezioni e la presenza di documentazione incompleta può comportare sanzioni.

Prima di cliccare su "Invia" – Lista di controllo:

• [ ] Tutti i codici dei prodotti corrispondono alle dichiarazioni doganali
• [ ] data di geolocalizzazione data il 100% degli appezzamenti di produzione
• [ ] Conclusione della valutazione dei rischi documentata e giustificabile
• [ ] Le quantità corrispondono a quelle delle fatture commerciali
• [ ] Informazioni sul fornitore verificate e complete
• [ ] Ottenuta l'approvazione della direzione (se richiesta)
• [ ] Documenti giustificativi ordinati e facilmente consultabili

Errori comuni e come evitarli

Le aziende che hanno adottato per prime l’EUDR si trovano spesso ad affrontare ostacoli simili, spesso dovuti a carenze data e a responsabilità interne poco chiare. Questi problemi causano ritardi nelle spedizioni, determinano un maggiore controllo da parte delle autorità competenti e generano costi di conformità superflui.

Copertura incompleta della geolocalizzazione: molte aziende si rendono conto che i propri fornitori non sono in grado di fornire coordinate o poligoni per tutte le aree di produzione. Prevenzione: avviare tempestivamente il coinvolgimento dei fornitori, fornire assistenza tecnica ove necessario e valutare l'esclusione dei fornitori che non sono in grado di fornire data richiesti data tempi ragionevoli.

Eccessiva dipendenza dalle certificazioni: sebbene certificazioni come FSC, RSPO o Rainforest Alliance forniscano una garanzia preziosa, non soddisfano automaticamente i requisiti dell’EUDR. I fornitori certificati devono comunque fornire data di geolocalizzazione e gli schemi di certificazione potrebbero non coprire tutti i criteri dell’EUDR. Prevenzione: considerare le certificazioni come prove a sostegno, non come sostituti della due diligence condotta dall’azienda.

Codici HS non coerenti: le discrepanze tra il codice HS presente nel DDS e nelle dichiarazioni doganali generano immediatamente segnali di allarme. Prevenzione: standardizzare la codifica dei prodotti nei sistemi di approvvigionamento, conformità e logistica. Effettuare controlli di riconciliazione prima dell'invio.

Mancanza di documentazione relativa ai piccoli agricoltori: le complesse catene di approvvigionamento che coinvolgono migliaia di piccoli agricoltori pongono delle difficoltà in termini di documentazione. Molti agricoltori non dispongono di registri ufficiali né di apparecchiature GPS. Prevenzione: collaborare con le cooperative e i partner locali per sviluppare le capacità data . Valutare la possibilità di investire in programmi di mappatura degli agricoltori.

Prove insufficienti a sostegno di un rischio trascurabile: la conclusione secondo cui il rischio è trascurabile deve essere suffragata da prove documentate, non limitarsi a un'affermazione. Prevenzione: mantenere una chiara tracciabilità che colleghi data di geolocalizzazione, le analisi satellitari e la documentazione dei fornitori a ciascuna conclusione della valutazione dei rischi.

Segnali di allarme che destano sospetti

• data di geolocalizzazione per alcuni appezzamenti di produzione
• Valutazione dei rischi senza documentazione di supporto
• Fornitore con precedenti di segnalazioni fondate
• Codici HS non corrispondenti alle descrizioni dei prodotti
• Prodotti provenienti da paesi ad alto rischio con prove minime di mitigazione

Collaborazione con i partner, sistemi e verifiche per la due diligence ai sensi dell'EUDR

Una solida due diligence EUDR richiede in genere una collaborazione interfunzionale tra i team addetti agli appalti, alla sostenibilità, agli affari legali, all'IT e alla logistica. Nessun reparto dispone da solo di tutte le informazioni necessarie per garantire un'efficace conformità. In molti casi, il supporto esterno per l'analisi satellitare, la verifica geospaziale o l'implementazione dei sistemi IT si rivela essenziale.

I sistemi dedicati Traceerbaarheid alla conformità centralizzano data dei fornitori, le informazioni di geolocalizzazione, le valutazioni dei rischi e i registri DDS in un'unica piattaforma. Questi sistemi garantiscono la coerenza tra le varie comunicazioni, consentono il monitoraggio in tempo reale dello stato di conformità e assicurano la prontezza per gli audit. I processi manuali che utilizzano fogli di calcolo ed e-mail diventano ingestibili su larga scala e generano tassi di errore inaccettabili.

Gli audit interni ed esterni svolgono un ruolo fondamentale nel verificare se il sistema di due diligence funzioni come previsto. Le aziende dovrebbero prendere in considerazione:

• Valutazioni iniziali delle lacune che mettono a confronto le capacità attuali con i requisiti dell’EUDR
• Revisioni interne annuali delle politiche, delle procedure e di transazioni campione
• Verifica periodica indipendente da parte di soggetti terzi qualificati per dimostrare la conformità continua

Le ispezioni delle autorità competenti comportano solitamente la richiesta di documentazione, eventuali visite in loco, il campionamento delle partite e verifiche incrociate con i numeri di riferimento presenti nel sistema informativo dell'UE. Le autorità possono verificare le sedi dei fornitori all'estero in collaborazione con i governi dei paesi produttori. La Commissione europea si riserva il diritto di effettuare controlli in determinati casi, garantendo così una supervisione a livello dell'UE a complemento delle misure di applicazione nazionali.

Creare un ciclo di miglioramento continuo utilizzando i risultati emersi da audit, incidenti e feedback normativi. Aggiornare le procedure, i materiali formativi, i criteri di selezione dei fornitori e le specifiche tecniche sulla base degli insegnamenti tratti. La conformità all’EUDR è un processo continuo, non un progetto di implementazione una tantum.

Domande frequenti: Aspetti pratici relativi alla due diligence EUDR e al DDS

È necessario un DDS separato per ogni spedizione? In linea di massima, sì. Ogni spedizione che richiede lo sdoganamento deve avere un proprio DDS con un numero di riferimento univoco. Tuttavia, gli operatori possono fare riferimento a DDS precedenti per transazioni successive relative allo stesso prodotto proveniente dalla stessa catena di approvvigionamento, a condizione che il profilo di rischio rimanga analogo e non si siano verificati cambiamenti sostanziali.

Quanto devono essere dettagliati i poligoni di geolocalizzazione? I poligoni devono rappresentare i confini effettivi degli appezzamenti di produzione con una precisione sufficiente da consentire la verifica rispetto alle mappe della copertura forestale. Nel caso delle grandi piantagioni, ciò significa il confine della piantagione. Nel caso delle piccole aziende agricole, significa i singoli appezzamenti agricoli. Le coordinate delle regioni amministrative non sono accettabili: il regolamento richiede una specificità a livello di appezzamento.

Posso fare affidamento sul DDS del mio fornitore? Gli operatori commerciali possono fare affidamento sui DDS presentati dagli operatori a monte, ma devono verificare l’esistenza di un DDS valido e conservarne il numero di riferimento. Tuttavia, gli operatori commerciali che immettono prodotti sul mercato dell’UE devono garantire la conformità: non possono limitarsi a presumere che la due diligence a monte sia stata adeguata. Le medie e grandi imprese devono effettuare una propria verifica.

Cosa succede se data miei data dopo l'invio? Se dopo l'invio del DDS si verificano modifiche rilevanti (ad esempio, data di geolocalizzazione aggiornati data quantità corrette), è necessario inviare un DDS modificato. Il sistema registra la cronologia delle modifiche e eventuali variazioni non giustificate potrebbero dare luogo a un'indagine approfondita. Conservare la documentazione che spiega ogni modifica.

In che modo l’EUDR interagisce con le altre norme in materia di rendicontazione ESG? La due diligence prevista dall’EUDR può fornire elementi utili per la rendicontazione aziendale in materia di sostenibilità ai sensi della CSRD e di altri quadri normativi. Tuttavia, l’EUDR presenta specifiche tecniche e conseguenze giuridiche distinte dalla rendicontazione ESG generale. È opportuno considerarlo come un percorso di conformità autonomo che può condividere data sottostanti data iniziative di sostenibilità più ampie.

Esistono norme semplificate per le piccole e microimprese? Gli operatori delle PMI beneficiano di scadenze prorogate (30 giugno 2026) e possono avvalersi di obblighi semplificati, in particolare per quanto riguarda i requisiti di documentazione del sistema. Tuttavia, tutti gli operatori che immettono sul mercato dell'UE prodotti rientranti nel campo di applicazione devono garantire il rispetto dei requisiti fondamentali, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Si prega di consultare le ultime linee guida del Parlamento europeo e della Commissione europea per conoscere le disposizioni vigenti relative alle PMI.

Dove posso trovare ulteriori informazioni sui requisiti dell’EUDR? La Commissione europea pubblica documenti di orientamento ufficiali, domande frequenti e aggiornamenti sulla pagina dedicata all’attuazione dell’EUDR. Anche le autorità nazionali competenti di ciascuno Stato membro dell’UE forniscono informazioni specifiche per paese sulle procedure di applicazione e di presentazione delle notifiche.

Avviare per tempo i preparativi per la due diligence EUDR non è una scelta facoltativa, ma è fondamentale per mantenere l’accesso al mercato europeo. Le aziende che investono ora Traceerbaarheid , nelle relazioni con i fornitori e data affidabili affronteranno la transizione senza intoppi. Chi invece rimanda rischia potenziali blocchi delle spedizioni, sanzioni e danni alla reputazione. Considerate il DDS non come un semplice modulo da compilare una tantum, ma come il risultato tangibile di un processo di conformità continuo che tutela la vostra attività e contribuisce a proteggere le foreste del mondo dall’ulteriore degrado e dagli impatti dei cambiamenti climatici.