EUDR-tarkastus: Miten laatia, dokumentoida ja toimittaa vaatimustenmukainen DDS

Johdanto: Miksi EUDR:n huolellisuusvelvoite on nyt tärkeää

EU:n metsäkadon torjumista koskeva asetus (asetus (EU) 2023/1115) muuttaa perusteellisesti sitä, miten yritykset voivat käydä kauppaa metsäkattoriskejä sisältävillä hyödykkeillä Euroopan unionin kanssa. 30. joulukuuta 2025 alkaen suurten toimijoiden on oltava ottaneet käyttöön vankat due diligence -järjestelmät, ja pk-yritysten on seurattava perässä 30. kesäkuuta 2026 mennessä. Tämä ei ole kaukainen vaatimustenmukaisuuden tavoite – se on välitön operatiivinen prioriteetti, joka vaatii huomiota hankinta-, laki- ja kestävyysfunktioissa.

Jos yrityksesi käy kauppaa karjalla, kaakaolla, kahvilla, öljypalmulla, kumilla, soijalla, puulla tai niiden johdannaisilla EU:hun, EU:n sisällä tai EU:sta, sinun on kohdattava karu totuus: näitä tuotteita ei voida saattaa Euroopan markkinoille, ellei niiden ole todettu olevan metsäkadon vapaita, laillisesti tuotettuja ja ellei niihin liity huolellisuusvelvoitelausuntoa (DDS). Asetus luo oikeudellisesti sitovan velvoitteen, joka ulottuu paljon pidemmälle kuin vapaaehtoiset kestävyyslupaukset.

Säännösten noudattamatta jättämisen seuraukset ovat vakavia. Sakot voivat nousta vähintään 4 prosenttiin EU:n liikevaihdosta, ja niihin voi liittyä väliaikainen poissulkeminen julkisista hankinnoista sekä tavaroiden takavarikointi. Tämän vuoksi EUDR-säännösten noudattaminen on johtokunnan tasolla käsiteltävä asia, ei pelkästään kestävän kehityksen keskustelunaihe. Täytäntöönpanotoimista aiheutuva maineen vahingoittuminen voi heikentää entisestään asiakkaiden luottamusta ja markkina-asemaa. Tässä artikkelissa opastetaan tehokkaan EUDR-tarkastusjärjestelmän rakentamisessa ja vaatimustenmukaisen DDS:n laatimisessa, keskittyen käytännönläheisesti Traceerbaarheid, data ja TRACES-ilmoitusten tekemiseen.

EUDR:n due diligence -menettelyn perusteet: soveltamisala, määräajat ja roolit

Asetus (EU) 2023/1115 on Euroopan unionin kunnianhimoisin hanke EU:n kulutukseen liittyvän metsäkadon ja metsien tilan heikkenemisen torjumiseksi. Asetus korvaa EU:n puutavara-asetuksen (EUTR) ja laajentaa sen soveltamisalaa merkittävästi ulottamalla pakolliset huolellisuusvelvoitteet puutavaran lisäksi seitsemään keskeiseen hyödykkeeseen ja niistä valmistettuihin tuotteisiin. Tavoite on selkeä: varmistaa, että tuotteet, jotka edistävät maailman metsien tuhoa, eivät pääse Euroopan markkinoille.

Liitteessä I mainitut tavarat kattavat laajan valikoiman jokapäiväisiä tuotteita, jotka on määritelty niiden yhdenmukaistetun järjestelmän koodien perusteella. Esimerkkejä ovat raakakahvipavut (HS 0901), kaakaopavut ja kaakaomassa (HS 1801, 1803), elintarvikkeissa ja kosmetiikassa käytettävä palmuöljy ja sen johdannaiset (HS 1511, 1516), luonnonkumi ja kumituotteet (HS 4001, 4011), eläinrehuksi tarkoitettu soijajauho (HS 2304), naudan nahka ja naudanlihavalmisteet (HS 4101, 0201), sahatavara ja vaneri (HS 4407, 4412) sekä painettu paperi ja puuta sisältävät huonekalut (HS 4802, 9403).

EUDR-asetuksessa erotetaan toisistaan kaksi toimitusketjun toimijatyyppiä. ”Toimija” on luonnollinen tai oikeushenkilö, joka tuo kyseisiä tuotteita EU:n markkinoille tai vie niitä EU:sta – esimerkiksi EU:n tuoja, joka tuo raakakahvipapuja Brasiliasta. ”Kauppias” on henkilö, joka saattaa kyseisiä tuotteita EU:n markkinoille kaupallisen toiminnan yhteydessä – esimerkiksi jakelija, joka myy paahdettua kahvia EU:n alueella. Molemmille asetetaan huolellisuusvelvoitteita, vaikka toimijoilla on ensisijainen velvollisuus varmistaa, että tuotteet täyttävät kaikki sääntelyvaatimukset.

Luokka	Kuka	Tärkeimmät hyödykkeet	Määräaika	Päätehtävä
Suuret yritykset/muut kuin pk-yritykset	EU:n tuojat ja viejät, joilla on yli 250 työntekijää tai yli 50 miljoonan euron liikevaihto	Kaikki liitteessä I mainitut hyödykkeet ja tuotteet	30. joulukuuta 2025	Kattava due diligence -järjestelmä, lähetä DDS
Pk-yritysten kauppiaat	Pienemmät jakelijat, tukkukauppiaat	Kaikki liitteessä I mainitut hyödykkeet ja tuotteet	30. kesäkuuta 2026	Yksinkertaistetut velvoitteet, jotka voivat perustua operaattorin DDS-järjestelmään
Muut kuin pk-yritykset	Suuret jakelijat, jotka täyttävät kokorajoitukset	Kaikki liitteessä I mainitut hyödykkeet ja tuotteet	30. joulukuuta 2025	Due diligence -vaatimukset, DDS:n hankkiminen/tarkistaminen

Suurten yritysten on otettava käyttöön kattavat due diligence -järjestelmät, jotka käsittävät tiedonkeruun, riskien arvioinnin ja riskien hallinnan. Pk-yrityksille voidaan myöntää yksinkertaistettuja velvoitteita, mutta kaikkien toimijoiden, jotka saattavat sääntelyn piiriin kuuluvia tuotteita EU:n markkinoille, on varmistettava, että tuotteet eivät aiheuta metsäkatoa ja että ne on tuotettu laillisesti tuotantomaan asiaankuuluvan lainsäädännön mukaisesti.

Mitä EUDR:n due diligence -järjestelmän on katettava

EUDR-asetuksen 9 artiklassa määritellään kolme toisiinsa liittyvää pilaria, jotka muodostavat jokaisen huolellisuusvelvoitejärjestelmän perustan: tietojen kerääminen, riskien arviointi ja riskien hallinta. Nämä eivät ole erillisiä toimia, vaan ne muodostavat jatkuvan prosessin, joka on dokumentoitava ja jonka on oltava perusteltavissa. Järjestelmänne on tuotettava kattava kirjausketju, joka osoittaa, että jokainen EU:n markkinoille tuleva tuote on käynyt läpi asianmukaisen tarkastuksen.

Kattava due diligence -järjestelmän on sisällettävä:

• Käytännöt ja menettelytavat, joissa kuvataan, miten due diligence -tarkastus toteutetaan
• Organisaation eri rooleille määritellyt selkeät vastuut
• Data toimittajien ja sijaintitietojen keräämiseen
• Toimittajien perehdyttämisprosessit, mukaan lukien vakiomuotoiset kyselylomakkeet
• EUDR-kriteerien mukainen riskien pisteytysmenetelmä
• Riskienhallintaprosessit tunnistettujen riskien hallitsemiseksi
• Sisäiset valvontamenettelyt, joilla varmistetaan yhdenmukaisuus ja tarkkuus
• Kirjanpitojärjestelmät, joissa kaikkea asiakirja-aineistoa säilytetään vähintään viiden vuoden ajan

EUDR-asetuksen 8–11 artiklassa ja liitteessä II täsmennetään nämä vaatimukset yksityiskohtaisesti. Asetuksessa korostetaan, että toimivaltaiset viranomaiset arvioivat järjestelmääsi kokonaisuutena, eivätkä pelkästään yksittäisiä ilmoituksia. Yritys, jonka vaatimustenmukaisuustoimet ovat satunnaisia, joutuu tiukempaan valvontaan kuin yritys, joka osoittaa noudattavansa järjestelmällisiä ja dokumentoituja prosesseja.

Järjestelmän on laadittava EUDR-huolellisuusvelvoitelausunto jokaisesta kyseessä olevasta lähetyksestä tai erästä ennen kuin tavarat voidaan saattaa vapaaseen liikkeeseen tai viedä maasta. Hankintapäätöksestä markkinoille pääsyyn johtava prosessi noudattaa loogista järjestystä: tunnistetaan soveltamisalaan kuuluvat tuotteet, kerätään data, tarkistetaan maantieteelliset sijaintitiedot, arvioidaan riski EUDR-kriteerien perusteella, toteutetaan riskienhallintatoimenpiteitä, jos riski ylittää merkityksettömän tason, ja lopuksi toimitetaan DDS EU:n tietojärjestelmän kautta. Jokaisessa päätöksentekovaiheessa korkean riskin tilanteet on joko ratkaistava riskienhallintatoimenpiteillä tai kauppa on keskeytettävä kokonaan.

Selvitys EUDR:n huolellisuusvelvoitelausunnosta (DDS)

Due diligence -vakuutus on digitaalinen, oikeudellisesti sitova ilmoitus, jolla vahvistetaan, että due diligence -prosessi on suoritettu loppuun ja että tuotteet ovat metsäkadon vapaita, tuotettu asiaankuuluvan lainsäädännön mukaisesti ja että niihin liittyy korkeintaan merkityksetön riski säännösten noudattamatta jättämisestä. Kyseessä ei ole vapaaehtoinen ilmoitus, vaan pakollinen edellytys markkinoille pääsylle, josta ilmoituksen jättävälle toimijalle tai kauppiaalle aiheutuu oikeudellinen vastuu.

DDS-ilmoitus on toimitettava EU:n TRACES-järjestelmän (Euroopan tietojärjestelmä) kautta ennen tavaroiden saattamista EU:n markkinoille tai niiden vientiä. Kun ilmoitus on toimitettu onnistuneesti, TRACES luo yksilöllisen viitenumeron, joka toimii tuotteen vaatimustenmukaisuuspassina. Tämän vahvistusnumeron on oltava mukana tulli-ilmoituksissa ja se on toimitettava eteenpäin ostajille, mikä varmistaa Traceerbaarheid toimitusketjussa. Tulliviranomaiset tarkistavat viitenumeroiden voimassaolon ennen kuin lähetykset vapautetaan vapaaseen liikkeeseen.

DDS-vaatimusten oikeusperusta löytyy asetuksen (EU) 2023/1115 9 artiklasta ja liitteestä II. Puutteelliset tai väärät tiedot voivat johtaa vakaviin seuraamuksiin: sanktioihin, tavaroiden takavarikointiin ja mahdolliseen rikosoikeudelliseen syytteeseen tahallisissa petostapauksissa. Euroopan komissio on tehnyt selväksi, että valvonta on sisällöllistä, ei pelkästään menettelyllistä.

Yritykset voivat viitata aiempiin DDS-asiakirjoihin vastaavien tuotteiden osalta mainitsemalla niiden olemassa olevan viitenumeron, mutta vain silloin, kun toimitusketju ja riskiprofiili ovat aidosti vertailukelpoisia. Tämä säännös helpottaa säännösten noudattamista toistuvissa liiketoimissa vakiintuneiden toimittajien kanssa, mutta se ei salli yleispätevää luottamista aiempiin selvityksiin, kun hankintajärjestelyt eroavat olennaisesti toisistaan.

Esimerkki DDS-viitenumeron muodosta

EUDR-2025-NL-COCOA-0012345-01

Tämä viitenumero mainitaan seuraavissa asiakirjoissa: tuontitullilomakkeissa, jälleenmyyjille osoitetuissa kauppalaskuissa, kuljetus- ja lähetysasiakirjoissa sekä sisäisissä vaatimustenmukaisuusasiakirjoissa.

Mitä tietoja DDS-tiedoston on sisällettävä

Liitteessä II määritellään tietoryhmät, jotka jokaisen DDS:n on sisällettävä. Näiden vaatimusten ymmärtäminen on olennaisen tärkeää, jotta voidaan luoda data , joilla kerätään kaikki tarvittavat tiedot jo lähetyshetkellä.

Toimijan/kauppiaan tiedot: DDS:n on ilmoitettava ilmoituksen tekevän tahon täydellinen virallinen nimi, osoite ja tarvittaessa taloudellisten toimijoiden rekisteröinti- ja tunnistenumero (EORI). Niiden yritysten osalta, jotka kuuluvat EUDR:n piiriin sekä toimijoina että kauppiaina eri liiketoimissa, kukin rooli on erotettava selvästi toisistaan.

Tuotetunnisteet: Tuotteet on kuvattava riittävän tarkasti, jotta eri tuotevaihtoehdot voidaan erottaa toisistaan. Tähän sisältyvät yhdenmukaistetun järjestelmän HS/CN-koodit, yleiset tuotenimet sekä tarvittaessa tieteelliset nimet (erityisesti puulajien osalta). Kuvauksessa on erotettava toisistaan esimerkiksi raakakahvipavut ja paahdettu kahvi tai massiivipuulevyt ja laminoidut puutuotteet.

Määrä: Nettopaino ja tarvittaessa lisäyksiköt on ilmoitettava. Määrien on vastattava kauppalaskuissa ja kuljetusasiakirjoissa ilmoitettuja määriä, jotta asiakirjaketjun yhdenmukaisuus voidaan varmistaa.

Tuotantomaa ja -alue: DDS-asiakirjassa on mainittava, missä kyseiset raaka-aineet on tuotettu, tarvittaessa myös alueelliset yksiköt. Jos tuotteessa on useita eri alkuperämaista peräisin olevia raaka-aineita, jokainen alkuperä on dokumentoitava.

Paikkatiedot: Tämä on EUDR Traceerbaarheid-järjestelmän keskeinen osa. Kaikista maa-alueista, joilla kyseisiä tuotteita on tuotettu, on ilmoitettava paikkatiedot koordinaattien tai monikulmioiden muodossa. Näiden data vastattava todellisia maatilojen, viljelmien tai metsäalueiden rajoja – ei arvioituja sijainteja tai hallinnollisia alueita.

Riskinarvioinnin tulos: DDS:n on kirjattava riskinarvioinnin johtopäätös, jossa vahvistetaan, että jäännösriski on arvioitu merkityksettömäksi. Todistusaineiston on oltava saatavilla tarkastusta varten, mutta sitä ei tarvitse mainita toimitettavan lausunnon tekstissä.

Vaatimustenmukaisuusvakuutus: Toiminnan harjoittajan tai elinkeinonharjoittajan on vakuutettava, että asianmukaista huolellisuutta on noudatettu, että tuotteet ovat metsäkadon vapaita ja laillisesti tuotettuja sekä että annetut tiedot ovat paikkansapitäviä ja täydellisiä.

Vapaaehtoiset sertifikaatit, kuten FSC, PEFC, RSPO tai Rainforest Alliance, voidaan ladata todistusaineistoksi, ja ne voivat vahvistaa riskinarviointia. Sertifikaatit eivät kuitenkaan automaattisesti korvaa toimijan omia huolellisuusvelvoitteita – ne ovat täydentäviä välineitä, eivät korvikkeita.

DDS-järjestelmä tallentaa luomisen, toimittamisen ja mahdollisten muutosten päivämäärän ja kellonajan, mikä on keskeinen osa yrityksen kirjausketjua. Kaikki toimittamisen jälkeiset muutokset on dokumentoitava, ja ne voivat johtaa toimivaltaisten viranomaisten suorittamaan lisätarkastukseen.

Esimerkki DDS-rakenteesta ja sen esitystavasta TRACES-ohjelmassa

Kun käyttäjät kirjautuvat TRACES-käyttöliittymään, he näkevät jäsennellyn lomakkeen, joka on jaoteltu loogisiin osioihin. Tämän rakenteen ymmärtäminen auttaa tiimejä valmistelemaan data oikeassa data ennen niiden lähettämistä.

1. osa – Toimijan tiedot: Oikeushenkilön nimi, rekisteröity osoite, EORI-numero, yhteystiedot ja ilmoitus roolista (toimija tai kauppias).

2. kohta – Lähetystiedot: Lähetystunnukset, kuljetustapa, lähtö- ja määrämaat, arvioitu saapumispäivä sekä tullin tulopaikka.

Kohta 3 – Tuoteluettelo: Kunkin tuotetyypin yksittäiset rivitiedot, mukaan lukien HS-koodi (esim. 1801.00 kaakaopavuille), tuotekuvaus, nettomassa (esim. 25 000 kg) ja pakkaustiedot.

Kohta 4 – Paikkatietotiedot: Kunkin viljelylohkon koordinaatit tai monikulmiotiedostot. Kaakaolähetyksen osalta tähän voi sisältyä useita tilojen monikulmioita, jotka sijaitsevat useissa eri osuuskunnissa Norsunluurannikolla.

5 § – Riskinarvioinnin yhteenveto: Vahvistus riskinarvioinnin loppuun saattamisesta, yleinen riskiluokitus (merkityksetön) sekä viittaus toimijan hallussa oleviin asiakirjoihin.

6 § – Lopullinen vakuutus: Oikeudellinen vakuutus siitä, että kaikki tiedot ovat paikkansapitäviä, että asianmukainen huolellisuus on noudatettu ja että tuotteet täyttävät EUDR-vaatimukset.

Otetaan esimerkkinä kuvitteellinen tapaus: Rotterdamiin sijoittautunut Chocolate Imports BV tuo Norsunluurannikolta 25 tonnia kaakaopapuja. Yrityksen DDS-tiedoissa näkyy EORI-numero NL123456789012, HS-koodi 1801.00.00, nettomassa 25 000 kg, tuotantomaa CI (Norsunluurannikko) sekä maantieteelliset alueet, jotka kattavat 47 osuuskunnalle toimittavaa maatilaa. Riskinarvioinnissa viitataan satelliittikuviin, jotka vahvistavat, ettei metsää ole menetetty 31.12.2020 jälkeen, sekä laillisuuden tarkastukseen toimittajan asiakirjojen perusteella.

Järjestelmä tallentaa taustalla yksityiskohtaista riskinarviointiaineistoa – polygonitiedostoja, satelliittianalyysiraportteja, toimittajakyselyitä ja laillisuusasiakirjoja –, jota ei näy ladattavassa DDS-PDF-tiedostossa, mutta jonka on oltava saatavilla toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä.

Vaiheittainen opas EUDR-tarkastusvelvollisuuden täyttämiseen

Tässä osiossa esitetään käytännönläheinen tarkistuslista, jota sääntöjen noudattamisesta, hankinnoista ja kestävästä kehityksestä vastaavat tiimit voivat käyttää ensimmäisestä riskien seulonnasta lopullisen DDS-ilmoituksen jättämiseen saakka. Vaiheet noudattavat EUDR-asetuksessa määriteltyä oikeudellista logiikkaa: soveltamisalaan kuuluvien tavaroiden tunnistaminen, toimitusketjujen kartoittaminen, data kerääminen, riskien arviointi, riskien hallinta tarvittaessa ja lopuksi kaiken dokumentointi DDS-ilmoituksessa.

Jokainen vaihe perustuu edelliseen. Alkuvaiheiden kiirehtiminen aiheuttaa ongelmia, jotka kasaantuvat työn jättämisen yhteydessä, joten kannattaa käyttää aikaa perustusten kunnolliseen rakentamiseen.

1. Selvitä, kuuluvatko tuotteesi ja tehtäväsi EUDR:n soveltamisalaan

Aloita vertaamalla liitteen I HS-koodeja tuotevalikoimaasi. Tyypillisiä esimerkkejä ovat:

• Kahvi: HS 0901 (raakakahvi ja paahdettu kahvi)
• Kaakao: HS 1801 (kaakaopavut), 1803 (kaakaomassa), 1804 (kaakaovoi)
• Palmunöljy: HS 1511 (raaka- ja jalostettu palmuöljy), HS 1516 (hydratut palmuöljyjohdannaiset)
• Puu: HS 4407 (sahatavara), HS 4412 (vaneri), HS 9403 (puuhuonekalut)
• Kumi: HS 4001 (luonnonkumi), HS 4011 (kumirenkaat)
• Soija: HS 1201 (soijapavut), HS 2304 (soijajauho)
• Naudat: HS 0201 (naudanliha), HS 4101 (naudan nahat)

Määritä jokaisen liiketoimen osalta, toimiiko yrityksesi toimijana vai kauppiaana. Raakakahvipapuja EU:hun tuova maahantuoja on toimija. Tukku, joka ostaa paahdettua kahvia kyseiseltä maahantuojalta ja myy sitä jälleenmyyjille, on kauppias. Sama yritys voi toimia toimijana joidenkin tuotteiden osalta ja kauppiaana toisten tuotteiden osalta.

Käytännön vinkki: Luo ERP- tai tullijärjestelmiisi sisäinen tuotekoodien ja EUDR-luokitusten välinen vastaavuustaulukko. Merkitse jokainen tuotekoodi sen EUDR-statuksella ja sovellettavilla due diligence -vaatimuksilla, jotta sääntöjen noudattaminen sujuu tehokkaasti laajassa mittakaavassa.

2. Kartoita ja ymmärrä EUDR-tuotteiden toimitusketjusi

EUDR-asetuksessa vaaditaan Traceerbaarheid maapalst Traceerbaarheid , jolla raaka-aineet on tuotettu – ei pelkästään ensimmäisen tason toimittajaan asti. Kahvin osalta tämä tarkoittaa sitä, että on tiedettävä, mitkä tilat toimittivat tuotteita osuuskunnalle, joka myi ne viejälle. Palmuöljyn osalta se tarkoittaa kunkin jalostamon raaka-aineen toimittajina toimivien istutusten tunnistamista. Monitasoiset toimitusketjut ovat sääntö, eivät poikkeus.

Käytännön kartoitustoimiin kuuluvat:

• Lähetetään kaikille toimittajille jäsenneltyjä kyselylomakkeita, joissa pyydetään maatilan tunnistetietoja, osuuskuntien jäsenyyksiä, myllyjen sijainteja ja tuotantotietoja
• Tuotantoalueiden maantieteellisten koordinaattien tai monikulmiotiedostojen pyytäminen
• Tavaroiden kulun dokumentointi kunkin välittäjän kohdalla
• Sen selvittäminen, missä aineiden kerääminen tai sekoittaminen tapahtuu (esim. yhteistyöperusteisissa keräyspisteissä tai käsittelylaitoksissa)

Pitkäaikaisten suhteiden luominen tuottajiin, osuuskuntiin ja kauppiaisiin parantaa data ajan myötä. Harkitse EUDR:n data sisällyttämistä toimittajasopimuksiin ja aseta vaatimusten noudattaminen liiketoiminnan jatkumisen ehdoksi.

Tyypillinen kahvin toimitusketjun kaavio voisi näyttää seuraavalta: pienviljelijöiden tilat → paikallinen keräyspiste → alueellinen osuuskunta → viejä → EU:n maahantuoja → paahtimo → vähittäiskauppias. Jokaisella ketjun osapuolella on vastuu EUDR-asetuksen nojalla, ja toimijalla (EU:n maahantuojalla) on ensisijainen vastuu vaatimustenmukaisuuden osoittamisesta.

3. Kerää ja tarkista tarvittavat tiedot

Data on oltava 9 artiklan ja liitteen II vaatimusten mukaista. Luokat ovat seuraavat:

• Tuotteiden yksityiskohtaiset tiedot ja kuvaukset
• Tulliluokitusten mukaiset HS-koodit
• Määrät nettomassana ja lisäyksiköinä
• Erä- tai tuotetunnukset, jotka mahdollistavat Traceerbaarheid
• Toimittajien tiedot ja oikeushenkilön tiedot
• Tuotantomaa ja -alue
• Kaikkien viljelylohkojen maantieteelliset koordinaatit tai monikulmiot

Tarkkojen data hankkiminen data monille yrityksille suurin haaste. Menetelmiä ovat muun muassa:

• Toimittajien tai kolmansien osapuolten suorittamat GPS-mittaukset
• Maatilakartoitusohjelmista peräisin olevat Shape-tiedostot
• Traceerbaarheid data satelliittitietojen perusteella tuotetut data
• Valtion kiinteistörekisteritiedot, mikäli saatavilla

data tarkistettava ajantasaisista metsäpeitekartoista tai satelliittikuvista sen varmistamiseksi, ettei metsäkatoa ole tapahtunut 31. joulukuuta 2020 jälkeen. Ulkopuolisten toimijoiden työkalut ja palveluntarjoajat voivat auttaa paikkatietoanalyysissä, metsäkadon riskien seulonnassa ja laillisuustarkastuksissa, erityisesti korkean riskin maissa, joissa kotimaisen tuotannon dokumentointi voi olla puutteellista.

Data ostosopimusten, laskujen, kuljetusasiakirjojen ja DDS-järjestelmän välillä on olennaisen tärkeää. Asiakirjojen väliset ristiriitaisuudet aiheuttavat tulliviivästyksiä ja viranomaisten tutkimuksia.

4. Suorita EUDR-riskinarviointi

Järjestelmällisessä due diligence -riskinarvioinnissa otetaan huomioon useita objektiivisia tekijöitä sen selvittämiseksi, onko tuotteisiin liitetty merkityksetön riski metsäkadon tai metsien tilan heikkenemisen suhteen tai laillisuusvaatimusten rikkomisen suhteen.

Tärkeimpiä riskitekijöitä ovat:

• Maakohtainen riskiluokitus: EU:n komissio luokittelee maat matalan, normaalin tai korkean riskin maiksi. Matalan riskin maista peräisin olevat tuotteet käyvät läpi yksinkertaistetun due diligence -menettelyn, kun taas korkean riskin maista peräisin olevat tuotteet edellyttävät tehostettua tarkastusta.
• Metsäkadon laajuus: Metsäkadon historiallinen ja nykyinen laajuus tuotantoalueella
• Governance : Oikeusvaltio, korruptioindeksit ja lainvalvontakapasiteetti
• Alkuperäiskansojen oikeudet: Asianomaisten yhteisöjen kirjallinen suostumus ja ihmisoikeuksien kunnioittaminen
• Alakohtaiset riskit: Tunnetut ongelmat, kuten pienviljelijöiden kaakaoviljelyn laajentuminen Länsi-Afrikassa tai karjankasvatuksen aiheuttama paine Amazonin alueella
• Toimitusketjun monimutkaisuus: Välittäjien määrän kasvu lisää kiertämisriskejä
• Toimittajan historia: Aiemmat rikkomukset tai perustellut huolenaiheet

Laadi yksinkertainen pisteytysmalli, jossa yhdistyvät sijaintitiedot, toimittajan aiempi suorituskyky ja sertifiointitilanne. Mallin tulisi luokitella riski matalaksi, keskisuureksi tai suureksi, ja jokaiselle luokalle tulisi olla selkeät raja-arvot. Tavoitteena on selvittää, onko jäännösriski merkityksetön – jolloin tuotteiden käsittelyä voidaan jatkaa – vai vaaditaanko riskien hallintatoimenpiteitä.

Kaikki riskinarvioinnit on dokumentoitava ja liitettävä tiettyihin DDS-järjestelmiin ja lähetyksiin. Kirjanpitoa on säilytettävä vähintään viiden vuoden ajan, ja sen on oltava saatavilla tarkastusta varten.

5. Toteuta riskienhallintatoimenpiteitä tarpeen mukaan

Jos riskinarvioinnissa havaitaan merkittävät riskit, riskiä on vähennettävä riskienhallintatoimenpiteillä ennen kuin kauppa voidaan toteuttaa. Vaihtoehtoja ovat:

• Lisäasiakirjojen pyytäminen toimittajilta (viljelykirjanpito, laillisuustodistukset, maanomistusoikeuden todisteet)
• Riippumattomien kenttätarkastusten tai tarkastuskäyntien teettäminen
• Hankintojen suuntaaminen riskitasoltaan alhaisempiin alueisiin tai toimittajiin
• Ongelmallisten maatilojen, myllyjen tai välittäjien poissulkeminen toimitusketjusta
• Toimittajasopimusten tarkistaminen siten, että niihin sisällytetään korjaavia toimia koskevat suunnitelmat, joissa on selkeät aikataulut
• Kolmannen osapuolen myöntämän sertifikaatin vaatiminen toimituksen jatkumisen ehdoksi

Korkean riskin tapauksissa riskienhallinnan on oltava riittävän tehokasta, jotta riski voidaan vähentää merkityksettömäksi ennen tuotteiden saapumista EU:n markkinoille. Jos riskiä ei voida hallita riittävällä tavalla, lähetystä ei tule saattaa markkinoille eikä viedä.

Teknologia on tärkeässä roolissa jatkuvassa seurannassa. Data , Traceerbaarheid ja kaukokartoituspalvelut mahdollistavat toimittajien suorituskyvyn seurannan pitkällä aikavälillä ja toistuvien ongelmien havaitsemisen. Satelliittiseurannan avulla voidaan havaita metsien häviäminen toimittajien alueilla toimitusten välillä, mikä mahdollistaa ennakoivan puuttumisen asiaan.

Käytännön esimerkki: Kahvipaahtimo, joka hankki kahvia riskialttiilla alueella toimivalta osuuskunnalta, teki satelliittianalyysin, joka paljasti, että useiden jäsenviljelmien alueella oli äskettäin tapahtunut metsäkatoa. Sen sijaan, että yritys olisi jatkanut ostoja, se ryhtyi yhteistyöhön osuuskunnan kanssa sulkemaan vaikutuksen kohteeksi joutuneet viljelmät pois toimitusketjusta, ottamaan käyttöön seurantamenettelyjä jäljelle jääneille toimittajille ja siirtämään lisävolyymit riskitasoltaan alhaisemmalle alueelle. Vasta kun nämä toimenpiteet oli toteutettu – ja niiden toteutuminen varmistettu seurantasatelliittitarkastuksilla – yritys toimitti DDS-ilmoitukset uusille lähetyksille.

6. Viimeistele, lähetä ja säilytä DDS-asiakirjasi

TRACES-järjestelmän kautta tapahtuva hakemusprosessi noudattaa jäsenneltyä työnkulkua:

1. Kirjaudu EU:n tietojärjestelmään yrityksen tunnuksilla
2. Luo uusi DDS ja valitse sopiva tuoteryhmä
3. Täytä kaikki pakolliset kentät: operaattorin tiedot, tuotetiedot, määrät, data
4. Lataa tai viittaa liiteasiakirjoihin
5. Suorita sisäiset tarkistukset data ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi
6. Hanki johdon hyväksyntä, jos sisäiset menettelytavat sitä edellyttävät
7. Lähetä ilmoitus

Kun ilmoitus on lähetetty onnistuneesti, TRACES-järjestelmä luo yksilöllisen EUDR-viitenumeron. Tämän numeron on oltava:

• Ilmoitettu tullihuolitsijoille sisällytettäväksi tuontiselvityksiin
• Jaettu tavarat vastaanottaville jatkokäyttäjille
• Tallennettu sisäisiin vaatimustenmukaisuusjärjestelmiin
• Säilytetty kaikkine liiteasiakirjoineen

Kaikki liiteasiakirjat – sijaintitiedot, riskianalyysit, toimittajasopimukset, satelliittiraportit ja kirjeenvaihto – on säilytettävä vähintään viiden vuoden ajan. Toimivaltaiset viranomaiset voivat pyytää pääsyä asiakirjoihin tarkastusten yhteydessä, ja puutteellisista asiakirjoista voi seurata seuraamuksia.

Ennen kuin painat Lähetä-painiketta – tarkistuslista:

• [ ] Kaikki tuotekoodit vastaavat tulli-ilmoituksia
• [ ] Paikkatietotiedot data 100 % viljelylohkoista
• [ ] Riskinarvioinnin johtopäätös on dokumentoitu ja perusteltu
• [ ] Määrät täsmäävät kauppalaskujen kanssa
• [ ] Toimittajan tiedot on tarkistettu ja ne ovat täydelliset
• [ ] Johdon hyväksyntä saatu (tarvittaessa)
• [ ] Liiteasiakirjat on järjestetty ja saatavilla

Yleisiä sudenkuoppia ja niiden välttäminen

EUDR-asetuksen varhaisessa vaiheessa käyttöönoton toteuttaneet tahot kohtaavat usein samankaltaisia esteitä, jotka johtuvat useimmiten data puutteista ja epäselvistä sisäisistä vastuualueista. Nämä ongelmat aiheuttavat lähetysten viivästyksiä, johtavat toimivaltaisten viranomaisten tiukempaan valvontaan ja aiheuttavat tarpeettomia sääntöjen noudattamisesta aiheutuvia kustannuksia.

Puutteellinen maantieteellisen sijainnin kattavuus: Monet yritykset huomaavat, että toimittajat eivät pysty toimittamaan koordinaatteja tai aluepiirteitä kaikista tuotantoalueista. Ennaltaehkäisy: Aloita toimittajien kanssa tehtävä yhteistyö varhaisessa vaiheessa, tarjoa teknistä apua tarvittaessa ja harkitse niiden toimittajien poissulkemista, jotka eivät pysty toimittamaan vaadittuja data .

Liian suuri luottamus sertifiointeihin: Vaikka sertifioinnit, kuten FSC, RSPO tai Rainforest Alliance, tarjoavat arvokasta varmuutta, ne eivät automaattisesti täytä EUDR-vaatimuksia. Sertifioiduilta toimittajilta vaaditaan edelleen data, eivätkä sertifiointijärjestelmät välttämättä kata kaikkia EUDR-kriteerejä. Ennaltaehkäisy: Käsittele sertifiointeja tukevana näyttönä, ei yrityksen toteuttaman due diligence -prosessin korvikkeena.

Epäjohdonmukaiset HS-koodit: DDS-järjestelmän ja tulli-ilmoitusten HS-koodien väliset ristiriidat herättävät välittömästi epäilyksiä. Ennaltaehkäisy: Yhdenmukaistakaa tuotekoodit hankinta-, vaatimustenmukaisuus- ja logistiikkajärjestelmissä. Suorittakaa täsmäytystarkastukset ennen tietojen lähettämistä.

Pienviljelijöiden puuttuvat asiakirjat: Monimutkaiset toimitusketjut, joihin osallistuu tuhansia pienviljelijöitä, aiheuttavat haasteita asiakirjojen hallinnassa. Monilla viljelijöillä ei ole virallisia kirjanpitoasiakirjoja tai GPS-laitteita. Ennaltaehkäisy: Tee yhteistyötä osuuskuntien ja paikallisten kumppaneiden kanssa data kehittämiseksi. Harkitse investoimista viljelijöiden kartoitusohjelmiin.

Heikot todisteet merkityksettömästä riskistä: Johtopäätös riskin merkityksettömyydestä on perusteltava dokumentoiduilla todisteilla, eikä sitä saa esittää pelkästään väitteenä. Ennaltaehkäisy: On ylläpidettävä selkeitä kirjausketjuja, jotka yhdistävät data, satelliittianalyysit ja toimittajien asiakirjat kuhunkin riskinarvioinnin johtopäätökseen.

Varoitusmerkit, jotka herättävät epäilyksiä

• Tuotantotonttien data
• Riskinarviointi ilman sitä tukevaa dokumentaatiota
• Toimittaja, jonka osalta on aiemmin ilmennyt perusteltuja huolenaiheita
• HS-koodit, jotka eivät vastaa tuotekuvauksia
• Tuotteet riskialttiista maista, joiden osalta riskienhallintatoimenpiteistä on vain vähän näyttöä

Yhteistyö kumppaneiden kanssa, järjestelmät ja tarkastukset EUDR-huolellisuusvelvoitteen täyttämiseksi

Kattava EUDR-tarkastusvelvollisuus edellyttää yleensä monialaista yhteistyötä hankinta-, kestävyys-, lakiasiain-, IT- ja logistiikkatiimien välillä. Yksikään yksittäinen osasto ei hallitse kaikkia tehokkaaseen sääntöjen noudattamiseen tarvittavia tietoja. Usein ulkoinen tuki satelliittianalyysiin, paikkatietojen tarkistamiseen tai IT-järjestelmien käyttöönottoon osoittautuu välttämättömäksi.

Erityiset Traceerbaarheid vaatimustenmukaisuusjärjestelmät keskittävät data, sijaintitiedot, riskinarvioinnit ja DDS-tiedot yhdelle alustalle. Nämä järjestelmät varmistavat yhdenmukaisuuden kaikissa ilmoituksissa, mahdollistavat vaatimustenmukaisuuden tilan reaaliaikaisen seurannan ja pitävät järjestelmän valmiina tilintarkastusta varten. Taulukoita ja sähköpostia hyödyntävät manuaaliset prosessit muuttuvat hallitsemattomiksi laajamittaisessa käytössä ja aiheuttavat liian suuria virheprosentteja.

Sisäiset ja ulkoiset tarkastukset ovat keskeisessä asemassa sen varmistamisessa, toimiiko due diligence -järjestelmä suunnitellusti. Yritysten tulisi ottaa huomioon seuraavat seikat:

• Alustavat puutteiden arvioinnit, joissa verrataan nykyisiä valmiuksia EUDR-vaatimuksiin
• Toimintaperiaatteiden, menettelytapojen ja otostapahtumien vuosittainen sisäinen tarkastus
• Pätevien ulkopuolisten tahojen suorittama säännöllinen riippumaton tarkastus, jolla osoitetaan vaatimusten jatkuva noudattaminen

Toimivaltaisten viranomaisten tarkastuksiin kuuluu tyypillisesti asiakirjojen pyytäminen, mahdolliset paikan päällä tehtävät tarkastukset, lähetysten näytteenotto sekä vertailut EU:n tietojärjestelmän viitenumeroihin. Viranomaiset voivat tarkistaa ulkomailla sijaitsevien toimittajien toimipaikat yhteistyössä tuotantomaiden hallitusten kanssa. Euroopan komissio pidättää itsellään oikeuden suorittaa tarkastuksia tietyissä tapauksissa, mikä luo kansallisten täytäntöönpanotoimien rinnalle EU:n tason valvonnan.

Luo jatkuvan parantamisen kierto hyödyntämällä auditoinneista, poikkeustilanteista ja viranomaisten palautteesta saatuja havaintoja. Päivitä menettelytapoja, koulutusmateriaaleja, toimittajavaatimuksia ja teknisiä eritelmiä saatujen kokemusten perusteella. EUDR-vaatimusten noudattaminen on jatkuva prosessi, ei kertaluonteinen käyttöönottoprojekti.

UKK: Käytännön kysymyksiä EUDR:n huolellisuusvelvollisuudesta ja DDS:stä

Tarvitsenko jokaiselle lähetykselle oman DDS-ilmoituksen? Yleensä kyllä. Jokaiselle tulliselvitystä vaativalle lähetykselle tarvitaan oma DDS-ilmoitus, jolla on yksilöllinen viitenumero. Toimijat voivat kuitenkin viitata aiempiin DDS-ilmoituksiin, kun kyseessä ovat myöhemmät tapahtumat, jotka koskevat samaa tuotetta samasta toimitusketjusta, edellyttäen että riskiprofiili pysyy samankaltaisena eikä olennaisia muutoksia ole tapahtunut.

Kuinka tarkkoja maantieteellisten sijaintien monikulmioiden on oltava? Monikulmioiden on kuvattava todellisia viljelylohkojen rajoja riittävän tarkasti, jotta ne voidaan tarkistaa metsäpeitekarttojen avulla. Suurten istutusten osalta tämä tarkoittaa istutuksen rajaa. Pienviljelijöiden tilojen osalta se tarkoittaa yksittäisiä viljelylohkoja. Hallinnollisten alueiden koordinaatteja ei hyväksytä – asetuksessa vaaditaan lohkokohtaista tarkkuutta.

Voinko luottaa toimittajani DDS-asiakirjaan? Kauppiaat voivat luottaa alkupään toimijoiden toimittamiin DDS-asiakirjoihin, mutta heidän on varmistettava, että voimassa oleva DDS-asiakirja on olemassa, ja säilytettävä sen viitenumero. EU:n markkinoille tuotteita saattavien kauppiaiden on kuitenkin varmistettava säännösten noudattaminen – he eivät voi pelkästään olettaa, että alkupään huolellisuusvelvoite on täytetty. Keskisuurten ja suurten yritysten on suoritettava oma tarkastuksensa.

Mitä tapahtuu, jos data lähettämisen jälkeen? Jos olennaiset tiedot muuttuvat DDS-lomakkeen lähettämisen jälkeen (esim. päivitetyt data korjatut määrät), sinun on lähetettävä korjattu DDS-lomake. Järjestelmä tallentaa muutosten historian, ja selittämättömät muutokset voivat johtaa tarkasteluun. Säilytä asiakirjat, joissa selitetään mahdolliset muutokset.

Miten EUDR-asetus liittyy muihin ESG-raportointisääntöihin? EUDR-asetuksen mukainen due diligence -prosessi voi toimia pohjana yritysten kestävän kehityksen raportoinnille CSRD-direktiivin ja muiden viitekehysten mukaisesti. EUDR-asetuksella on kuitenkin omat tekniset vaatimuksensa ja oikeudelliset seurauksensa, jotka eroavat yleisestä ESG-tietojen julkistamisesta. Sitä tulisi käsitellä erillisenä sääntöjen noudattamisen prosessina, jonka data voidaan hyödyntää laajemmissa kestävän kehityksen data .

Onko pienille ja mikroyrityksille olemassa yksinkertaistettuja sääntöjä? Pk-yrityksille on myönnetty pidennetty määräaika (30. kesäkuuta 2026), ja ne voivat hyötyä yksinkertaistetuista velvoitteista, erityisesti järjestelmän dokumentointivaatimusten osalta. Kaikkien toimijoiden, jotka saattavat sääntelyn piiriin kuuluvia tuotteita EU:n markkinoille, on kuitenkin varmistettava keskeisten vaatimusten noudattaminen yrityksen koosta riippumatta. Tutustu Euroopan parlamentin ja Euroopan komission uusimpiin ohjeisiin saadaksesi ajantasaiset tiedot pk-yrityksiä koskevista säännöksistä.

Mistä löydän lisätietoja EUDR-vaatimuksista? Euroopan komissio julkaisee virallisia ohjeita, usein kysyttyjä kysymyksiä ja ajankohtaista tietoa EUDR:n täytäntöönpanosivulla. Kunkin EU:n jäsenvaltion toimivaltaiset viranomaiset tarjoavat myös maakohtaista tietoa täytäntöönpanosta ja ilmoitusmenettelyistä.

EUDR-huolellisuusvelvoitteen valmistelun varhainen aloittaminen ei ole valinnainen asia – se on välttämätöntä, jotta pääsy Euroopan markkinoille säilyy. Yritykset, jotka panostavat jo nyt Traceerbaarheid , toimittajasuhteisiin ja vankkoihin data , selviävät siirtymävaiheesta sujuvasti. Viivyttelijöitä uhkaavat mahdolliset toimitusten keskeytykset, sakot ja maineen vahingoittuminen. Älä pidä DDS-lomaketta kertaluonteisena täytettävänä lomakkeena, vaan jatkuvan vaatimustenmukaisuusprosessin näkyvänä tuloksena, joka suojaa yritystäsi ja auttaa suojelemaan maailman metsiä edelleen heikkenemiseltä ja ilmastonmuutoksen vaikutuksilta.