EUDR-granskning: Hur man förbereder, dokumenterar och lämnar in en DDS som uppfyller kraven

Inledning: Varför EUDR:s aktsamhetsplikt är viktig just nu

EU:s avskogningsförordning (förordning (EU) 2023/1115) innebär en genomgripande förändring av hur företag får handla med råvaror som medför skogsrisker inom Europeiska unionen. Från och med den 30 december 2025 måste stora aktörer ha robusta system för tillbörlig aktsamhet på plats, och små och medelstora företag måste följa efter senast den 30 juni 2026. Detta är inte en avlägsen efterlevnadshorisont – det är en omedelbar operativ prioritering som kräver uppmärksamhet inom inköps-, juridik- och hållbarhetsfunktionerna.

Om ditt företag bedriver handel med nötkreatur, kakao, kaffe, oljepalm, gummi, soja, trä eller någon av deras derivatprodukter till, inom eller från EU står du inför en obönhörlig verklighet: dessa varor får inte släppas ut på den europeiska marknaden om de inte har verifierats som avskogningsfria, lagligt producerade och omfattas av en due diligence-förklaring (DDS). Förordningen skapar en rättsligt bindande skyldighet som sträcker sig långt bortom frivilliga hållbarhetsåtaganden.

Konsekvenserna av bristande efterlevnad är allvarliga. Böter kan uppgå till minst 4 % av omsättningen inom EU, vid sidan av tillfällig uteslutning från offentlig upphandling och beslagtagande av varor. Detta gör efterlevnaden av EUDR till en fråga på styrelsenivå, inte bara ett samtalsämne inom hållbarhetsarbetet. Reputationsskador till följd av tillsynsåtgärder kan ytterligare urholka kundernas förtroende och marknadspositionen. Denna artikel guidar dig genom uppbyggnaden av ett effektivt EUDR-system för due diligence och utarbetandet av en DDS som uppfyller kraven, med praktiskt fokus på Traceerbaarheid, data och inlämning till TRACES.

Grunderna i due diligence enligt EUDR: tillämpningsområde, tidsfrister och roller

Förordning (EU) 2023/1115 utgör Europeiska unionens mest ambitiösa satsning för att bekämpa avskogning och skogsförstörelse som har samband med konsumtionen inom EU. Förordningen ersätter och utvidgar avsevärt EU:s timmerförordning (EUTR) genom att utvidga de obligatoriska kraven på tillbörlig aktsamhet från att endast omfatta timmer till att även omfatta sju viktiga råvaror och produkter som härrör från dessa. Målet är tydligt: att säkerställa att produkter som bidrar till förstörelsen av världens skogar inte får tillträde till den europeiska marknaden.

De varor som omfattas av bilaga I spänner över ett brett spektrum av vardagsprodukter som identifieras genom sina koder i det harmoniserade systemet. Exempel från verkligheten är gröna kaffebönor (HS 0901), kakaobönor och kakaomassa (HS 1801, 1803), palmolja och palmoljederivat som används i livsmedel och kosmetika (HS 1511, 1516), naturgummi och gummiprodukter (HS 4001, 4011), sojamjöl för djurfoder (HS 2304), nötläder och nötköttsprodukter (HS 4101, 0201), sågat virke och plywood (HS 4407, 4412) samt tryckt papper och möbler som innehåller trä (HS 4802, 9403).

EUDR skiljer mellan två typer av aktörer i leveranskedjan. En ”operatör” är varje fysisk eller juridisk person som släpper ut relevanta produkter på EU-marknaden eller exporterar dem från EU – tänk till exempel på en EU-importör som importerar gröna kaffebönor från Brasilien. En ”handlare” är någon som gör relevanta produkter tillgängliga på EU-marknaden inom ramen för sin kommersiella verksamhet – till exempel en distributör som säljer rostat kaffe inom EU. Båda har krav på tillbörlig aktsamhet, även om operatörerna har den primära skyldigheten att säkerställa att produkterna uppfyller alla lagstadgade krav.

Kategori	Vem	Viktiga råvaror	Sista ansökningsdag	Huvudsaklig arbetsuppgift
Stora företag/företag som inte är små och medelstora företag	Importörer inom EU, exportörer med fler än 250 anställda eller en omsättning på mer än 50 miljoner euro	Alla varor och produkter som omfattas av bilaga I	30 december 2025	Komplett system för due diligence, skicka in DDS
Små och medelstora företag	Mindre distributörer, grossister	Alla varor och produkter som omfattas av bilaga I	30 juni 2026	Förenklade skyldigheter, kan förlita sig på operatörens DDS
Handlare som inte är små och medelstora företag	Större distributörer som uppfyller storlekskraven	Alla varor och produkter som omfattas av bilaga I	30 december 2025	Krav på due diligence, inhämta/verifiera DDS

Större företag måste införa omfattande system för tillbörlig aktsamhet som omfattar informationsinsamling, riskbedömning och riskbegränsning. Små och medelstora företag kan omfattas av förenklade skyldigheter, men alla aktörer som släpper ut berörda produkter på EU-marknaden måste säkerställa att dessa produkter är avskogningsfria och lagligt framställda i enlighet med tillverkningslandets gällande lagstiftning.

Vad ett system för tillbörlig aktsamhet enligt EUDR måste omfatta

I artikel 9 i EUDR definieras tre sammanlänkade pelare som utgör grunden för varje system för tillbörlig aktsamhet: informationsinsamling, riskbedömning och riskminimering. Dessa är inte fristående åtgärder – de utgör en kontinuerlig process som måste dokumenteras och kunna motiveras. Ert system måste skapa en fullständig verifieringskedja som visar att varje produkt som släpps ut på EU-marknaden har genomgått en ordentlig granskning.

Ett gediget system för due diligence måste omfatta följande:

• Riktlinjer och rutiner som beskriver hur due diligence genomförs
• Tydliga ansvarsområden tilldelade specifika roller inom organisationen
• Verktyg för Data av leverantörs- och geolokaliseringsinformation
• Processer för leverantörsregistrering, inklusive standardiserade frågeformulär
• Metod för riskbedömning i enlighet med EUDR-kriterierna
• Arbetsflöden för riskhantering av identifierade risker
• Interna kontroller som säkerställer enhetlighet och korrekthet
• Dokumentationssystem där all dokumentation bevaras i minst fem år

I artiklarna 8–11 och bilaga II till EUDR specificeras dessa krav i detalj. I förordningen betonas att de behöriga myndigheterna kommer att utvärdera ert system som en helhet, inte bara enskilda uppgifter. Ett företag som endast gör sporadiska insatser för att uppfylla kraven kommer att granskas noggrannare än ett företag som visar på systematiska och dokumenterade processer.

Systemet måste generera en EUDR-redogörelse för tillbörlig aktsamhet för varje berörd sändning eller sats innan varorna kan övergå till fri omsättning eller exporteras. Flödet från inköpsbeslut till marknadstillträde följer en logisk sekvens: identifiera produkter som omfattas av förordningen, samla in data, verifiera geolokaliseringsinformation, bedöma risken mot EUDR-kriterierna, genomföra riskreducerande åtgärder där risken överstiger försumbar nivå och slutligen skicka in DDS via EU:s informationssystem. Vid varje beslutspunkt måste högrisk-situationer antingen lösas genom riskreducerande åtgärder eller så måste handeln stoppas helt.

Förklaring av EUDR:s due diligence-redogörelse (DDS)

En due diligence-förklaring är en digital, rättsligt bindande försäkran som bekräftar att en due diligence-process har genomförts och att produkterna är avskogningsfria, har framställts i enlighet med gällande lagstiftning och medför högst en försumbar risk för bristande efterlevnad. Detta är inte en frivillig upplysning – det är ett obligatoriskt villkor för marknadstillträde som medför rättsligt ansvar för den aktör eller handlare som lämnar in den.

DDS-dokumentet måste lämnas in via EU:s TRACES-system (det europeiska informationssystemet) innan varorna släpps ut på EU-marknaden eller exporteras. När inlämningen har godkänts genererar TRACES ett unikt referensnummer som fungerar som produktens intyg om överensstämmelse. Detta verifieringsnummer måste bifogas tulldeklarationerna och delas med efterföljande köpare, vilket skapar Traceerbaarheid leveranskedjan. Tullmyndigheterna kontrollerar att referensnumren är giltiga innan försändelserna släpps ut för fri omsättning.

Den rättsliga grunden för kraven på digitala dokumentationssystem (DDS) återfinns i artikel 9 och bilaga II till förordning (EU) 2023/1115. Ofullständiga eller falska uppgifter kan få allvarliga konsekvenser: sanktioner, beslagtagande av varor och eventuellt straffrättsligt åtal vid avsiktligt bedrägeri. Europeiska kommissionen har klargjort att tillsynen kommer att vara materiell, inte enbart formell.

Företag kan hänvisa till tidigare DDS:er för liknande produkter genom att ange deras befintliga referensnummer, men endast om leveranskedjan och riskprofilen verkligen är jämförbara. Denna bestämmelse förenklar efterlevnaden vid återkommande transaktioner med etablerade leverantörer, men tillåter inte att man generellt förlitar sig på tidigare redogörelser när det gäller väsentligt annorlunda inköpsarrangemang.

Exempel på format för DDS-referensnummer

EUDR-2025-NL-COCOA-0012345-01

Detta referensnummer anges på: tulldeklarationer vid import, fakturor till efterföljande köpare, transport- och fraktdokument samt interna dokument för regelefterlevnad.

Vilka uppgifter ett DDS-dokument måste innehålla

I bilaga II anges vilka typer av information som varje DDS måste innehålla. Det är avgörande att förstå dessa krav för att kunna utforma data som fångar upp all nödvändig information redan vid inlämningstillfället.

Uppgifter om operatör/handlare: DDS-systemet måste identifiera den inlämnande enheten med fullständigt juridiskt namn, adress och EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification) i tillämpliga fall. För företag som omfattas av EUDR i egenskap av både operatörer och handlare i olika transaktioner måste varje roll tydligt särskiljas.

Produktidentifiering: Produkterna måste beskrivas tillräckligt detaljerat för att man ska kunna skilja mellan olika varianter. Detta innefattar HS/KN-nummer från det harmoniserade systemet, vanliga produktbeteckningar och vetenskapliga namn där så är relevant (särskilt när det gäller träslag). Beskrivningen måste till exempel skilja mellan råa kaffebönor och rostat kaffe, eller mellan massiva träskivor och laminerade träprodukter.

Mängd: Nettovikt och, i förekommande fall, kompletterande måttenheter måste anges. Mängderna bör stämma överens med uppgifterna i handelsfakturor och transportdokument för att säkerställa enhetlighet i hela dokumentationskedjan.

Produktionsland och produktionsregion: I DDS-dokumentet måste det anges var de berörda råvarorna har producerats, inklusive regionala områden i förekommande fall. För produkter som innehåller flera råvaror med olika ursprung måste varje enskild källa dokumenteras.

Geolokaliseringsinformation: Detta är den centrala delen av EUDR Traceerbaarheid. Geolokaliseringskoordinater eller polygoner måste anges för alla markområden där relevanta råvaror har producerats. Dessa data överensstämma med de faktiska gränserna för jordbruksmark, plantager eller skogskoncessioner – inte ungefärliga platser eller administrativa regioner.

Resultat av riskbedömningen: DDS måste dokumentera slutsatsen av riskbedömningen och bekräfta att den kvarstående risken har bedömts som försumbar. Underlag bör finnas tillgängligt för granskning, men behöver inte anges direkt i den inlämnade redogörelsen.

Försäkran om överensstämmelse: Operatören eller aktören måste intyga att vederbörlig aktsamhet har iakttagits, att produkterna är avskogningsfria och lagligt framställda samt att den lämnade informationen är korrekt och fullständig.

Frivilliga certifieringar som FSC, PEFC, RSPO eller Rainforest Alliance kan laddas upp som underlag och kan stärka riskbedömningen. Certifieringarna ersätter dock inte automatiskt operatörens eget ansvar för tillbörlig aktsamhet – de är kompletterande verktyg, inte ersättare.

DDS-systemet registrerar datum och tidpunkt för upprättande, inlämning och eventuella ändringar, vilket utgör en viktig del av företagets revisionsspår. Alla ändringar som görs efter inlämningen måste dokumenteras och kan leda till ytterligare granskning från behöriga myndigheter.

Exempel på DDS-struktur och hur den visas i TRACES

När operatörerna loggar in på TRACES-gränssnittet möts de av ett strukturerat formulär som är indelat i logiska avsnitt. Att förstå denna uppbyggnad hjälper teamen att förbereda data rätt format innan de försöker skicka in dem.

Avsnitt 1 – Uppgifter om aktören: Juridisk persons namn, registrerad adress, EORI-nummer, kontaktuppgifter och uppgift om roll (aktör eller näringsidkare).

Avsnitt 2 – Uppgifter om sändningen: Sändningsnummer, transportsätt, avgångs- och destinationsländer, beräknat ankomstdatum samt tullplats.

Avsnitt 3 – Produktförteckning: Enskilda poster för varje produkttyp, inklusive HS-nummer (t.ex. 1801.00 för kakaobönor), produktbeskrivning, nettovikt (t.ex. 25 000 kg) och uppgifter om förpackning.

Avsnitt 4 – Geolokaliseringsblock: Koordinater eller polygonfiler för varje odlingsfält. För en kakaoleverans kan detta omfatta flera odlingspolygoner som sträcker sig över flera kooperativ i Elfenbenskusten.

Avsnitt 5 – Sammanfattning av riskbedömningen: Bekräftelse på att riskbedömningen har slutförts, övergripande riskklassificering (försumbar) samt hänvisning till underlagsdokumentation som operatören förfogar över.

Avsnitt 6 – Slutlig försäkran: Rättslig försäkran om att alla uppgifter är korrekta, att en due diligence-undersökning har genomförts och att produkterna uppfyller kraven i EUDR.

Låt oss ta ett fiktivt exempel: Företaget Chocolate Imports BV, med säte i Rotterdam, importerar 25 ton kakaobönor från Elfenbenskusten. Deras DDS skulle visa EORI-nummer NL123456789012, HS-kod 1801.00.00, nettovikt 25 000 kg, produktionsland CI (Elfenbenskusten) och geolokaliseringspolygoner som täcker 47 gårdar som levererar till kooperativet. Riskbedömningen hänvisar till satellitbilder som bekräftar att ingen skog har gått förlorad sedan den 31 december 2020, samt till laglighetskontroll genom leverantörsdokumentation.

Bakom kulisserna lagrar systemet detaljerat material för riskbedömning – polygonfiler, satellitanalysrapporter, leverantörsenkäter och dokumentation om laglighet – som inte syns i den nedladdningsbara DDS-PDF-filen men som måste kunna uppvisas på begäran av behörig myndighet.

Steg-för-steg-guide för genomförande av EUDR-tillvägagångssätt

I detta avsnitt presenteras en praktisk checklista som teamen för regelefterlevnad, inköp och hållbarhet kan använda från den inledande riskbedömningen till den slutliga inlämningen av DDS-rapporten. Stegen följer den rättsliga logik som ligger till grund för EUDR: identifiera varor som omfattas av förordningen, kartlägga leveranskedjor, samla in data, bedöma risker, vidta riskreducerande åtgärder vid behov och därefter dokumentera allt i en DDS-rapport.

Varje steg bygger på det föregående. Om man skyndar sig igenom de inledande stegen uppstår problem som förvärras när man lämnar in arbetet, så lägg ner tid på att lägga en ordentlig grund.

1. Kontrollera om dina produkter och din roll omfattas av EUDR

Börja med att jämföra HS-numren i bilaga I med ditt produktsortiment. Vanliga exempel är:

• Kaffe: HS 0901 (råa och rostade kaffebönor)
• Kakao: HS 1801 (kakaobönor), 1803 (kakaomassa), 1804 (kakaosmör)
• Palmolja: HS 1511 (rå och raffinerad palmolja), HS 1516 (hydrerade palmoljederivat)
• Trä: HS 4407 (sågat virke), HS 4412 (plywood), HS 9403 (trämöbler)
• Gummi: HS 4001 (naturgummi), HS 4011 (gummidäck)
• Soja: HS 1201 (sojabönor), HS 2304 (sojamjöl)
• Nötkreatur: HS 0201 (nötkött), HS 4101 (nötkreaturshudar)

För varje transaktion ska du avgöra om ditt företag agerar som aktör eller handlare. En importör av råkaffebönor som för in varor till EU är en aktör. En grossist som köper rostat kaffe från den importören och säljer det vidare till detaljhandlare är en handlare. Samma företag kan vara aktör för vissa produkter och handlare för andra.

Praktiskt tips: Skapa en intern koppling mellan produkter och EUDR-koder i ert ERP- eller tullsystem. Märk varje produktkod med dess EUDR-status och tillämpliga krav på tillbörlig aktsamhet för att effektivisera efterlevnaden i stor skala.

2. Kartlägg och förstå din leveranskedja för EUDR-varor

EUDR kräver Traceerbaarheid den mark där råvarorna producerades – inte bara till din leverantör i första ledet. För kaffe innebär detta att man måste veta vilka gårdar som levererade till den kooperativ som sålde till exportören. För palmolja innebär det att man måste identifiera de plantager som levererar till varje pressanläggning. Leveranskedjor med flera led är normen, inte undantaget.

Konkreta kartläggningsåtgärder omfattar:

• Skicka ut strukturerade frågeformulär till alla leverantörer med begäran om gårdsidentifieringsnummer, medlemskap i kooperativ, kvarnars placering och produktionsuppgifter
• Begäran om geolokaliseringskoordinater eller polygonfiler för produktionsområden
• Dokumentera varuflödet genom varje mellanled
• Att fastställa var samling eller blandning sker (t.ex. vid gemensamma insamlingsställen eller bearbetningsanläggningar)

Genom att bygga upp långsiktiga relationer med producenter, kooperativ och handlare förbättras data med tiden. Överväg att införa skyldigheter data enligt EUDR i leverantörsavtalen, så att efterlevnad blir en förutsättning för fortsatt samarbete.

En typisk kartläggning av kaffets leveranskedja kan se ut så här: småbruk → lokal uppsamlingsplats → regionalt kooperativ → exportör → EU-importör → kaffebrännare → återförsäljare. Varje länk i kedjan har ett ansvar enligt EUDR, och det är aktören (EU-importören) som har det huvudsakliga ansvaret för att visa att kraven uppfylls.

3. Samla in och kontrollera nödvändig information

Data måste följa kraven i artikel 9 och bilaga II. Kategorierna omfattar:

• Detaljerade produktegenskaper och beskrivningar
• HS-nummer som motsvarar tullklassificeringar
• Mängder uttryckta i nettovikt och kompletterande enheter
• Batch- eller partinummer som möjliggör Traceerbaarheid
• Leverantörers identiteter med uppgifter om juridiska personer
• Produktionsland och produktionsregion
• Geografiska koordinater eller polygoner för alla odlingslotter

Att få fram korrekta data den största utmaningen för många företag. Metoderna omfattar:

• GPS-mätningar som utförs av leverantörer eller tredje part
• Shape-filer från program för kartläggning av jordbruksmark
• Satellitbaserade data leverantörer Traceerbaarheid
• Uppgifter från det statliga fastighetsregistret, i den mån sådana finns tillgängliga

data jämföras med aktuella kartor över skogstäcket eller satellitbilder för att bekräfta att ingen avskogning har skett efter den 31 december 2020. Verktyg och tjänsteleverantörer från tredje part kan bistå med geospatial analys, riskbedömning av avskogning och laglighetskontroller, särskilt i högriskländer där den inhemska produktionsdokumentationen kan vara begränsad.

Det är avgörande att Data i inköpsavtal, fakturor, transportdokument och DDS. Avvikelser mellan dokumenten leder till förseningar i tullhanteringen och utredningar av behöriga myndigheter.

4. Genomför din EUDR-riskbedömning

En strukturerad riskbedömning inom ramen för due diligence tar hänsyn till flera objektiva faktorer för att avgöra om produkterna medför en försumbar risk att kopplas till avskogning eller skogsförstörelse, eller att bryta mot laglighetskraven.

Bland de viktigaste riskfaktorerna finns:

• Landriskklassificering: EU-kommissionen klassificerar länder som låg-, normal- eller högriskländer. Produkter från låg riskländer omfattas av förenklad due diligence, medan produkter från högriskländer kräver noggrannare granskning.
• Avskogningshastigheter: Historiska och aktuella siffror för skogsförlust i produktionsområdet
• Governance : Rättsstatsprincipen, korruptionsindex och tillämpningskapacitet
• Urbefolkningars rättigheter: Dokumenterat samtycke från berörda samhällen och respekt för de mänskliga rättigheterna
• Branschspecifika risker: Kända problem såsom småbrukarnas expansion inom kakaoproduktionen i Västafrika eller trycket från boskapsuppfödningen på Amazonas
• Komplexiteten i leveranskedjan: Fler mellanhänder medför större risk för kringgående
• Leverantörens historik: Tidigare överträdelser eller välgrundade farhågor

Skapa en enkel bedömningsmodell som integrerar geolokaliseringsresultat, leverantörens tidigare prestationer och certifieringsstatus. Modellen ska klassificera risken som låg, medel eller hög, med tydliga tröskelvärden för varje kategori. Målet är att avgöra om den kvarvarande risken är försumbar – vilket innebär att produkterna kan godkännas – eller om riskreducerande åtgärder krävs.

Alla riskbedömningar måste dokumenteras och kopplas till specifika DDS-system och sändningar. Dokumentationen måste sparas i minst fem år och vara tillgänglig för granskning.

5. Vidta riskbegränsande åtgärder där så behövs

Om riskbedömningen visar på icke-försumbar risk måste riskreducerande åtgärder vidtas för att minska risken innan handeln kan fortsätta. Alternativen är bland annat:

• Begäran om ytterligare dokumentation från leverantörer (jordbruksregister, laglighetsintyg, bevis på markinnehav)
• Beställa oberoende fältgranskningar eller kontrollbesök
• Omställning av inköpen till regioner eller leverantörer med lägre risk
• Att utesluta problematiska jordbruk, kvarnar eller mellanhänder från leveranskedjan
• Se över leverantörsavtalen så att de innehåller åtgärdsplaner med tydliga tidsplaner
• Att kräva certifiering från tredje part som villkor för fortsatt leverans

När det gäller högriskfall måste riskbegränsningsåtgärderna vara tillräckligt omfattande för att minska risken till en försumbar nivå innan produkterna släpps ut på EU-marknaden. Om risken inte kan begränsas på ett tillfredsställande sätt får sändningen inte släppas ut på marknaden eller exporteras.

Tekniken spelar en viktig roll i den löpande övervakningen. Data , Traceerbaarheid och fjärranalystjänster kan följa leverantörernas prestationer över tid och uppmärksamma återkommande problem. Satellitövervakning kan upptäcka skogsförlust i leverantörernas områden mellan leveranserna, vilket möjliggör proaktiva insatser.

Praktiskt exempel: Ett kafferosteri som köpte in kaffe från ett kooperativ i ett högriskområde genomförde en satellitanalys som visade på nyligen inträffad skogsförlust på flera av medlemsgårdarna. Istället för att fortsätta inköpen samarbetade företaget med kooperativet för att utesluta de drabbade gårdarna, införa övervakningsrutiner för de återstående leverantörerna och omdirigera ytterligare volymer till en region med lägre risk. Först efter att dessa åtgärder hade införts – och verifierats genom uppföljande satellitkontroller – lämnade företaget in DDS-dokument för nya leveranser.

6. Slutför, skicka in och spara din DDS

Inlämningsprocessen via TRACES följer ett strukturerat arbetsflöde:

1. Logga in på EU:s informationssystem med företagets inloggningsuppgifter
2. Skapa en ny DDS och välj rätt produktkategori
3. Fyll i alla obligatoriska fält: operatörsuppgifter, produktinformation, kvantiteter, data
4. Ladda upp eller ange referenser till styrkande handlingar
5. Utför interna valideringskontroller avseende data och konsistens
6. Inhämta ledningens godkännande när detta krävs enligt interna rutiner
7. Skicka in deklarationen

När inlämningen har genomförts genererar TRACES ett unikt EUDR-referensnummer. Detta nummer måste:

• Meddelat till tullombud för införande i importdeklarationer
• Delas med mottagare längre ner i kedjan som tar emot varorna
• Registrerat i interna efterlevnadssystem
• Bevarad tillsammans med all underlagsdokumentation

Alla underlagsdokument – geolokaliseringsfiler, riskanalyser, leverantörsavtal, satellitrapporter och korrespondens – måste sparas i minst fem år. Behöriga myndigheter kan begära att få ta del av dessa vid inspektioner, och ofullständiga register kan leda till påföljder.

Innan du klickar på Skicka – Checklista:

• [ ] Alla produktkoder stämmer överens med tulldeklarationerna
• [ ] Geolokaliseringsdata data 100 % av odlingsfälten
• [ ] Slutsatsen av riskbedömningen är dokumenterad och kan motiveras
• [ ] Antalet stämmer överens med handelsfakturorna
• [ ] Leverantörsinformationen har kontrollerats och är fullständig
• [ ] Ledningens godkännande erhållet (om så krävs)
• [ ] Underlagsdokument som är ordnade och lättillgängliga

Vanliga fallgropar och hur man undviker dem

De som inför EUDR i ett tidigt skede stöter ofta på liknande hinder, som ofta beror på brister data och otydliga interna ansvarsfördelningar. Dessa problem leder till förseningar i leveranserna, utlöser skärpt granskning från behöriga myndigheter och medför onödiga kostnader för att uppfylla kraven.

Ofullständig täckning av geolokalisering: Många företag upptäcker att deras leverantörer inte kan tillhandahålla koordinater eller polygoner för alla produktionsområden. Förebyggande åtgärder: Inled samarbetet med leverantörerna i god tid, erbjud teknisk support vid behov och överväg att utesluta leverantörer som inte kan leverera nödvändiga data rimlig tid.

Överdriven tilltro till certifieringar: Även om certifieringar som FSC, RSPO eller Rainforest Alliance ger värdefull trygghet, uppfyller de inte automatiskt kraven i EUDR. Certifierade leverantörer måste fortfarande tillhandahålla data, och certifieringssystemen täcker kanske inte alla kriterier i EUDR. Förebyggande åtgärder: Betrakta certifieringar som kompletterande bevis, inte som ersättning för företagsledd due diligence.

Inkonsekventa HS-koder: Avvikelser mellan HS-koden i DDS och tulldeklarationerna väcker omedelbart misstankar. Förebyggande åtgärder: Standardisera produktkodningen i inköps-, regelefterlevnads- och logistiksystemen. Genomför avstämningskontroller innan inlämning.

Bristande dokumentation hos småbrukare: Komplexa leveranskedjor som omfattar tusentals småbrukare medför utmaningar när det gäller dokumentation. Många jordbrukare saknar formella register eller GPS-utrustning. Förebyggande åtgärder: Samarbeta med kooperativ och lokala partner för att bygga upp kapaciteten data . Överväg att investera i kartläggningsprogram för jordbrukare.

Svaga belägg för försumbar risk: Slutsatsen att risken är försumbar måste kunna underbyggas med dokumenterade belägg, inte bara påstås. Förebyggande åtgärder: Se till att det finns tydliga spår som kopplar samman data, satellitanalyser och leverantörsdokumentation med varje slutsats i riskbedömningen.

Varningssignaler som väcker misstankar

• Geolokaliseringsdata data för vissa odlingslotter
• Riskbedömning utan underlagsdokumentation
• Leverantör med en historia av bekräftade problem
• HS-nummer som inte stämmer överens med produktbeskrivningarna
• Produkter från högriskländer där det finns minimala belägg för att risken har minskats

Samarbete med partner, system och revisioner för EUDR:s due diligence

En gedigen due diligence enligt EUDR kräver vanligtvis ett tvärfunktionellt samarbete mellan teamen för upphandling, hållbarhet, juridik, IT och logistik. Ingen enskild avdelning har tillgång till all information som krävs för att säkerställa effektiv efterlevnad. I många fall är externt stöd för satellitanalys, geospatial verifiering eller implementering av IT-system avgörande.

Specialiserade system Traceerbaarheid regelefterlevnad samlar data, geolokaliseringsinformation, riskbedömningar och DDS-register på en och samma plattform. Dessa system säkerställer enhetlighet i alla inlämnade uppgifter, möjliggör övervakning av regelefterlevnaden i realtid och säkerställer att verksamheten alltid är redo för revision. Manuella processer som bygger på kalkylblad och e-post blir ohanterliga när verksamheten växer och leder till oacceptabla felfrekvenser.

Interna och externa revisioner spelar en avgörande roll för att kontrollera om systemet för tillbörlig aktsamhet fungerar som avsett. Företagen bör beakta följande:

• Inledande bedömningar av avvikelser där nuvarande kapacitet jämförs med kraven i EUDR
• Årliga interna granskningar av riktlinjer, rutiner och transaktionsexempel
• Regelbunden oberoende granskning utförd av kvalificerade externa parter för att visa att kraven uppfylls kontinuerligt

Tillsynsmyndigheternas inspektioner omfattar vanligtvis begäran om dokument, eventuella besök på plats, provtagning av sändningar samt korskontroller mot referensnummer i EU:s informationssystem. Myndigheterna kan kontrollera leverantörers verksamhetsställen utomlands i samarbete med myndigheterna i producentländerna. Europeiska kommissionen förbehåller sig rätten att i vissa fall genomföra kontroller, vilket innebär att tillsynen på EU-nivå kompletterar den nationella tillsynen.

Skapa en kontinuerlig förbättringscykel med utgångspunkt i resultat från revisioner, incidenter och synpunkter från tillsynsmyndigheter. Uppdatera rutiner, utbildningsmaterial, leverantörskriterier och tekniska specifikationer utifrån de lärdomar som dragits. Efterlevnaden av EUDR är en fortlöpande process, inte ett engångsprojekt.

Vanliga frågor: Praktiska frågor om EUDR:s aktsamhetsplikt och DDS

Behöver jag ett separat DDS för varje sändning? I allmänhet, ja. Varje sändning som kräver tullklarering måste ha ett eget DDS med ett unikt referensnummer. Operatörer kan dock hänvisa till tidigare DDS vid efterföljande transaktioner som rör samma produkt från samma leveranskedja, förutsatt att riskprofilen förblir jämförbar och att inga väsentliga förändringar har skett.

Hur detaljerade måste polygonerna för geolokalisering vara? Polygonerna måste återge de faktiska gränserna för produktionslotterna med tillräcklig precision för att möjliggöra verifiering mot kartor över skogstäcket. För stora plantager innebär detta plantagens gräns. För småbruk innebär det enskilda jordbrukslotter. Koordinater för administrativa regioner godtas inte – förordningen kräver specificitet på lotnivå.

Kan jag lita på min leverantörs DDS? Handlare får förlita sig på DDS-dokument som lämnats in av aktörer i tidigare led, men de måste kontrollera att ett giltigt DDS-dokument finns och spara referensnumret. Handlare som släpper ut produkter på EU-marknaden måste dock själva säkerställa att kraven uppfylls – de kan inte bara utgå från att den due diligence som utförts i tidigare led var tillräcklig. Medelstora och stora företag måste genomföra sin egen kontroll.

Vad händer om mina data efter inlämningen? Om väsentliga uppgifter ändras efter att DDS-rapporten har lämnats in (t.ex. uppdaterade data korrigerade kvantiteter) måste du skicka in en ändrad DDS-rapport. Systemet registrerar ändringshistoriken, och oförklarade ändringar kan leda till granskning. Se till att ha dokumentation som förklarar eventuella ändringar.

Hur samverkar EUDR med andra regler för ESG-rapportering? EUDR:s due diligence-krav kan ligga till grund för företagens hållbarhetsrapportering enligt CSRD och andra ramverk. EUDR har dock specifika tekniska krav och rättsliga konsekvenser som skiljer sig från den allmänna ESG-rapporteringen. Betrakta det som ett separat regelverk som kan dela underliggande data bredare hållbarhetsinsatser.

Finns det förenklade regler för småföretag och mikroföretag? Små och medelstora företag har förlängda tidsfrister (30 juni 2026) och kan omfattas av förenklade skyldigheter, särskilt när det gäller kraven på systemdokumentation. Alla aktörer som släpper ut berörda produkter på EU-marknaden måste dock se till att de grundläggande kraven uppfylls, oavsett företagets storlek. Se de senaste riktlinjerna från Europaparlamentet och Europeiska kommissionen för aktuella bestämmelser för små och medelstora företag.

Var kan jag hitta mer information om kraven i EUDR? Europeiska kommissionen publicerar officiella vägledningsdokument, vanliga frågor och uppdateringar på sidan om genomförandet av EUDR. De nationella behöriga myndigheterna i varje EU-medlemsstat tillhandahåller också landsspecifik information om tillsyns- och inlämningsförfaranden.

Att påbörja förberedelserna inför EUDR:s due diligence-krav i god tid är inte valfritt – det är avgörande för att behålla tillgången till den europeiska marknaden. Företag som redan nu investerar i Traceerbaarheid , leverantörsrelationer och robusta data kommer att klara övergången smidigt. De som dröjer riskerar leveransstopp, böter och skada på sitt anseende. Betrakta DDS inte som ett engångsformulär som ska fyllas i, utan som det synliga resultatet av en pågående efterlevnadsprocess som skyddar ditt företag och bidrar till att skydda världens skogar från ytterligare förstörelse och klimatförändringarnas effekter.