EUDR-due diligence: hoe u een conform DDS opstelt, documenteert en indient

Inleiding: Waarom zorgvuldigheidseisen volgens de EUDR nu zo belangrijk zijn

De EU-ontbossingsverordening (Verordening (EU) 2023/1115) brengt ingrijpende veranderingen teweeg in de manier waarop bedrijven grondstoffen met een bosrisico met de Europese Unie mogen verhandelen. Vanaf 30 december 2025 moeten grote marktdeelnemers over robuuste due diligence-systemen beschikken, en kleine en middelgrote handelaren moeten hieraan uiterlijk 30 juni 2026 voldoen. Dit is geen verre nalevingsdoelstelling – het is een onmiddellijke operationele prioriteit die aandacht vereist van de afdelingen inkoop, juridische zaken en duurzaamheid.

Als uw vee, cacao, koffie, palmolie, rubber, soja, hout of daarvan afgeleide producten in, binnen of uit de EU verhandelt, u een harde realiteit: deze goederen mogen niet op de Europese markt worden gebracht tenzij is aangetoond dat ze ontbossingsvrij en legaal geproduceerd zijn en vergezeld gaan van een due diligence-verklaring (DDS). De verordening creëert een wettelijk bindende verplichting die veel verder reikt dan vrijwillige duurzaamheidstoezeggingen.

De gevolgen van niet-naleving zijn ernstig. Boetes kunnen oplopen tot ten minste 4% van de omzet in de EU, naast tijdelijke uitsluiting van overheidsopdrachten en inbeslagname van goederen. Dit maakt naleving van de EUDR een kwestie op directieniveau, en niet alleen een gespreksonderwerp op het gebied van duurzaamheid. Reputatieschade als gevolg van handhavingsmaatregelen kan het vertrouwen van klanten en de marktpositie verder ondermijnen. Dit artikel leidt u het opzetten van een effectief EUDR-due-diligence-systeem en het opstellen van een compliant DDS, met praktische aandacht voor Traceerbaarheid, data en TRACES-indiening.

Basisprincipes van due diligence volgens de EUDR: toepassingsgebied, termijnen en rollen

Verordening (EU) 2023/1115 vormt de meest ambitieuze poging van de Europese Unie om ontbossing en bosdegradatie in verband met de consumptie in de EU tegen te gaan. De verordening vervangt de EU-houtverordening (EUTR) en breidt deze aanzienlijk uit, waarbij de verplichte zorgvuldigheidseisen niet langer beperkt blijven tot hout, maar worden uitgebreid tot zeven belangrijke grondstoffen en de daarvan afgeleide producten. Het doel is duidelijk: ervoor zorgen dat producten die bijdragen aan de vernietiging van de bossen wereldwijd geen toegang krijgen tot de Europese markt.

De relevante goederen die onder bijlage I vallen, omvatten een breed scala aan alledaagse producten die worden aangeduid met hun codes van het geharmoniseerde systeem. Praktijkvoorbeelden zijn onder meer groene koffiebonen (HS 0901), cacaobonen en cacaomassa (HS 1801, 1803), palmolie en derivaten daarvan die in levensmiddelen en cosmetica worden gebruikt (HS 1511, 1516), natuurrubber en rubberproducten (HS 4001, 4011), sojameel voor diervoeder (HS 2304), rundleer en rundvleesproducten (HS 4101, 0201), gezaagd hout en multiplex (HS 4407, 4412), en bedrukt papier en meubels die hout bevatten (HS 4802, 9403).

De EUDR maakt onderscheid tussen twee soorten actoren in de toeleveringsketen. Een "exploitant" is elke natuurlijke of rechtspersoon die relevante producten op de EU-markt brengt of deze vanuit de EU exporteert – denk bijvoorbeeld aan een EU-importeur die groene koffiebonen uit Brazilië invoert. Een "handelaar" is iemand die relevante producten in het kader van commerciële activiteiten op de EU-markt beschikbaar stelt – zoals een distributeur die gebrande koffie binnen de EU verkoopt. Voor beiden gelden due diligence-vereisten, hoewel exploitanten de primaire verplichting hebben om ervoor te zorgen dat producten aan alle wettelijke vereisten voldoen.

Categorie	Wie	Belangrijkste grondstoffen	Deadline	Hoofdtaak
Grote ondernemingen/niet-MKB-bedrijven	EU-importeurs, exporteurs met meer dan 250 werknemers of een omzet van meer dan 50 miljoen euro	Alle goederen en producten van bijlage I	30 december 2025	Volledig due diligence-systeem, DDS indienen
MKB-handelaren	Kleinere distributeurs, groothandels	Alle goederen en producten van bijlage I	30 juni 2026	Vereenvoudigde verplichtingen; men kan zich baseren op DDS
Handelaren die geen MKB-onderneming zijn	Grotere distributeurs die aan de omzetdrempels voldoen	Alle goederen en producten van bijlage I	30 december 2025	Due diligence-vereisten, DDS verkrijgen/verifiëren

Grotere bedrijven moeten uitgebreide systemen voor zorgvuldigheidsonderzoek invoeren die betrekking hebben op het verzamelen van informatie, risicobeoordeling en risicobeperking. Kmo’s kunnen profiteren van vereenvoudigde verplichtingen, maar alle marktdeelnemers die onder de regelgeving vallende producten op de EU-markt brengen, moeten ervoor zorgen dat die producten ontbossingsvrij zijn en legaal zijn geproduceerd in overeenstemming met de relevante wetgeving van het land van productie.

Wat een EUDR-zorgvuldigheidssysteem moet omvatten

Artikel 9 van de EUDR definieert drie onderling samenhangende pijlers die de basis vormen van elk due diligence-systeem: informatieverzameling, risicobeoordeling en risicobeperking. Dit zijn geen op zichzelf staande activiteiten, maar vormen een doorlopend proces dat gedocumenteerd en verdedigbaar moet zijn. Uw systeem moet een volledig controlespoor opleveren waaruit blijkt dat elk product dat de EU-markt betreedt, aan een grondig onderzoek is onderworpen.

Een degelijk due diligence-systeem moet het volgende omvatten:

• Beleidsregels en procedures waarin wordt beschreven hoe het due diligence-onderzoek wordt uitgevoerd
• Duidelijke verantwoordelijkheden die zijn toegewezen aan specifieke functies binnen de organisatie
• Hulpmiddelen voor Data van Data over leveranciers en locatiegegevens
• Onboardingprocessen voor leveranciers, inclusief gestandaardiseerde vragenlijsten
• Methodologie voor risicobeoordeling in overeenstemming met de EUDR-criteria
• Workflows voor risicobeperking om geïdentificeerde risico’s aan te pakken
• Interne controles die zorgen voor consistentie en nauwkeurigheid
• Archiveringssystemen waarin alle documentatie ten minste vijf jaar wordt bewaard

In de artikelen 8 tot en met 11 en bijlage II van de EUDR worden deze vereisten gedetailleerd beschreven. In de verordening wordt benadrukt dat de bevoegde autoriteiten uw in zijn geheel zullen beoordelen, en niet alleen afzonderlijke verklaringen. Een bedrijf dat slechts sporadisch inspanningen levert om aan de voorschriften te voldoen, zal aan een strengere controle worden onderworpen dan een bedrijf dat aantoont over systematische, gedocumenteerde processen te beschikken.

Het systeem moet voor elke relevante zending of partij een EUDR-due-diligenceverklaring genereren voordat de goederen in het vrije verkeer kunnen worden gebracht of worden geëxporteerd. Het traject van de inkoopbeslissing tot markttoegang volgt een logische volgorde: producten die onder de regeling vallen identificeren, data verzamelen, geolocatie-informatie verifiëren, risico's toetsen aan de EUDR-criteria, risicobeperkende maatregelen nemen wanneer het risico een verwaarloosbaar niveau overschrijdt, en ten slotte de DDS indienen via het EU-informatiesysteem. Op elk beslissingspunt moeten risicovolle situaties worden opgelost door middel van risicobeperkende maatregelen of moet de handel volledig worden stopgezet.

Uitleg over de EUDR-verklaring inzake zorgvuldigheid (DDS)

Een due diligence-verklaring is een digitale, juridisch bindende verklaring waarin wordt bevestigd dat het due diligence-proces is afgerond en dat producten ontbossingsvrij zijn, in overeenstemming met de relevante wetgeving zijn geproduceerd en hooguit een verwaarloosbaar risico op niet-naleving inhouden. Dit is geen vrijwillige bekendmaking, maar een verplichte voorwaarde voor markttoegang, waarbij de exploitant of handelaar die de verklaring indient, wettelijk aansprakelijk is.

De DDS moet via het TRACES-systeem van de EU (het Europese informatiesysteem) worden ingediend voordat goederen op de EU-markt worden gebracht of worden geëxporteerd. Na een succesvolle indiening genereert TRACES een uniek referentienummer dat fungeert als het conformiteitspaspoort van het product. Dit verificatienummer moet bij douaneaangiften worden vermeld en aan afnemers verderop in de keten worden doorgegeven, waardoor Traceerbaarheid toeleveringsketen wordt gewaarborgd. De douaneautoriteiten controleren of de referentienummers geldig zijn alvorens zendingen voor het vrije verkeer vrij te geven.

De rechtsgrondslag voor de DDS-vereisten is te vinden in artikel 9 en bijlage II van Verordening (EU) 2023/1115. Onvolledige of onjuiste verklaringen kunnen ernstige gevolgen hebben: sancties, inbeslagname van goederen en mogelijk strafrechtelijke vervolging in geval van opzettelijke fraude. De Europese Commissie heeft duidelijk gemaakt dat de handhaving inhoudelijk zal zijn, en niet louter procedureel.

Bedrijven kunnen voor soortgelijke producten verwijzen naar eerdere DDS’en door het bestaande referentienummer te vermelden, maar alleen als de toeleveringsketen en het risicoprofiel daadwerkelijk vergelijkbaar zijn. Deze bepaling vereenvoudigt de naleving bij terugkerende transacties met vaste leveranciers, maar staat niet toe dat er zonder meer wordt vertrouwd op eerdere verklaringen bij wezenlijk andere inkoopregelingen.

Voorbeeld van het formaat van een DDS-referentienummer

EUDR-2025-NL-COCOA-0012345-01

Dit referentienummer staat vermeld op: douaneaangiften bij invoer, handelsfacturen aan afnemers, transport- en verzenddocumenten en interne nalevingsdocumenten.

Welke gegevens moet een DDS bevatten?

In bijlage II worden de categorieën informatie gespecificeerd die elk DDS moet bevatten. Inzicht in deze vereisten is essentieel voor het opzetten van data waarmee alle benodigde informatie bij het indienen wordt vastgelegd.

Gegevens van exploitanten/handelaren: Het DDS moet de indienende entiteit identificeren met de volledige officiële naam, het adres en, indien van toepassing, het EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification). Voor bedrijven die in het kader van de EUDR zowel als exploitant als handelaar bij verschillende transacties optreden, moet elke rol duidelijk worden onderscheiden.

Productidentificatie: Producten moeten voldoende gedetailleerd worden beschreven om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende varianten. Dit omvat HS/CN-codes uit het geharmoniseerde systeem, gangbare productnamen en, indien van toepassing, wetenschappelijke namen (met name voor houtsoorten). De beschrijving moet bijvoorbeeld onderscheid maken tussen groene koffiebonen en gebrande koffie, of tussen massief houten panelen en gelamineerde houtproducten.

Hoeveelheid: De nettomassa en, indien van toepassing, aanvullende eenheden moeten worden vermeld. De hoeveelheden moeten overeenkomen met die op de handelsfacturen en vervoersdocumenten om de consistentie in de gehele documentatieketen te waarborgen.

Land en regio van productie: In het DDS moet worden vermeld waar de betreffende grondstoffen zijn geproduceerd, inclusief subnationale regio’s indien van toepassing. Bij producten die meerdere grondstoffen van verschillende herkomst bevatten, moet elke herkomst worden gedocumenteerd.

Geolocatiegegevens: Dit vormt de kern van EUDR Traceerbaarheid. Voor alle percelen waarop de betreffende grondstoffen zijn geproduceerd, moeten geolocatiecoördinaten of polygonen worden verstrekt. Deze data overeenkomen met de daadwerkelijke grenzen van landbouwbedrijven, plantages of bosconcessies – en niet met geschatte locaties of administratieve regio’s.

Resultaat van de risicobeoordeling: De DDS moet de conclusie van de risicobeoordeling vastleggen, waarin wordt bevestigd dat het restrisico als verwaarloosbaar is beoordeeld. Ondersteunend bewijsmateriaal moet ter inzage beschikbaar zijn, maar hoeft niet in de ingediende verklaring zelf te worden vermeld.

Conformiteitsverklaring: De exploitant of handelaar moet verklaren dat hij de nodige zorgvuldigheid in acht heeft genomen, dat de producten niet bijdragen aan ontbossing en legaal zijn geproduceerd, en dat de verstrekte informatie juist en volledig is.

Vrijwillige certificeringen zoals FSC, PEFC, RSPO of Rainforest Alliance kunnen als ondersteunend bewijs worden geüpload en kunnen de risicobeoordeling versterken. Certificeringen nemen echter niet automatisch de eigen zorgvuldigheidsverplichtingen van de exploitant over; het zijn aanvullende instrumenten, geen vervangingen.

Het DDS-systeem registreert de datum en het tijdstip van aanmaak, indiening en eventuele wijzigingen, en vormt daarmee een essentieel onderdeel van het controlespoor van het bedrijf. Eventuele wijzigingen na indiening moeten worden gedocumenteerd en kunnen aanleiding geven tot nader onderzoek door de bevoegde autoriteiten.

Voorbeeld van een DDS-structuur en hoe deze in TRACES wordt weergegeven

Wanneer gebruikers inloggen op de TRACES-interface, krijgen ze een gestructureerd formulier te zien dat is ingedeeld in logische secties. Als teams deze indeling begrijpen, kunnen ze data het juiste formaat voorbereiden voordat ze deze indienen.

Deel 1 – Gegevens van de exploitant: naam van de rechtspersoon, statutaire zetel, EORI-nummer, contactgegevens en vermelding van de rol (exploitant of handelaar).

Paragraaf 2 – Gegevens over de zending: referentienummers van de zending, vervoerswijze, land van vertrek en land van bestemming, verwachte aankomstdatum en douane-aangifteplaats.

Deel 3 – Productlijst: afzonderlijke posten voor elk producttype, inclusief HS-code (bijv. 1801.00 voor cacaobonen), productbeschrijving, nettomassa (bijv. 25.000 kg) en verpakkingsgegevens.

Paragraaf 4 – Geolocatieblok: coördinaten of polygoonbestanden voor elk productieperceel. Bij een cacaozending kan dit meerdere landbouwpercelen omvatten die verspreid liggen over verschillende coöperaties in Ivoorkust.

Paragraaf 5 – Samenvatting van de risicobeoordeling: Bevestiging dat de risicobeoordeling is afgerond, algemene risicobeoordeling (verwaarloosbaar) en verwijzing naar de ondersteunende documentatie waarover de exploitant beschikt.

Paragraaf 6 – Slotverklaring: Juridische verklaring dat alle informatie juist is, dat er een grondig onderzoek is uitgevoerd en dat de producten voldoen aan de EUDR-vereisten.

Laten we eens een fictief voorbeeld bekijken: Chocolate Imports BV, gevestigd in Rotterdam, importeert 25 ton cacaobonen uit Ivoorkust. Hun DDS zou het EORI-nummer NL123456789012, HS-code 1801.00.00, nettomassa 25.000 kg, land van productie CI (Ivoorkust) en geolocatiepolygonen vermelden die 47 boerderijen bestrijken die de coöperatie bevoorraden. De risicobeoordeling verwijst naar satellietbeelden die bevestigen dat er sinds 31 december 2020 geen bosverlies is opgetreden, plus een legaliteitscontrole aan de hand van documentatie van de leverancier.

Achter de schermen slaat het systeem gedetailleerd materiaal voor risicobeoordeling op – polygoonbestanden, satellietanalyserapporten, leveranciersvragenlijsten en documentatie inzake de wettigheid – dat niet zichtbaar is in de downloadbare DDS-pdf, maar op verzoek van de bevoegde autoriteiten beschikbaar moet zijn.

Stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van EUDR-zorgvuldigheidsonderzoek

Dit hoofdstuk bevat een praktische checklist die compliance-, inkoop- en duurzaamheidsteams kunnen gebruiken, vanaf de eerste risicoscreening tot en met de definitieve indiening van het DDS. De stappen volgen de juridische logica die in de EUDR is vastgelegd: bepaal welke goederen onder de verordening vallen, breng de toeleveringsketens in kaart, verzamel data, beoordeel de risico’s, beperk deze waar nodig en leg vervolgens alles vast in een DDS.

Elke stap bouwt voort op de vorige. Als je de eerste fasen overhaast doorloopt, ontstaan er problemen die zich tijdens de indiening opstapelen, dus besteed voldoende tijd aan het leggen van een stevige basis.

1. Ga na of uw en functie onder de EUDR vallen

Begin met het vergelijken van de HS-codes uit bijlage I met uw . Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Koffie: HS 0901 (groene en gebrande koffiebonen)
• Cacao: HS 1801 (cacaobonen), 1803 (cacaomassa), 1804 (cacaoboter)
• Palmolie: GS-code 1511 (ruwe en geraffineerde palmolie), GS-code 1516 (gehydrogeneerde palmderivaten)
• Hout: GS 4407 (gezaagd hout), GS 4412 (multiplex), GS 9403 (houten meubelen)
• Rubber: GS 4001 (natuurrubber), GS 4011 (rubberen banden)
• Soja: HS 1201 (sojabonen), HS 2304 (sojameel)
• Rundvee: HS 0201 (rundvlees), HS 4101 (rundhuiden)

Bepaal voor elke transactie of uw optreedt als exploitant of als handelaar. Een importeur van groene koffiebonen die goederen in de EU binnenbrengt, is een exploitant. Een groothandelaar die gebrande koffie van die importeur koopt en aan detailhandelaren verkoopt, is een handelaar. Hetzelfde bedrijf kan voor sommige producten als exploitant optreden en voor andere als handelaar.

Praktische tip: Breng in uw of douanesystemen een koppeling aan tussen interne productcodes en EUDR-codes. Voorzie elke productcode van de bijbehorende EUDR-status en de geldende due diligence-vereisten om naleving op grote schaal te stroomlijnen.

2. Breng uw in kaart en krijg inzicht hierin

De EUDR vereist Traceerbaarheid het perceel waar de grondstoffen zijn geproduceerd – niet alleen tot uw leverancier. Voor koffie betekent dit dat moet worden vastgesteld welke boerderijen de coöperatie hebben bevoorraad die aan de exporteur heeft verkocht. Voor palmolie betekent dit dat moet worden vastgesteld welke plantages elke verwerkingsfabriek bevoorraden. Toeleveringsketens met meerdere schakels zijn de norm, niet de uitzondering.

Praktische maatregelen op het gebied van kartering zijn onder meer:

• Het versturen van gestructureerde vragenlijsten naar alle leveranciers met het verzoek om bedrijfsidentificatiegegevens, lidmaatschappen van coöperaties, locaties van verwerkingsbedrijven en productiedata
• Het opvragen van geolocatiecoördinaten of polygoonbestanden voor productiegebieden
• Het vastleggen van de goederenstroom via elke tussenpersoon
• Vaststellen waar samenvoeging of vermenging plaatsvindt (bijvoorbeeld bij gezamenlijke inzamelpunten of verwerkingsbedrijven)

Door langdurige relaties op te bouwen met producenten, coöperaties en handelaren verbetert data in de loop van de tijd. Overweeg om verplichtingen data op te nemen in contracten met leveranciers, waarbij naleving een voorwaarde wordt voor voortzetting van de zakelijke relatie.

Een typische toeleveringsketen voor koffie zou er als volgt uit kunnen zien: kleine boerenbedrijven → lokaal verzamelpunt → regionale coöperatie → exporteur → EU-importeur → koffiebrander → detailhandelaar. Elke schakel draagt verantwoordelijkheid in het kader van de EUDR, waarbij de exploitant (de EU-importeur) de primaire verantwoordelijkheid draagt voor het aantonen van naleving.

3. Verzamel en controleer de benodigde informatie

Data moet voldoen aan de vereisten van artikel 9 en bijlage II. De categorieën omvatten:

• Gedetailleerde productkenmerken en beschrijvingen
• HS-codes die overeenkomen met douaneclassificaties
• Hoeveelheden in nettomassa en aanvullende eenheden
• Batch- of partijnummers die Traceerbaarheid mogelijk maken
• Gegevens van leveranciers met informatie over de rechtspersoon
• Land en regio van productie
• Geolocatiecoördinaten of polygonen voor alle productiepercelen

Het verkrijgen van nauwkeurige data voor veel bedrijven de grootste uitdaging. Mogelijke methoden zijn onder meer:

• GPS-metingen uitgevoerd door leveranciers of derden
• Shape-bestanden uit landbouwkarteringsprogramma’s
• Via satelliet verkregen data Traceerbaarheid
• Informatie uit het kadaster, voor zover beschikbaar

data worden getoetst aan actuele kaarten van de bosbedekking of satellietbeelden om te bevestigen dat er na 31 december 2020 geen ontbossing heeft plaatsgevonden. Externe tools en dienstverleners kunnen ondersteuning bieden bij geospatiale analyses, het screenen van ontbossingsrisico’s en legaliteitscontroles, met name voor landen met een hoog risico waar de binnenlandse productiedocumentatie mogelijk beperkt is.

Data tussen inkoopcontracten, facturen, vervoersdocumenten en het DDS is van essentieel belang. Afwijkingen tussen documenten leiden tot vertragingen bij de douane en onderzoeken door de bevoegde autoriteiten.

4. Voer uw -risicobeoordeling uit

Bij een gestructureerde due diligence-risicobeoordeling wordt rekening gehouden met diverse objectieve factoren om vast te stellen of producten een verwaarloosbaar risico inhouden dat ze verband houden met ontbossing of bosdegradatie, of dat ze in strijd zijn met wettelijke voorschriften.

Belangrijke risicofactoren zijn onder meer:

• Landenrisicobeoordeling: De Europese Commissie deelt landen in in de categorieën laag, normaal of hoog risico. Voor producten uit landen met een laag risico geldt een vereenvoudigde zorgvuldigheidscontrole, terwijl producten uit landen met een hoog risico aan een grondiger onderzoek worden onderworpen.
• Ontbossingscijfers: historische en huidige cijfers over bosverlies in het productiegebied
• Governance : rechtsstaat, corruptie-indexen en handhavingscapaciteit
• Rechten van inheemse volkeren: gedocumenteerde instemming van de betrokken gemeenschappen en eerbiediging van de mensenrechten
• Sectorspecifieke risico’s: bekende problemen zoals de uitbreiding van de cacaoteelt door kleine boeren in West-Afrika of de druk van de veeteelt op het Amazonegebied
• De complexiteit van de toeleveringsketen: meer tussenpersonen leiden tot een groter risico op omzeiling
• Geschiedenis van de leverancier: eerdere overtredingen of gegronde bezwaren

Stel een eenvoudig beoordelingsmodel op waarin resultaten van geolocatie, de prestatiegeschiedenis van leveranciers en de certificeringsstatus worden meegenomen. Het model moet risico’s indelen in de categorieën laag, gemiddeld of hoog, met duidelijke drempelwaarden voor elke categorie. Het doel is om te bepalen of het restrisico verwaarloosbaar is – wat betekent dat producten kunnen worden goedgekeurd – of dat risicobeperkende maatregelen nodig zijn.

Alle risicobeoordelingen moeten worden gedocumenteerd en gekoppeld aan specifieke DDS’en en zendingen. De documentatie moet ten minste vijf jaar worden bewaard en ter inzage beschikbaar zijn.

5. Voer waar nodig maatregelen ter beperking van risico’s door

Wanneer uit een risicobeoordeling blijkt dat er sprake is van niet te verwaarlozen risiconiveaus, moeten er risicobeperkende maatregelen worden genomen om dat risico te verminderen voordat de handel kan doorgaan. Mogelijke opties zijn:

• Het opvragen van aanvullende documentatie bij leveranciers (landbouwadministratie, legaliteitscertificaten, bewijs van grondbezit)
• Het laten uitvoeren van onafhankelijke controles ter plaatse of verificatiebezoeken
• De inkoop aanpassen aan regio’s of leveranciers met een lager risico
• Problematische boerderijen, fabrieken of tussenhandelaren uit de toeleveringsketen weren
• Leverancierscontracten herzien om daarin corrigerende maatregelen met duidelijke tijdschema’s op te nemen
• Het verplicht stellen van certificering door een derde partij als voorwaarde voor voortzetting van de levering

Bij risicovolle gevallen moeten de risicobeperkende maatregelen zo doeltreffend zijn dat het risico tot een verwaarloosbaar niveau wordt teruggebracht voordat de producten op de EU-markt worden gebracht. Als het risico niet voldoende kan worden beperkt, mag de zending niet in de handel worden gebracht of worden uitgevoerd.

Technologie speelt een belangrijke rol bij de voortdurende monitoring. Data , Traceerbaarheid en teledetectiediensten kunnen de prestaties van leveranciers in de loop van de tijd volgen en terugkerende problemen signaleren. Met satellietmonitoring kan bosverlies in de gebieden van leveranciers tussen twee leveringen door worden opgespoord, waardoor proactief kan worden ingegrepen.

Praktijkvoorbeeld: Een koffiebrander die inkopen deed bij een coöperatie in een risicovol gebied, voerde een satellietanalyse uit waaruit bleek dat er op verschillende boerderijen van leden recent bosverlies had plaatsgevonden. In plaats van door te gaan met inkopen, werkte het bedrijf samen met de coöperatie om de getroffen boerderijen uit te sluiten, monitoringprotocollen in te voeren voor de overige leveranciers en extra volumes te verplaatsen naar een regio met een lager risico. Pas nadat deze maatregelen waren doorgevoerd – en geverifieerd via vervolgcontroles via satelliet – diende het bedrijf DDS’en in voor nieuwe zendingen.

6. Rond uw af, dien het in en bewaar het

Het indieningsproces via TRACES verloopt volgens een gestructureerde werkstroom:

1. Log in op het EU-informatiesysteem met de inloggegevens van uw bedrijf
2. Maak een nieuwe DDS aan en selecteer de juiste productcategorie
3. Vul alle verplichte velden in: gegevens van de exploitant, productinformatie, hoeveelheden, data
4. Upload of vermeld ondersteunende documentatie
5. Voer interne validatiecontroles uit op data en consistentie data
6. Vraag toestemming van het management indien dit volgens de interne procedures vereist is
7. Dien de verklaring in

Na een succesvolle indiening genereert TRACES een uniek EUDR-referentienummer. Dit nummer moet:

• Doorgegeven aan douane-expediteurs voor opname in de invoeraangiften
• Gedeeld met afnemers verderop in de keten die de goederen ontvangen
• Geregistreerd in interne nalevingssystemen
• Bewaard, inclusief alle bijbehorende documentatie

Alle ondersteunende documenten – geolocatiebestanden, risicoanalyses, leverancierscontracten, satellietrapporten en correspondentie – moeten ten minste vijf jaar worden bewaard. Bevoegde autoriteiten kunnen tijdens inspecties om inzage vragen, en onvolledige documentatie kan leiden tot sancties.

Voordat u op ‘Verzenden’ klikt – Checklist:

• [ ] Alle productcodes komen overeen met de douaneaangiften
• [ ] data geolocatie data 100% van de teeltpercelen
• [ ] De conclusie van de risicobeoordeling is gedocumenteerd en verdedigbaar
• [ ] De hoeveelheden komen overeen met de handelsfacturen
• [ ] Leveranciersgegevens gecontroleerd en volledig
• [ ] Goedkeuring van het management verkregen (indien vereist)
• [ ] Begeleidende documenten overzichtelijk geordend en toegankelijk

Veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze kunt vermijden

Bedrijven die de EUDR in een vroeg stadium implementeren, stuiten vaak op soortgelijke obstakels, die meestal te wijten zijn aan tekortkomingen data en onduidelijke interne verantwoordelijkheden. Deze problemen leiden tot vertragingen bij de verzending, zorgen ervoor dat bevoegde autoriteiten extra controle uitoefenen en brengen onnodige nalevingskosten met zich mee.

Onvolledige dekking van geolocatiegegevens: Veel bedrijven komen erachter dat hun leveranciers niet voor alle productiegebieden coördinaten of polygonen kunnen verstrekken. Preventie: Begin al in een vroeg stadium met het betrekken van leveranciers, bied waar nodig technische ondersteuning en overweeg leveranciers uit te sluiten die data vereiste data niet data een redelijke termijn kunnen aanleveren.

Overmatig vertrouwen op certificering: Hoewel certificeringen zoals FSC, RSPO of Rainforest Alliance waardevolle zekerheid bieden, voldoen ze niet automatisch aan de EUDR-vereisten. Gecertificeerde leveranciers moeten nog steeds data verstrekken, en certificeringsregelingen dekken mogelijk niet alle EUDR-criteria. Preventie: Beschouw certificeringen als ondersteunend bewijs, niet als vervanging voor door het bedrijf uitgevoerde due diligence.

Inconsistente HS-codes: Verschillen tussen de HS-code in het DDS en de douaneaangiften leiden onmiddellijk tot alarmsignalen. Preventie: Standaardiseer de productcodering in alle inkoop-, compliance- en logistieke systemen. Voer vóór het indienen een controle uit om de gegevens te vergelijken.

Ontbrekende documentatie van kleine boeren: Complexe toeleveringsketens waarbij duizenden kleine boeren betrokken zijn, brengen uitdagingen op het gebied van documentatie met zich mee. Veel boeren beschikken niet over formele administratie of gps-apparatuur. Preventie: Werk samen met coöperaties en lokale partners om de capaciteit data op te bouwen. Overweeg te investeren in programma’s voor het in kaart brengen van boeren.

Weinig bewijs voor een verwaarloosbaar risico: De conclusie dat een risico verwaarloosbaar is, moet met gedocumenteerd bewijs worden onderbouwd en mag niet louter worden beweerd. Preventie: Zorg voor duidelijke audittrajecten waarin data, satellietanalyses en leveranciersdocumentatie aan elke conclusie van de risicobeoordeling worden gekoppeld.

Waarschuwingssignalen die tot nader onderzoek leiden

• data geolocatie data voor alle productiepercelen
• Risicobeoordeling zonder ondersteunende documentatie
• Leverancier met een geschiedenis van gegronde bezwaren
• HS-codes die niet overeenkomen met de productbeschrijvingen
• Producten uit risicovolle landen waarvoor nauwelijks bewijs van risicobeperkende maatregelen bestaat

Samenwerking met partners, systemen en audits voor de EUDR-zorgvuldigheidsplicht

Voor een gedegen EUDR-zorgvuldigheidsonderzoek is doorgaans een functieoverschrijdende samenwerking nodig tussen de teams voor inkoop, duurzaamheid, juridische zaken, IT en logistiek. Geen enkele afdeling beschikt over alle informatie die nodig is voor een effectieve naleving. In veel gevallen blijkt externe ondersteuning voor satellietanalyse, geospatiale verificatie of de implementatie van IT-systemen van essentieel belang te zijn.

Speciale Traceerbaarheid nalevingssystemen brengen data, geolocatiegegevens, risicobeoordelingen en DDS-gegevens samen op één platform. Deze systemen zorgen voor consistentie in alle ingediende documenten, maken realtime monitoring van de nalevingsstatus mogelijk en zorgen ervoor dat het systeem altijd klaar is voor een audit. Handmatige processen met spreadsheets en e-mail worden op grote schaal onbeheersbaar en leiden tot onaanvaardbare foutenpercentages.

Interne en externe audits spelen een cruciale rol bij het toetsen of het due diligence-systeem naar behoren functioneert. Bedrijven dienen het volgende in overweging te nemen:

• Eerste beoordelingen van de lacunes, waarbij de huidige capaciteiten worden vergeleken met de EUDR-vereisten
• Jaarlijkse interne evaluaties van beleidsregels, procedures en voorbeeldtransacties
• Periodieke onafhankelijke controle door gekwalificeerde derde partijen om aan te tonen dat aan de voorschriften wordt voldaan

Inspecties door bevoegde autoriteiten omvatten doorgaans het opvragen van documenten, eventuele bezoeken ter plaatse, het nemen van monsters van zendingen en kruiscontroles aan de hand van referentienummers in het EU-informatiesysteem. Autoriteiten kunnen in samenwerking met de regeringen van de producerende landen de vestigingsplaatsen van leveranciers in het buitenland controleren. De Europese Commissie behoudt zich het recht voor om in bepaalde gevallen controles uit te voeren, waardoor naast de nationale handhaving ook toezicht op EU-niveau ontstaat.

Zorg voor een continu verbeteringsproces op basis van bevindingen uit audits, incidenten en feedback van toezichthouders. Pas procedures, trainingsmateriaal, leverancierscriteria en technische specificaties aan op basis van de geleerde lessen. Naleving van de EUDR is een doorlopend proces, geen eenmalig implementatieproject.

Veelgestelde vragen: Praktische vragen over EUDR-zorgvuldigheidsplicht en DDS

Heb ik voor elke zending een apart DDS nodig? Over het algemeen wel. Elke zending die moet worden ingeklaard, heeft een eigen DDS met een uniek referentienummer nodig. Exporteurs kunnen echter verwijzen naar eerdere DDS’en voor volgende transacties met hetzelfde product uit dezelfde toeleveringsketen, mits het risicoprofiel vergelijkbaar blijft en er geen wezenlijke wijzigingen hebben plaatsgevonden.

Hoe gedetailleerd moeten de polygonen voor geolocatie zijn? Polygonen moeten de werkelijke grenzen van productiepercelen met voldoende nauwkeurigheid weergeven, zodat deze kunnen worden getoetst aan kaarten van de bosbedekking. Voor grote plantages betekent dit de grens van de plantage. Voor kleine boerenbedrijven betekent dit de afzonderlijke percelen. Coördinaten op het niveau van administratieve regio’s zijn niet toegestaan – de regelgeving vereist specificiteit op perceelniveau.

Kan ik vertrouwen op de DDS van mijn leverancier? Handelaren mogen vertrouwen op DDS’en die door toeleveranciers zijn ingediend, maar zij moeten controleren of er een geldige DDS bestaat en het referentienummer bewaren. Handelaren die producten op de EU-markt aanbieden, moeten er echter voor zorgen dat aan de voorschriften wordt voldaan – zij kunnen er niet zomaar van uitgaan dat de due diligence door de toeleveranciers toereikend was. Middelgrote en grote ondernemingen moeten hun eigen controle uitvoeren.

Wat gebeurt er als mijn data na het indienen data ? Als er na het indienen van het DDS belangrijke wijzigingen optreden (bijvoorbeeld bijgewerkte data gecorrigeerde hoeveelheden), u een gewijzigd DDS indienen. Het systeem houdt de wijzigingsgeschiedenis bij en onverklaarbare wijzigingen kunnen aanleiding geven tot nader onderzoek. Bewaar documentatie waarin eventuele wijzigingen worden toegelicht.

Hoe verhoudt de EUDR zich tot andere regels voor ESG-rapportage? De due diligence-verplichtingen van de EUDR kunnen als basis dienen voor de duurzaamheidsrapportage van bedrijven in het kader van de CSRD en andere regelgevingskaders. De EUDR kent echter specifieke technische voorschriften en juridische gevolgen die verschillen van de algemene ESG-rapportage. Beschouw het als een afzonderlijk nalevingstraject dat onderliggende data kan delen data bredere duurzaamheidsinitiatieven.

Zijn er vereenvoudigde regels voor kleine en micro-ondernemingen? Voor kmo’s gelden verlengde termijnen (30 juni 2026) en kunnen zij profiteren van vereenvoudigde verplichtingen, met name wat betreft de vereisten voor systeemdocumentatie. Alle marktdeelnemers die onder de regelgeving vallende producten op de EU-markt brengen, moeten echter zorgen dat aan de kernvereisten wordt voldaan, ongeacht de omvang van hun onderneming. Raadpleeg de meest recente richtsnoeren van het Europees Parlement en de Europese Commissie voor de actuele bepalingen voor kmo’s.

Waar kan ik meer informatie vinden over de EUDR-vereisten? De Europese Commissie publiceert officiële richtsnoeren, veelgestelde vragen en updates op de EUDR-implementatiepagina. De nationale bevoegde autoriteiten in elke EU-lidstaat verstrekken ook landspecifieke informatie over handhavings- en indieningsprocedures.

Vroegtijdig beginnen met de voorbereiding op de EUDR-zorgvuldigheidsplicht is geen keuze, maar een must om toegang tot de Europese markt te behouden. Bedrijven die nu investeren in Traceerbaarheid , relaties met leveranciers en robuuste data , zullen de overgang soepel doorlopen. Bedrijven die dit uitstellen, riskeren dat zendingen worden tegengehouden, boetes en reputatieschade. Beschouw het DDS niet als een eenmalig in te vullen formulier, maar als het zichtbare resultaat van een doorlopend nalevingsproces dat uw beschermt en bijdraagt aan de bescherming van de bossen wereldwijd tegen verdere aantasting en de gevolgen van klimaatverandering.