EUDR-due diligence: Sådan udarbejdes, dokumenteres og indsendes en DDS, der overholder kravene

Indledning: Hvorfor EUDR-due diligence er vigtig netop nu

EU’s skovrydningsforordning (forordning (EU) 2023/1115) ændrer fundamentalt, hvordan virksomheder kan handle med råvarer, der udgør en skovrisiko, med Den Europæiske Union. Fra den 30. december 2025 skal store operatører have robuste due diligence-systemer på plads, mens SMV-handlende skal følge efter senest den 30. juni 2026. Dette er ikke en fjern overholdelseshorisont – det er en umiddelbar operationel prioritet, der kræver opmærksomhed på tværs af indkøbs-, juridiske og bæredygtighedsfunktioner.

Hvis din virksomhed handler med kvæg, kakao, kaffe, palmeolie, gummi, soja, træ eller produkter fremstillet heraf til, inden for eller fra EU, står du over for en barsk realitet: Disse varer må ikke markedsføres i EU, medmindre det er dokumenteret, at de er skovrydningsfri, lovligt produceret og omfattet af en due diligence-erklæring (DDS). Forordningen indfører en juridisk bindende forpligtelse, der rækker langt ud over frivillige bæredygtighedstilsagn.

Konsekvenserne af manglende overholdelse er alvorlige. Bøder kan udgøre mindst 4 % af omsætningen i EU, og derudover kan virksomheden blive midlertidigt udelukket fra offentlige udbud og få varer konfiskeret. Dette gør overholdelse af EUDR til et spørgsmål, der skal behandles på ledelsesniveau, og ikke blot et emne i forbindelse med bæredygtighed. Omdømmeskader som følge af håndhævelsesforanstaltninger kan yderligere undergrave kundernes tillid og markedspositionen. Denne artikel guider dig gennem opbygningen af et effektivt EUDR-due diligence-system og udarbejdelsen af et DDS, der overholder kravene, med praktisk fokus på Traceerbaarheid, data og indsendelse til TRACES.

Grundlæggende om due diligence i henhold til EUDR: anvendelsesområde, frister og roller

Forordning (EU) 2023/1115 udgør Den Europæiske Unions hidtil mest ambitiøse indsats for at bekæmpe skovrydning og skovforringelse, der er forbundet med forbruget i EU. Forordningen erstatter og udvider EU's tømmerforordning (EUTR) betydeligt, idet de obligatoriske krav om rettidig omhu udvides fra at omfatte tømmer til at omfatte syv centrale råvarer og produkter fremstillet heraf. Målet er klart: at sikre, at produkter, der bidrager til ødelæggelsen af verdens skove, ikke får adgang til det europæiske marked.

De relevante varer, der er omfattet af bilag I, dækker et bredt spektrum af dagligdagsprodukter, der identificeres ved hjælp af deres HS-koder. Eksempler fra den virkelige verden omfatter grønne kaffebønner (HS 0901), kakaobønner og kakaomasse (HS 1801, 1803), palmeolie og palmeoliederivater, der anvendes i fødevarer og kosmetik (HS 1511, 1516), naturgummi og gummiprodukter (HS 4001, 4011), sojabønnemel til dyrefoder (HS 2304), kvægskind og oksekødsprodukter (HS 4101, 0201), savet træ og krydsfiner (HS 4407, 4412) samt trykt papir og møbler indeholdende træ (HS 4802, 9403).

EUDR skelner mellem to typer af aktører i forsyningskæden. En "operatør" er enhver fysisk eller juridisk person, der markedsfører relevante produkter på EU-markedet eller eksporterer dem fra EU – tænk f.eks. på en EU-importør, der importerer grønne kaffebønner fra Brasilien. En "forhandler" er en person, der gør relevante produkter tilgængelige på EU-markedet som led i en kommerciel aktivitet – f.eks. en distributør, der sælger ristet kaffe inden for EU. Begge er underlagt krav om due diligence, men det er operatørerne, der har den primære forpligtelse til at sikre, at produkterne opfylder alle lovgivningsmæssige krav.

Kategori	Hvem	Vigtige råvarer	Frist	Hovedopgave
Store virksomheder/virksomheder, der ikke er SMV'er	EU-importører, eksportører med over 250 ansatte eller en omsætning på over 50 mio. euro	Alle varer og produkter i bilag I	30. december 2025	Komplet due diligence-system, indsend DDS
SMV-handlende	Mindre distributører, grossister	Alle varer og produkter i bilag I	30. juni 2026	Forenklede forpligtelser kan baseres på operatørens DDS
Handlende, der ikke er SMV'er	Større distributører, der opfylder størrelseskravene	Alle varer og produkter i bilag I	30. december 2025	Krav til due diligence, indhentning/verificering af DDS

Større virksomheder skal indføre omfattende due diligence-systemer, der omfatter indsamling af oplysninger, risikovurdering og risikoreduktion. SMV'er kan nyde godt af forenklede forpligtelser, men alle erhvervsdrivende, der markedsfører omfattede produkter på EU-markedet, skal sikre, at disse produkter er fri for skovrydning og lovligt produceret i overensstemmelse med produktionslandets relevante lovgivning.

Hvad et EUDR-due diligence-system skal omfatte

Artikel 9 i EUDR definerer tre indbyrdes forbundne søjler, der udgør grundlaget for ethvert due diligence-system: indsamling af oplysninger, risikovurdering og risikoreduktion. Dette er ikke isolerede aktiviteter – de udgør en sammenhængende proces, der skal dokumenteres og kunne forsvares. Jeres system skal generere et fuldstændigt revisionsspor, der viser, at hvert produkt, der kommer ind på EU-markedet, har været underkastet en behørig kontrol.

Et solidt due diligence-system skal omfatte:

• Retningslinjer og procedurer, der beskriver, hvordan due diligence gennemføres
• Klare ansvarsområder, der er tildelt bestemte roller i organisationen
• Værktøjer til Data af leverandør- og geolokaliseringsoplysninger
• Processer til onboarding af leverandører, herunder standardiserede spørgeskemaer
• Metode til risikovurdering i overensstemmelse med EUDR-kriterierne
• Arbejdsgange til risikoreduktion med henblik på at håndtere identificerede risici
• Interne kontroller, der sikrer ensartethed og nøjagtighed
• Arkiveringssystemer, hvor al dokumentation opbevares i mindst 5 år

Artikel 8–11 og bilag II i EUDR præciserer disse krav i detaljer. Forordningen understreger, at de kompetente myndigheder vil vurdere jeres system som en helhed og ikke blot enkelte erklæringer. En virksomhed, der kun sporadisk gør en indsats for at overholde kravene, vil blive underkastet en strengere kontrol end en virksomhed, der kan påvise systematiske, dokumenterede processer.

Systemet skal udarbejde en EUDR-due diligence-erklæring for hver relevant forsendelse eller hvert relevant parti, før varerne kan overgå til fri omsætning eller eksporteres. Forløbet fra beslutningen om indkøb til markedsadgang følger en logisk rækkefølge: identificering af produkter, der er omfattet af forordningen, indsamling data, verifikation af geolokalisationsoplysninger, risikovurdering i forhold til EUDR-kriterierne, implementering af risikoreducerende foranstaltninger, hvor risikoen overstiger ubetydelige niveauer, og endelig indsendelse af DDS via EU's informationssystem. Ved hvert beslutningspunkt skal højrisikosituationer enten løses gennem risikoreducerende foranstaltninger, eller handelen skal standses helt.

Forklaring af EUDR-erklæringen om due diligence (DDS)

En due diligence-erklæring er en digital, juridisk bindende erklæring, der bekræfter, at der er udført due diligence, og at produkterne er skovrydningsfri, fremstillet i overensstemmelse med gældende lovgivning og højst indebærer en ubetydelig risiko for manglende overholdelse. Dette er ikke en frivillig oplysning – det er en obligatorisk forudsætning for markedsadgang, der medfører juridisk ansvar for den operatør eller forhandler, der indsender den.

DDS-dokumentet skal indsendes via EU’s TRACES-system (det europæiske informationssystem), inden varerne bringes i omsætning på EU-markedet eller eksporteres. Når indsendelsen er gennemført, genererer TRACES et unikt referencenummer, der fungerer som produktets overensstemmelsespas. Dette verifikationsnummer skal vedlægges toldangivelserne og videregives til efterfølgende købere, hvilket sikrer Traceerbaarheid forsyningskæden. Toldmyndighederne kontrollerer, om referencenumrene er gyldige, inden forsendelserne frigives til fri omsætning.

Retsgrundlaget for DDS-kravene findes i artikel 9 og bilag II til forordning (EU) 2023/1115. Ufuldstændige eller falske oplysninger kan medføre alvorlige konsekvenser: sanktioner, beslaglæggelse af varer og eventuel strafferetlig forfølgning i tilfælde af bevidst svig. Europa-Kommissionen har gjort det klart, at håndhævelsen vil være materiel og ikke blot proceduremæssig.

Virksomheder kan henvise til tidligere DDS'er for lignende produkter ved at angive det eksisterende referencenummer, men kun hvis forsyningskæden og risikoprofilen reelt er sammenlignelige. Denne bestemmelse forenkler overholdelsen af reglerne ved gentagne transaktioner med etablerede leverandører, men tillader ikke, at man generelt baserer sig på tidligere erklæringer i forbindelse med væsentligt anderledes indkøbsaftaler.

Eksempel på format for DDS-referencenummer

EUDR-2025-NL-COCOA-0012345-01

Dette referencenummer fremgår af: toldangivelser ved import, handelsfakturaer til efterfølgende købere, transport- og forsendelsesdokumenter samt interne dokumenter vedrørende overholdelse af regler.

Hvilke oplysninger skal en DDS indeholde

Bilag II angiver de oplysninger, som alle DDS-systemer skal indeholde. Det er afgørende at forstå disse krav for at kunne opbygge data , der indsamler alle nødvendige oplysninger på indsendelsestidspunktet.

Oplysninger om operatører/forhandlere: DDS skal angive den indberettende enheds fulde juridiske navn, adresse og EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification), hvor dette er relevant. For virksomheder, der er omfattet af EUDR både som operatører og forhandlere i forbindelse med forskellige transaktioner, skal der skelnes klart mellem de to roller.

Produktidentifikation: Produkterne skal beskrives tilstrækkeligt detaljeret til, at der kan skelnes mellem de forskellige varianter. Dette omfatter HS/KN-koder fra det harmoniserede system, almindelige produktbetegnelser og videnskabelige navne, hvor det er relevant (især for træsorter). Beskrivelsen skal f.eks. skelne mellem grønne kaffebønner og ristet kaffe eller mellem plader af massivt træ og laminerede træprodukter.

Mængde: Nettovægt og, hvor det er relevant, supplerende måleenheder skal angives. Mængderne skal stemme overens med angivelserne på handelsfakturaer og transportdokumenter for at sikre sammenhæng i hele dokumentationskæden.

Produktionsland og -region: DDS skal angive, hvor de pågældende råvarer er produceret, herunder eventuelle subnationale regioner. For produkter, der indeholder flere råvarer af forskellig oprindelse, skal hver enkelt kilde dokumenteres.

Geolokaliseringsoplysninger: Dette er den centrale del af Traceerbaarheid. Der skal angives geolokaliseringskoordinater eller polygoner for alle jordarealer, hvor de relevante varer er blevet produceret. Disse data svare til de faktiske grænser for landbrugsbedrifter, plantager eller skovkoncessioner – ikke til omtrentlige placeringer eller administrative regioner.

Resultat af risikovurderingen: DDS skal registrere konklusionen af risikovurderingen og bekræfte, at den resterende risiko er vurderet til at være ubetydelig. Underbyggende dokumentation skal være tilgængelig til gennemsyn, men behøver ikke fremgå direkte af den indsendte erklæring.

Overensstemmelseserklæring: Operatøren eller forhandleren skal erklære, at der er udvist den fornødne omhu, at produkterne er fremstillet uden skovrydning og i overensstemmelse med lovgivningen, og at de fremlagte oplysninger er korrekte og fuldstændige.

Frivillige certificeringer som FSC, PEFC, RSPO eller Rainforest Alliance kan uploades som dokumentation og kan styrke risikovurderingen. Certificeringer erstatter dog ikke automatisk operatørens eget ansvar for due diligence – de er supplerende værktøjer, ikke erstatninger.

DDS-systemet registrerer dato og klokkeslæt for oprettelse, indsendelse og eventuelle ændringer og udgør dermed en afgørende del af virksomhedens revisionsspor. Eventuelle ændringer efter indsendelse skal dokumenteres og kan medføre yderligere kontrol fra de kompetente myndigheder.

Eksempel på en DDS-struktur og hvordan den vises i TRACES

Når operatørerne logger ind på TRACES-grænsefladen, mødes de af et struktureret skema, der er opdelt i logiske afsnit. En forståelse af dette layout hjælper teamene med at forberede data det korrekte format, inden de forsøger at indsende dem.

Afsnit 1 – Oplysninger om operatøren: Juridisk enheds navn, registreret adresse, EORI-nummer, kontaktoplysninger og angivelse af rolle (operatør eller erhvervsdrivende).

Afsnit 2 – Forsendelsesoplysninger: Forsendelsesreferencenumre, transportform, afgangs- og bestemmelsesland, forventet ankomstdato og toldsted.

Afsnit 3 – Produktliste: Individuelle varelinjer for hver produkttype, herunder HS-kode (f.eks. 1801.00 for kakaobønner), produktbeskrivelse, nettovægt (f.eks. 25.000 kg) og oplysninger om emballage.

Afsnit 4 – Geolokaliseringsblok: Koordinater eller polygonfiler for hver produktionsmark. For en kakaoleverance kan dette omfatte flere gårdpolygoner fordelt på flere kooperativer i Elfenbenskysten.

Afsnit 5 – Resumé af risikovurderingen: Bekræftelse af, at risikovurderingen er afsluttet, den samlede risikovurdering (ubetydelig) samt henvisning til den dokumentation, som operatøren er i besiddelse af.

Afsnit 6 – Endelig erklæring: Juridisk bekræftelse af, at alle oplysninger er korrekte, at der er udvist den fornødne omhu, og at produkterne opfylder kravene i EUDR.

Lad os tage et fiktivt eksempel: Virksomheden Chocolate Imports BV, der har hjemsted i Rotterdam, importerer 25 ton kakaobønner fra Elfenbenskysten. Deres DDS vil vise EORI-nummer NL123456789012, HS-kode 1801.00.00, nettovægt 25.000 kg, produktionsland CI (Elfenbenskysten) og geolokaliseringspolygoner, der dækker 47 gårde, der leverer til kooperativet. Risikovurderingen henviser til satellitbilleder, der bekræfter, at der ikke har været skovtab siden 31. december 2020, samt lovlighedskontrol gennem leverandørdokumentation.

Bag kulisserne gemmer systemet detaljeret materiale til risikovurdering – polygonfiler, satellitanalyserapporter, leverandørspørgeskemaer og dokumentation for lovlighed – som ikke fremgår af den PDF-fil, der kan downloades, men som skal kunne fremlægges på anmodning fra de kompetente myndigheder.

Trin-for-trin-vejledning i gennemførelse af due diligence i henhold til EUDR

Dette afsnit indeholder en praktisk tjekliste, som afdelingerne for compliance, indkøb og bæredygtighed kan bruge fra den indledende risikovurdering til den endelige indsendelse af DDS. Trinene følger den juridiske logik, der ligger til grund for EUDR: identificer varer, der er omfattet af forordningen, kortlæg forsyningskæderne, indsaml data, vurder risikoen, iværksæt risikoreducerende foranstaltninger, hvor det er nødvendigt, og dokumentér derefter alt i en DDS.

Hvert trin bygger videre på det foregående. Hvis man skynder sig igennem de indledende faser, skaber det problemer, der forværres i forbindelse med indsendelsen, så brug tid på at lægge et solidt fundament.

1. Find ud af, om dine produkter og din rolle er omfattet af EUDR

Start med at sammenligne HS-koderne i bilag I med din produktportefølje. Typiske eksempler er:

• Kaffe: HS 0901 (grønne og ristede kaffebønner)
• Kakao: HS 1801 (kakaobønner), 1803 (kakaomasse), 1804 (kakaosmør)
• Palmeolie: HS 1511 (rå og raffineret palmeolie), HS 1516 (hydrogenerede palmeoliederivater)
• Træ: HS 4407 (savet træ), HS 4412 (krydsfiner), HS 9403 (træmøbler)
• Gummi: HS 4001 (naturgummi), HS 4011 (gummidæk)
• Soja: HS 1201 (sojabønner), HS 2304 (sojaskrå)
• Kvæg: HS 0201 (oksekød), HS 4101 (kvægskind)

For hver transaktion skal du afgøre, om din virksomhed optræder som producent eller forhandler. En importør af grønne kaffebønner, der indfører varer til EU, er en producent. En grossist, der køber ristet kaffe fra denne importør og sælger den videre til detailhandlere, er en forhandler. Den samme virksomhed kan være producent for nogle produkter og forhandler for andre.

Praktisk tip: Opret en intern sammenkobling mellem produkter og EUDR-koder i jeres ERP- eller toldsystemer. Mærk hver produktkode med dens EUDR-status og de gældende krav til due diligence for at strømline overholdelsen af reglerne i stor skala.

2. Kortlæg og få indsigt i din EUDR-forsyningskæde for råvarer

EUDR kræver Traceerbaarheid den jord, hvor råvarerne er produceret – ikke blot til din første leverandør. For kaffe betyder det, at man skal vide, hvilke gårde der har leveret til det kooperativ, der solgte til eksportøren. For palmeolie betyder det, at man skal identificere de plantager, der leverer til de enkelte forarbejdningsanlæg. Forsyningskæder med flere led er normen, ikke undtagelsen.

Praktiske kortlægningsaktiviteter omfatter:

• Udsendelse af strukturerede spørgeskemaer til alle leverandører med anmodning om oplysninger om bedriftsidentifikationsnumre, medlemskab af andelsforeninger, møllernes placering og produktionsoplysninger
• Anmodning om geolokaliseringskoordinater eller polygonfiler for produktionsområder
• Dokumentation af varestrømmen gennem hver enkelt mellemhandler
• At fastslå, hvor sammenlægning eller blanding finder sted (f.eks. ved fælles indsamlingssteder eller forarbejdningsanlæg)

Ved at opbygge langsigtede relationer til producenter, kooperativer og forhandlere forbedres data over tid. Overvej at indføje EUDR-krav data i leverandørkontrakterne, så overholdelse af disse krav bliver en betingelse for fortsat samarbejde.

Et typisk kort over forsyningskæden for kaffe kan se således ud: små landbrug → lokalt opsamlingssted → regionalt andelsselskab → eksportør → EU-importør → kafferisteri → detailhandler. Hvert led bærer et ansvar i henhold til EUDR, hvor operatøren (EU-importøren) har det primære ansvar for at dokumentere overholdelsen.

3. Indsaml og kontroller de nødvendige oplysninger

Data skal være i overensstemmelse med kravene i artikel 9 og bilag II. Kategorierne omfatter:

• Detaljerede produktegenskaber og beskrivelser
• HS-koder, der svarer til toldklassifikationer
• Mængder angivet i nettovægt og supplerende enheder
• Batch- eller partinumre, der muliggør Traceerbaarheid
• Leverandøridentiteter med oplysninger om juridiske enheder
• Produktionsland og -region
• Geolokaliseringskoordinater eller polygoner for alle produktionsarealer

At indhente nøjagtige data den største udfordring for mange virksomheder. Metoderne omfatter:

• GPS-opmålinger udført af leverandører eller tredjeparter
• Shape-filer fra landbrugskortlægningsprogrammer
• Satellitbaserede data udbydere Traceerbaarheid
• Oplysninger fra det offentlige matrikelregister, hvor sådanne foreligger

data sammenholdes med opdaterede kort over skovdækket eller satellitbilleder for at bekræfte, at der ikke er sket skovrydning efter den 31. december 2020. Tredjepartsværktøjer og -tjenesteudbydere kan bistå med geospatiel analyse, screening for risiko for skovrydning og lovlighedskontrol, især i højrisikolande, hvor den indenlandske produktionsdokumentation kan være begrænset.

Det er afgørende, at Data på tværs af købskontrakter, fakturaer, transportdokumenter og DDS. Uoverensstemmelser mellem dokumenterne medfører forsinkelser i toldbehandlingen og undersøgelser fra de kompetente myndigheders side.

4. Udfør din EUDR-risikovurdering

En struktureret due diligence-risikovurdering tager højde for en række objektive faktorer for at fastslå, om produkterne udgør en ubetydelig risiko for at være forbundet med skovrydning eller skovforringelse eller for at overtræde lovmæssige krav.

De vigtigste risikofaktorer omfatter:

• Landerisikovurdering: EU-Kommissionen inddeler lande i kategorierne lav, normal eller høj risiko. Varer fra lande med lav risiko underkastes en forenklet due diligence-procedure, mens varer fra lande med høj risiko kræver en skærpet kontrol.
• Skovrydningstakt: Historiske og aktuelle tal for skovtab i produktionsområdet
• Governance : Retsstatsprincippet, korruptionsindeks og håndhævelseskapacitet
• Oprindelige folks rettigheder: Dokumenteret samtykke fra de berørte samfund og respekt for menneskerettighederne
• Sektorspecifikke risici: Kendte problemstillinger såsom udvidelsen af småkakaodyrkning i Vestafrika eller presset fra kvægopdræt på Amazonas
• Kompleksiteten i forsyningskæden: Flere mellemled øger risikoen for omgåelse
• Leverandørens historik: Tidligere overtrædelser eller begrundede bekymringer

Udarbejd en enkel vurderingsmodel, der integrerer resultater fra geolokalisering, leverandørens tidligere præstationer og certificeringsstatus. Modellen skal klassificere risikoen som lav, middel eller høj med klare grænseværdier for hver kategori. Målet er at afgøre, om den resterende risiko er ubetydelig – hvilket betyder, at produkterne kan godkendes – eller om der er behov for risikoreducerende foranstaltninger.

Alle risikovurderinger skal dokumenteres og knyttes til specifikke DDS'er og forsendelser. Registreringerne skal opbevares i mindst 5 år og være tilgængelige til kontrol.

5. Indfør risikoreducerende foranstaltninger, hvor det er nødvendigt

Når en risikovurdering påviser et ikke ubetydeligt risikoniveau, skal der træffes afbødende foranstaltninger for at mindske denne risiko, før handlen kan gennemføres. Mulighederne omfatter:

• Anmodning om yderligere dokumentation fra leverandører (brugskataloger, lovlighedscertifikater, bevis for jordbesiddelse)
• Bestilling af uafhængige feltrevisioner eller kontrolbesøg
• Omlægning af indkøb til regioner eller leverandører med lavere risiko
• Udelukkelse af problematiske landbrugsbedrifter, forarbejdningsvirksomheder eller mellemhandlere fra forsyningskæden
• Revidering af leverandørkontrakter med henblik på at indføje handlingsplaner for korrigerende foranstaltninger med klare tidsfrister
• At stille krav om tredjepartscertificering som betingelse for fortsat levering

I tilfælde med høj risiko skal risikoreduktionsforanstaltningerne være tilstrækkeligt omfattende til at reducere risikoen til et ubetydeligt niveau, inden produkterne bringes i omsætning på EU-markedet. Hvis risikoen ikke kan reduceres i tilstrækkelig grad, må sendingen ikke bringes i omsætning eller eksporteres.

Teknologi spiller en vigtig rolle i den løbende overvågning. Data , Traceerbaarheid og fjernmålingstjenester kan følge leverandørernes præstationer over tid og påpege tilbagevendende problemer. Satellitovervågning kan afsløre skovtab i leverandørernes områder mellem leverancerne, hvilket gør det muligt at gribe ind på forhånd.

Praktisk eksempel: En kafferister, der indkøbte kaffe fra et kooperativ i et højrisikoområde, gennemførte en satellitanalyse, der afslørede, at der for nylig var sket skovtab på flere af medlemsbedrifterne. I stedet for at fortsætte indkøbene samarbejdede virksomheden med kooperativet om at udelukke de berørte bedrifter, indføre overvågningsprocedurer for de resterende leverandører og omdirigere yderligere mængder til et område med lavere risiko. Først efter at disse foranstaltninger var blevet iværksat – og verificeret gennem opfølgende satellitkontroller – indsendte virksomheden DDS’er for nye forsendelser.

6. Færdiggør, indsend og gem din DDS

Indsendelsesprocessen via TRACES følger et struktureret forløb:

1. Log ind på EU's informationssystem med virksomhedens loginoplysninger
2. Opret en ny DDS, og vælg den relevante produktkategori
3. Udfyld alle obligatoriske felter: operatøroplysninger, produktoplysninger, mængder, data
4. Upload eller angiv bilag
5. Udfør interne valideringskontroller af data og -konsistens
6. Indhent ledelsens godkendelse, hvor det kræves i henhold til interne procedurer
7. Indsend erklæringen

Når indsendelsen er gennemført, genererer TRACES et unikt EUDR-referencenummer. Dette nummer skal:

• Videregivet til toldklarerere med henblik på medtagelse i importangivelser
• Deles med de efterfølgende købere, der modtager varerne
• Registreret i interne compliance-systemer
• Opbevaret sammen med al bilag

Alle bilag – geolokaliseringsfiler, risikoanalyser, leverandørkontrakter, satellitrapporter og korrespondance – skal opbevares i mindst 5 år. De kompetente myndigheder kan kræve indsigt heri under inspektioner, og ufuldstændige optegnelser kan medføre sanktioner.

Før du klikker på »Send« – Tjekliste:

• [ ] Alle produktkoder stemmer overens med toldangivelserne
• [ ] Geolokaliserings data 100 % af produktionsarealerne
• [ ] Konklusionen af risikovurderingen er dokumenteret og kan begrundes
• [ ] Mængderne stemmer overens med handelsfakturaerne
• [ ] Leverandøroplysningerne er verificeret og fuldstændige
• [ ] Ledelsens godkendelse indhentet (hvis påkrævet)
• [ ] Bilag er sorteret og let tilgængelige

Almindelige faldgruber og hvordan man undgår dem

De første virksomheder, der implementerer EUDR, støder ofte på lignende hindringer, som ofte skyldes mangler i data og uklare interne ansvarsforhold. Disse problemer medfører forsinkelser i forsendelserne, udløser skærpet kontrol fra de kompetente myndigheder og medfører unødvendige omkostninger i forbindelse med overholdelse af reglerne.

Ufuldstændig dækning af geolokalisering: Mange virksomheder oplever, at deres leverandører ikke kan levere koordinater eller polygoner for alle produktionsområder. Forebyggelse: Indled samarbejdet med leverandørerne i god tid, yd teknisk assistance, hvor det er nødvendigt, og overvej at udelukke leverandører, der ikke kan levere data krævede data en rimelig frist.

Overdreven afhængighed af certificeringer: Selvom certificeringer som FSC, RSPO eller Rainforest Alliance giver en værdifuld sikkerhed, opfylder de ikke automatisk kravene i EUDR. Certificerede leverandører skal stadig fremlægge data, og certificeringsordningerne dækker muligvis ikke alle EUDR-kriterier. Forebyggelse: Betragt certificeringer som supplerende dokumentation, ikke som erstatning for virksomhedens egen due diligence.

Uoverensstemmende HS-koder: Uoverensstemmelser mellem HS-koden i DDS og toldangivelserne udløser straks en advarsel. Forebyggelse: Standardiser produktkodningen på tværs af indkøbs-, compliance- og logistiksystemerne. Udfør afstemningskontroller inden indsendelse.

Manglende dokumentation fra småbønder: Komplekse forsyningskæder, der involverer tusindvis af småbønder, medfører udfordringer med hensyn til dokumentation. Mange landmænd mangler formelle registre eller GPS-udstyr. Forebyggelse: Samarbejd med kooperativer og lokale partnere om at opbygge kapacitet data . Overvej at investere i kortlægningsprogrammer for landmænd.

Svage beviser for ubetydelig risiko: En konklusion om, at risikoen er ubetydelig, skal kunne underbygges med dokumenteret bevismateriale og ikke blot være en påstand. Forebyggelse: Sørg for, at der foreligger klare spor, der knytter data, satellitanalyser og leverandørdokumentation sammen med hver enkelt konklusion i risikovurderingen.

Advarselssignaler, der udløser nærmere undersøgelse

• data geolokaliserings data for alle produktionsarealer
• Risikovurdering uden dokumentation
• Leverandør med en historie med dokumenterede problemer
• HS-koder, der ikke stemmer overens med varebeskrivelserne
• Produkter fra højrisikolande, hvor der kun foreligger begrænsede oplysninger om risikoreduktion

Samarbejde med partnere, systemer og revisioner i forbindelse med EUDR-due diligence

En grundig EUDR-due diligence kræver typisk tværfunktionelt samarbejde mellem indkøbs-, bæredygtigheds-, juridiske, IT- og logistikafdelinger. Ingen enkelt afdeling har al den information, der er nødvendig for at sikre effektiv overholdelse af reglerne. I mange tilfælde viser ekstern bistand til satellitanalyse, geospatial verifikation eller implementering af IT-systemer sig at være afgørende.

Specialiserede Traceerbaarheid compliance-systemer samler data, geolokalisering, risikovurderinger og DDS-registreringer på én samlet platform. Disse systemer sikrer ensartethed på tværs af indsendelser, muliggør overvågning af compliance-status i realtid og sikrer, at virksomheden altid er klar til revision. Manuelle processer, der bygger på regneark og e-mail, bliver uoverskuelige i større skala og medfører uacceptabelt høje fejlprocenter.

Interne og eksterne revisioner spiller en afgørende rolle i vurderingen af, om due diligence-systemet fungerer efter hensigten. Virksomheder bør overveje:

• Indledende vurderinger af mangler, hvor de nuværende kapaciteter sammenlignes med kravene i EUDR
• Årlige interne gennemgange af politikker, procedurer og stikprøver af transaktioner
• Regelmæssig uafhængig kontrol foretaget af kvalificerede tredjeparter for at påvise, at kravene overholdes

Myndighedernes kontrol omfatter typisk anmodninger om dokumentation, eventuelle besøg på stedet, stikprøvekontrol af forsendelser samt krydskontrol af referencenumre i EU’s informationssystem. Myndighederne kan kontrollere leverandørers lokationer i udlandet i samarbejde med regeringerne i de pågældende produktionslande. Europa-Kommissionen forbeholder sig ret til at foretage kontrol i visse tilfælde, hvilket skaber et tilsyn på EU-plan sideløbende med den nationale håndhævelse.

Skab en kontinuerlig forbedringscyklus ved hjælp af resultaterne fra revisioner, hændelser og feedback fra myndighederne. Opdater procedurer, undervisningsmateriale, leverandørkriterier og tekniske specifikationer på baggrund af de indhøstede erfaringer. Overholdelse af EUDR er en løbende proces, ikke et engangsprojekt.

Ofte stillede spørgsmål: Praktiske spørgsmål om EUDR-due diligence og DDS

Skal jeg have en separat DDS for hver forsendelse? Generelt set ja. Hver forsendelse, der skal fortoldes, skal have sin egen DDS med et unikt referencenummer. Operatører kan dog henvise til tidligere DDS’er ved efterfølgende transaktioner, der omfatter det samme produkt fra den samme forsyningskæde, forudsat at risikoprofilen forbliver sammenlignelig, og der ikke er sket væsentlige ændringer.

Hvor detaljerede skal geolokaliseringspolygoner være? Polygoner skal afspejle de faktiske grænser for produktionsarealer med tilstrækkelig nøjagtighed til, at de kan verificeres i forhold til kort over skovdækket. For store plantager betyder dette plantagens grænser. For små landbrug betyder det de enkelte landbrugsarealer. Koordinater for administrative regioner er ikke acceptable – forordningen kræver specificitet på arealniveau.

Kan jeg stole på min leverandørs DDS? Forhandlere kan stole på de DDS'er, der indsendes af leverandører i de tidligere led, men de skal kontrollere, at der foreligger en gyldig DDS, og gemme referencenummeret. Forhandlere, der markedsfører produkter på EU-markedet, skal dog sikre, at kravene overholdes – de kan ikke blot gå ud fra, at den due diligence, der er udført i de tidligere led, var tilstrækkelig. Mellemstore og store virksomheder skal foretage deres egen kontrol.

Hvad sker der, hvis mine data efter indsendelsen? Hvis der sker væsentlige ændringer i oplysningerne efter indsendelsen af DDS (f.eks. opdaterede data korrigerede mængder), skal du indsende en ændret DDS. Systemet registrerer ændringshistorikken, og uforklarlige ændringer kan udløse en nærmere undersøgelse. Sørg for at opbevare dokumentation, der forklarer eventuelle ændringer.

Hvordan forholder EUDR sig til andre regler for ESG-rapportering? EUDR-due diligence kan danne grundlag for virksomheders bæredygtighedsrapportering i henhold til CSRD og andre rammer. EUDR har dog specifikke tekniske krav og retlige konsekvenser, der adskiller sig fra den generelle ESG-rapportering. Betragt det som et særskilt compliance-forløb, der kan dele underliggende data bredere bæredygtighedstiltag.

Findes der forenklede regler for små og mikrovirksomheder? SMV-virksomheder har fået forlængede frister (30. juni 2026) og kan drage fordel af forenklede forpligtelser, især hvad angår kravene til systemdokumentation. Alle virksomheder, der markedsfører produkter, der er omfattet af forordningen, på EU-markedet, skal dog sikre, at de overholder de centrale krav, uanset virksomhedens størrelse. Se de seneste retningslinjer fra Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen for de aktuelle bestemmelser for SMV'er.

Hvor kan jeg finde yderligere oplysninger om EUDR-kravene? Europa-Kommissionen offentliggør officielle vejledninger, ofte stillede spørgsmål og opdateringer på siden om gennemførelse af EUDR. De nationale kompetente myndigheder i de enkelte EU-medlemsstater giver også landespecifikke oplysninger om håndhævelse og indsendelsesprocedurer.

Det er ikke valgfrit at gå tidligt i gang med forberedelserne til EUDR-due diligence – det er afgørende for at bevare adgangen til det europæiske marked. Virksomheder, der investerer nu i Traceerbaarheid , leverandørrelationer og robuste data , vil klare overgangen uden problemer. De, der udsætter det, risikerer forsinkelser i forsendelserne, bøder og omdømmeskade. Betragt DDS ikke som en engangsformular, der skal udfyldes, men som det synlige resultat af en løbende compliance-proces, der beskytter din virksomhed og bidrager til at beskytte verdens skove mod yderligere forringelse og klimaforandringernes konsekvenser.