Diligencia debida del EUDR: cómo preparar, documentar y presentar un DDS conforme

Introducción: Por qué es importante ahora la diligencia debida del EUDR

El Reglamento de la UE sobre la deforestación (Reglamento (UE) 2023/1115) cambia radicalmente la forma en que las empresas pueden comerciar con productos básicos que entrañan un riesgo de deforestación en la Unión Europea. A partir del 30 de diciembre de 2025, los grandes operadores deberán contar con sistemas sólidos de diligencia debida, y los comerciantes de las pymes deberán hacerlo antes del 30 de junio de 2026. No se trata de un plazo de cumplimiento lejano, sino de una prioridad operativa inmediata que exige atención por parte de los departamentos de compras, jurídico y de sostenibilidad.

Si su empresa comercializa ganado, cacao, café, aceite de palma, caucho, soja, madera o cualquiera de sus productos derivados hacia, dentro o fuera de la UE, se enfrenta a una cruda realidad: estos productos no pueden comercializarse en el mercado europeo a menos que se verifique que no contribuyen a la deforestación, que se han producido legalmente y que están amparados por una declaración de diligencia debida (DDS). El reglamento establece una obligación jurídicamente vinculante que va mucho más allá de los compromisos voluntarios en materia de sostenibilidad.

Las consecuencias del incumplimiento son graves. Las sanciones pueden ascender al menos al 4 % de la facturación en la UE, además de la exclusión temporal de la contratación pública y la confiscación de los productos. Esto convierte el cumplimiento del EUDR en una cuestión de la que debe ocuparse la dirección, y no solo en un tema de debate sobre sostenibilidad. El daño a la reputación derivado de las medidas coercitivas podría erosionar aún más la confianza de los clientes y la posición en el mercado. Este artículo le guía en la creación de un sistema eficaz de diligencia debida conforme al EUDR y en la preparación de un DDS conforme, con un enfoque práctico en Traceerbaarheid, data y la presentación en TRACES.

Conceptos básicos sobre la diligencia debida del EUDR: alcance, plazos y funciones

El Reglamento (UE) 2023/1115 representa la iniciativa más ambiciosa de la Unión Europea para combatir la deforestación y la degradación forestal vinculadas al consumo de la UE. Este reglamento sustituye y amplía considerablemente el Reglamento de la UE sobre la madera (EUTR), extendiendo los requisitos obligatorios de diligencia debida más allá de la madera para abarcar siete productos básicos clave y sus derivados. El objetivo es claro: garantizar que los productos que contribuyen a la destrucción de los bosques del mundo no puedan acceder al mercado europeo.

Los productos básicos pertinentes incluidos en el anexo I abarcan una amplia gama de productos de uso cotidiano identificados por sus códigos del Sistema Armonizado. Entre los ejemplos reales se incluyen los granos de café verde (SA 0901), los granos de cacao y el licor de cacao (SA 1801, 1803), el aceite de palma y los derivados del aceite de palma utilizados en alimentos y cosméticos (SA 1511, 1516), el caucho natural y los productos de caucho (SA 4001, 4011), harina de soja para alimentación animal (SA 2304), cuero de vacuno y productos de carne de vacuno (SA 4101, 0201), madera aserrada y contrachapado (SA 4407, 4412), y papel impreso y muebles que contienen madera (SA 4802, 9403).

El Reglamento sobre la UE distingue entre dos tipos de agentes de la cadena de suministro. Un «operador» es cualquier persona física o jurídica que comercializa productos pertinentes en el mercado de la UE o los exporta desde la UE; pensemos, por ejemplo, en un importador de la UE que trae granos de café verde de Brasil. Un «comerciante» es alguien que pone a disposición productos pertinentes en el mercado de la UE en el marco de una actividad comercial, como un distribuidor que vende café tostado dentro de la UE. Ambos están sujetos a requisitos de diligencia debida, aunque los operadores tienen la obligación principal de garantizar que los productos cumplan todos los requisitos reglamentarios.

Categoría	¿Quién?	Productos básicos clave	Fecha límite	Función principal
Grandes empresas/empresas que no son pymes	Importadores de la UE, exportadores con más de 250 empleados o una facturación superior a 50 millones de euros	Todos los productos básicos y productos del anexo I	30 de diciembre de 2025	Sistema completo de diligencia debida, enviar el DDS
Pequeñas y medianas empresas	Distribuidores más pequeños, mayoristas	Todos los productos básicos y productos del anexo I	30 de junio de 2026	Las obligaciones simplificadas pueden basarse en el sistema DDS del operador
Operadores que no pertenecen al sector de las pymes	Distribuidores de mayor tamaño que cumplen los umbrales de tamaño	Todos los productos básicos y productos del anexo I	30 de diciembre de 2025	Requisitos de diligencia debida, obtener/verificar el DDS

Las grandes empresas deben implantar sistemas exhaustivos de diligencia debida que abarquen la recopilación de información, la evaluación de riesgos y la mitigación de riesgos. Las pymes pueden beneficiarse de obligaciones simplificadas, pero todos los operadores que comercialicen en el mercado de la UE productos incluidos en el ámbito de aplicación deben garantizar que dichos productos no contribuyen a la deforestación y que se han producido legalmente, de conformidad con la legislación pertinente del país de producción.

Qué debe abarcar un sistema de diligencia debida del EUDR

El artículo 9 del Reglamento sobre la seguridad de los productos de consumo de la UE (EUDR) define tres pilares interrelacionados que constituyen la base de todo sistema de diligencia debida: la recopilación de información, la evaluación de riesgos y la mitigación de riesgos. No se trata de actividades aisladas, sino que forman un proceso continuo que debe estar documentado y ser defendible. Su sistema debe generar un registro de auditoría completo que demuestre que cada producto que entra en el mercado de la UE ha sido sometido a un examen adecuado.

Un sistema sólido de diligencia debida debe incluir:

• Políticas y procedimientos que documentan cómo se lleva a cabo la diligencia debida
• Responsabilidades claramente asignadas a puestos específicos dentro de la organización
• HerramientasData para recabar información sobre proveedores y geolocalización
• Procesos de incorporación de proveedores, incluidos cuestionarios estandarizados
• Metodología de puntuación de riesgos ajustada a los criterios de la EUDR
• Flujos de trabajo de mitigación para hacer frente a los riesgos identificados
• Controles internos que garantizan la coherencia y la precisión
• Sistemas de archivo que conservan toda la documentación durante al menos 5 años

Los artículos 8 a 11 y el anexo II del EUDR especifican estos requisitos con detalle. El reglamento hace hincapié en que las autoridades competentes evaluarán su sistema en su conjunto, y no solo las declaraciones individuales. Una empresa cuyos esfuerzos de cumplimiento sean esporádicos se enfrentará a un escrutinio mayor que aquella que demuestre contar con procesos sistemáticos y documentados.

El sistema debe generar una declaración de diligencia debida del EUDR para cada envío o lote pertinente antes de que las mercancías puedan entrar en libre circulación o ser exportadas. El proceso desde la decisión de abastecimiento hasta el acceso al mercado sigue una secuencia lógica: identificar los productos incluidos en el ámbito de aplicación, recopilar data de los proveedores, verificar la información de geolocalización, evaluar el riesgo según los criterios del EUDR, aplicar medidas de mitigación cuando el riesgo supere niveles insignificantes y, por último, presentar la declaración de diligencia debida (DDS) a través del Sistema de Información de la UE. En cada punto de decisión, las situaciones de alto riesgo deben resolverse mediante medidas de mitigación o bien debe suspenderse por completo el comercio.

Explicación de la declaración de diligencia debida (DDS) del Reglamento de la UE sobre los derechos de los datos (EUDR)

Una declaración de diligencia debida es una declaración digital y jurídicamente vinculante que confirma que se ha llevado a cabo la diligencia debida y que los productos no contribuyen a la deforestación, se han producido de conformidad con la legislación pertinente y presentan, como mucho, un riesgo insignificante de incumplimiento. No se trata de una divulgación voluntaria, sino de un requisito previo obligatorio para el acceso al mercado que conlleva responsabilidad legal para el operador o comerciante que la presenta.

El DDS debe presentarse a través del sistema TRACES de la UE (el Sistema de Información Europeo) antes de introducir las mercancías en el mercado de la UE o exportarlas. Una vez presentado correctamente, TRACES genera un número de referencia único que se convierte en el pasaporte de conformidad del producto. Este número de verificación debe acompañar a las declaraciones de aduana y comunicarse a los compradores posteriores, lo que garantiza Traceerbaarheid la cadena de suministro. Las autoridades aduaneras comprobarán la validez de los números de referencia antes de despachar los envíos a libre práctica.

El fundamento jurídico de los requisitos del DDS se encuentra en el artículo 9 y en el anexo II del Reglamento (UE) 2023/1115. Las declaraciones incompletas o falsas pueden acarrear graves consecuencias: sanciones, incautación de mercancías y posibles acciones penales en caso de fraude deliberado. La Comisión Europea ha dejado claro que la aplicación de la normativa será sustantiva, y no meramente procedimental.

Las empresas pueden hacer referencia a DDS anteriores correspondientes a productos similares indicando su número de referencia, pero solo cuando la cadena de suministro y el perfil de riesgo sean realmente comparables. Esta disposición agiliza el cumplimiento normativo en el caso de transacciones recurrentes con proveedores consolidados, pero no permite basarse de manera generalizada en declaraciones históricas cuando los acuerdos de abastecimiento sean sustancialmente diferentes.

Ejemplo de formato del número de referencia DDS

EUDR-2025-NL-COCOA-0012345-01

Este número de referencia figura en: declaraciones de importación aduaneras, facturas comerciales destinadas a los compradores posteriores, documentos de transporte y envío, y registros internos de cumplimiento.

Qué información debe contener un DDS

El anexo II especifica las categorías de información que debe incluir cada DDS. Comprender estos requisitos es fundamental para diseñar procesos data que recojan toda la información necesaria en el momento de la presentación.

Datos del operador/comerciante: El DDS debe identificar a la entidad remitente indicando su denominación social completa, dirección y número de registro e identificación de operadores económicos (EORI), cuando proceda. En el caso de las empresas sujetas al Reglamento EUDR tanto en calidad de operadores como de comerciantes en diferentes transacciones, debe distinguirse claramente cada función.

Identificación del producto: Los productos deben describirse con suficiente detalle para poder distinguir entre sus distintas variantes. Esto incluye los códigos SA/NC del Sistema Armonizado, las denominaciones comunes de los productos y los nombres científicos, cuando proceda (especialmente en el caso de las especies de madera). La descripción debe diferenciar, por ejemplo, entre los granos de café en verde y el café tostado, o entre los paneles de madera maciza y los productos de madera laminada.

Cantidad: Se debe indicar la masa neta y, cuando proceda, las unidades complementarias. Las cantidades deben coincidir con las que figuran en las facturas comerciales y los documentos de transporte para garantizar la coherencia en toda la cadena documental.

País y región de producción: El DDS debe indicar dónde se produjeron los productos en cuestión, incluyendo las regiones subnacionales cuando proceda. En el caso de los productos que contengan varios productos de diferentes orígenes, se debe documentar cada uno de ellos.

Información de geolocalización: Este es el componente central del sistema EUDR Traceerbaarheid. Se deben facilitar las coordenadas de geolocalización o los polígonos correspondientes a todas las parcelas en las que se hayan producido los productos en cuestión. Estos data corresponder a los límites reales de las explotaciones agrícolas, las plantaciones o las concesiones forestales, y no a ubicaciones aproximadas ni a regiones administrativas.

Resultado de la evaluación de riesgos: El DDS debe consignar la conclusión de la evaluación de riesgos, confirmando que el riesgo residual se ha considerado insignificante. La documentación justificativa debe estar disponible para su inspección, aunque no es necesario que figure en el texto de la declaración presentada.

Declaración de conformidad: El operador o comerciante debe declarar que se ha actuado con la debida diligencia, que los productos no contribuyen a la deforestación y se han producido legalmente, y que la información facilitada es exacta y completa.

Las certificaciones voluntarias, como FSC, PEFC, RSPO o Rainforest Alliance, pueden adjuntarse como pruebas justificativas y pueden reforzar la evaluación de riesgos. Sin embargo, las certificaciones no sustituyen automáticamente las responsabilidades de diligencia debida del operador: son herramientas complementarias, no sustitutivas.

El sistema DDS registra la fecha y la hora de creación, presentación y cualquier modificación, lo que constituye una parte fundamental del registro de auditoría de la empresa. Cualquier modificación posterior a la presentación debe documentarse y puede dar lugar a un escrutinio adicional por parte de las autoridades competentes.

Ejemplo de estructura DDS y cómo aparece en TRACES

Al iniciar sesión en la interfaz de TRACES, los operadores se encuentran con un formulario estructurado y organizado en secciones lógicas. Comprender esta disposición ayuda a los equipos a preparar data el formato correcto antes de intentar enviarlos.

Sección 1 – Datos del operador: nombre de la entidad jurídica, domicilio social, número EORI, datos de contacto y declaración de la función (operador o comerciante).

Sección 2 – Datos del envío: Números de referencia del envío, modo de transporte, países de origen y destino, fecha prevista de llegada y punto de entrada en aduana.

Sección 3 – Lista de productos: Partidas individuales para cada tipo de producto, incluyendo el código del SA (por ejemplo, 1801.00 para los granos de cacao), la descripción del producto, la masa neta (por ejemplo, 25 000 kg) y los detalles del embalaje.

Sección 4 – Bloque de geolocalización: coordenadas o archivos de polígonos para cada parcela de producción. En el caso de un envío de cacao, esto podría incluir varios polígonos de fincas repartidos entre varias cooperativas de Costa de Marfil.

Sección 5 – Resumen de la evaluación de riesgos: Confirmación de que se ha completado la evaluación de riesgos, calificación general del riesgo (insignificante) y referencia a la documentación justificativa que obra en poder del operador.

Sección 6 – Declaración final: Certificación legal de que toda la información es veraz, se ha llevado a cabo la debida diligencia y los productos cumplen los requisitos del Reglamento sobre la UE.

Tomemos un ejemplo ficticio: Chocolate Imports BV, con sede en Róterdam, importa 25 toneladas métricas de granos de cacao de Costa de Marfil. Su DDS mostraría el número EORI NL123456789012, el código HS 1801.00.00, una masa neta de 25 000 kg, el país de producción CI (Costa de Marfil) y polígonos de geolocalización que abarcan 47 fincas que abastecen a la cooperativa. La evaluación de riesgos hace referencia a imágenes de satélite que confirman que no se ha producido ninguna pérdida de bosque desde el 31 de diciembre de 2020, además de la verificación de la legalidad a través de la documentación del proveedor.

Entre bastidores, el sistema almacena material detallado de evaluación de riesgos —archivos de polígonos, informes de análisis satelitales, cuestionarios de proveedores y documentación sobre la legalidad— que no aparece en el PDF del DDS descargable, pero que debe estar disponible si lo solicita la autoridad competente.

Guía paso a paso para llevar a cabo la diligencia debida del EUDR

En esta sección se ofrece una lista de verificación práctica que los equipos de cumplimiento normativo, abastecimiento y sostenibilidad pueden utilizar desde la primera evaluación de riesgos hasta la presentación final del DDS. Los pasos siguen la lógica jurídica establecida en el Reglamento sobre la seguridad de los productos de consumo de la UE (EUDR): identificar los productos incluidos en el ámbito de aplicación, trazar las cadenas de suministro, recopilar data, evaluar los riesgos, mitigarlos cuando sea necesario y, por último, documentarlo todo en un DDS.

Cada paso se basa en el anterior. Precipitarse en las primeras etapas genera problemas que se agravan durante la presentación, así que dedica tiempo a sentar unas bases sólidas.

1. Averigua si tus productos y tu función entran dentro del ámbito de aplicación del EUDR

Empiece por comparar los códigos del SA del anexo I con su cartera de productos. Algunos ejemplos habituales son:

• Café: HS 0901 (granos de café en verde y tostados)
• Cacao: HS 1801 (granos de cacao), 1803 (pasta de cacao), 1804 (manteca de cacao)
• Aceite de palma: SA 1511 (aceite de palma crudo y refinado), SA 1516 (derivados hidrogenados del aceite de palma)
• Madera: SA 4407 (madera aserrada), SA 4412 (contrachapado), SA 9403 (muebles de madera)
• Caucho: HS 4001 (caucho natural), HS 4011 (neumáticos de caucho)
• Soja: HS 1201 (semillas de soja), HS 2304 (harina de soja)
• Ganado: HS 0201 (carne de vacuno), HS 4101 (pieles de vacuno)

Para cada transacción, determine si su empresa actúa como operador o como comerciante. Un importador de café verde que introduce mercancías en la UE es un operador. Un mayorista que compra café tostado a ese importador y lo vende a minoristas es un comerciante. Una misma empresa puede ser operador para algunos productos y comerciante para otros.

Consejo práctico: Crea una correspondencia interna entre productos y el EUDR en tu ERP o en tus sistemas aduaneros. Asigna a cada código de producto su estado en el EUDR y los requisitos de diligencia debida aplicables para agilizar el cumplimiento normativo a gran escala.

2. Analiza y comprende tu cadena de suministro de productos básicos EUDR

El EUDR exige Traceerbaarheid la parcela en la que se produjeron los productos básicos, y no solo hasta el proveedor de primer nivel. En el caso del café, esto significa saber qué fincas abastecieron a la cooperativa que vendió al exportador. En el caso del aceite de palma, significa identificar las plantaciones que abastecen a cada planta de procesamiento. Las cadenas de suministro de varios niveles son la norma, no la excepción.

Entre las medidas prácticas de cartografía se incluyen:

• Envío de cuestionarios estructurados a todos los proveedores en los que se solicitan los identificadores de las explotaciones, la afiliación a cooperativas, la ubicación de las fábricas y los registros de producción
• Solicitud de coordenadas de geolocalización o archivos de polígonos de las zonas de producción
• Documentar el flujo de mercancías a través de cada intermediario
• Determinar dónde se produce la agrupación o la mezcla (por ejemplo, en puntos de recogida cooperativos o en plantas de procesamiento)

Establecer relaciones a largo plazo con productores, cooperativas y comerciantes mejora data con el paso del tiempo. Considere la posibilidad de incluir las obligaciones data del EUDR en los contratos con los proveedores, haciendo del cumplimiento de dichas obligaciones una condición para mantener la relación comercial.

Un esquema típico de la cadena de suministro del café podría ser el siguiente: pequeñas explotaciones agrícolas → punto de recogida local → cooperativa regional → exportador → importador de la UE → tostador → minorista. Cada eslabón asume una responsabilidad en virtud del Reglamento de la UE sobre el café, y el operador (el importador de la UE) es el principal responsable de demostrar el cumplimiento de la normativa.

3. Recopilar y verificar la información necesaria

Data debe ajustarse a los requisitos del artículo 9 y del anexo II. Las categorías incluyen:

• Características y descripciones detalladas del producto
• Códigos HS que se corresponden con las clasificaciones aduaneras
• Cantidades expresadas en masa neta y unidades complementarias
• Números de lote que permiten Traceerbaarheid
• Datos de identidad de los proveedores con información sobre la persona jurídica
• País y región de producción
• Coordenadas de geolocalización o polígonos de todas las parcelas de producción

La obtención data de geolocalización precisos data el mayor reto para muchas empresas. Entre los métodos se incluyen:

• Estudios de GPS realizados por proveedores o terceros
• Archivos Shape procedentes de programas de cartografía agrícola
• data de límites obtenidos por satélite data los proveedores Traceerbaarheid
• Información del registro catastral, cuando esté disponible

data de geolocalización data contrastarse con mapas actualizados de la cobertura forestal o con imágenes de satélite para confirmar que no se ha producido deforestación después del 31 de diciembre de 2020. Las herramientas y los proveedores de servicios externos pueden ayudar con el análisis geoespacial, la evaluación del riesgo de deforestación y las comprobaciones de legalidad, especialmente en países de alto riesgo en los que la documentación sobre la producción nacional puede ser limitada.

Es fundamental que Data en todos los contratos de compra, facturas, documentos de transporte y el DDS. Las discrepancias entre los documentos provocan retrasos en el despacho de aduanas e investigaciones por parte de las autoridades competentes.

4. Realice su evaluación de riesgos conforme al Reglamento EUDR

Una evaluación estructurada de riesgos en el marco de la diligencia debida tiene en cuenta múltiples factores objetivos para determinar si los productos entrañan un riesgo insignificante de estar relacionados con la deforestación o la degradación forestal, o de incumplir los requisitos legales.

Entre los principales factores de riesgo se incluyen:

• Calificación del riesgo país: La Comisión Europea clasifica a los países en tres categorías: riesgo bajo, normal o alto. Los productos procedentes de países de bajo riesgo se someten a un proceso de diligencia debida simplificado, mientras que los de origen de alto riesgo requieren un control más exhaustivo.
• Tasas de deforestación: Tasas históricas y actuales de pérdida forestal en la región productora
• Governance : Estado de derecho, índices de corrupción y capacidad de aplicación de la ley
• Derechos de los pueblos indígenas: consentimiento documentado de las comunidades afectadas y respeto de los derechos humanos
• Riesgos específicos del sector: problemas conocidos, como la expansión de los pequeños productores de cacao en África Occidental o la presión que ejerce la ganadería sobre la Amazonía
• Complejidad de la cadena de suministro: un mayor número de intermediarios aumenta el riesgo de elusión
• Antecedentes del proveedor: infracciones anteriores o denuncias fundamentadas

Cree un modelo de puntuación sencillo que integre los resultados de la geolocalización, el historial de rendimiento de los proveedores y el estado de las certificaciones. El modelo debe clasificar el riesgo como bajo, medio o alto, con umbrales claros para cada categoría. El objetivo es determinar si el riesgo residual es insignificante —lo que significa que los productos pueden seguir adelante— o si es necesario tomar medidas de mitigación.

Todas las evaluaciones de riesgos deben documentarse y vincularse a sistemas de distribución directa (DDS) y envíos concretos. Los registros deben conservarse durante al menos cinco años y estar disponibles para su inspección.

5. Aplicar medidas de mitigación de riesgos cuando sea necesario

Cuando la evaluación de riesgos detecte niveles de riesgo no insignificantes, deberán aplicarse medidas de mitigación para reducir dicho riesgo antes de que pueda llevarse a cabo la operación comercial. Entre las opciones se incluyen:

• Solicitar documentación adicional a los proveedores (registros de la explotación, certificados de legalidad, pruebas de la titularidad de la tierra)
• Encargar auditorías de campo independientes o visitas de verificación
• Adaptar el abastecimiento a regiones o proveedores de menor riesgo
• Excluir de la cadena de suministro a las explotaciones, las fábricas o los intermediarios problemáticos
• Revisar los contratos con los proveedores para incluir planes de medidas correctivas con plazos claros
• Exigir una certificación de terceros como condición para mantener el suministro

En los casos de alto riesgo, las medidas de mitigación deben ser lo suficientemente sólidas como para reducir el riesgo a un nivel insignificante antes de que los productos entren en el mercado de la UE. Si el riesgo no puede mitigarse adecuadamente, el envío no debe comercializarse ni exportarse.

La tecnología desempeña un papel importante en la supervisión continua. Data , Traceerbaarheid y los servicios de teledetección permiten hacer un seguimiento del desempeño de los proveedores a lo largo del tiempo y señalar los problemas recurrentes. La vigilancia por satélite permite detectar la deforestación en las zonas de los proveedores entre un envío y otro, lo que facilita una intervención proactiva.

Ejemplo práctico: Una empresa tostadora de café que se abastecía de una cooperativa situada en un distrito de alto riesgo llevó a cabo un análisis por satélite que reveló una pérdida forestal reciente en varias explotaciones de sus miembros. En lugar de continuar con las compras, la empresa colaboró con la cooperativa para excluir las explotaciones afectadas, implementar protocolos de seguimiento para los proveedores restantes y desviar los volúmenes adicionales hacia una región de menor riesgo. Solo después de que se pusieran en marcha estas medidas —y se verificaran mediante comprobaciones de seguimiento por satélite— la empresa presentó los DDS para los nuevos envíos.

6. Finaliza, envía y conserva tu DDS

El proceso de presentación a través de TRACES sigue un flujo de trabajo estructurado:

1. Inicie sesión en el Sistema de Información de la UE con las credenciales de la empresa
2. Crea un nuevo DDS y selecciona la categoría de producto adecuada
3. Rellene todos los campos obligatorios: datos del operador, información del producto, cantidades y data de geolocalización
4. Sube o indica la documentación justificativa
5. Realizar comprobaciones internas de validación para data y la coherencia data
6. Obtener la autorización de la dirección cuando así lo exijan los procedimientos internos
7. Presentar la declaración

Una vez enviada correctamente la solicitud, TRACES genera un número de referencia EUDR único. Este número debe:

• Comunicado a los agentes de aduanas para su inclusión en las declaraciones de importación
• Compartido con los compradores posteriores que reciben la mercancía
• Registrado en los sistemas internos de cumplimiento
• Conservado junto con toda la documentación justificativa

Todos los documentos justificativos —archivos de geolocalización, análisis de riesgos, contratos con proveedores, informes de satélite y correspondencia— deben conservarse durante al menos cinco años. Las autoridades competentes pueden solicitar el acceso a ellos durante las inspecciones, y la falta de registros completos puede dar lugar a sanciones.

Antes de hacer clic en «Enviar»: lista de comprobación:

• [ ] Todos los códigos de producto coinciden con las declaraciones de aduana
• [ ] data de geolocalización data el 100 % de las parcelas de producción
• [ ] Conclusión de la evaluación de riesgos documentada y fundamentada
• [ ] Las cantidades coinciden con las facturas comerciales
• [ ] Información del proveedor verificada y completa
• [ ] Se ha obtenido la autorización de la dirección (si es necesario)
• [ ] Documentación de apoyo organizada y accesible

Errores habituales y cómo evitarlos

Las primeras empresas que implementan el EUDR se enfrentan con frecuencia a obstáculos similares, a menudo debidos a deficiencias data y a una falta de claridad en las responsabilidades internas. Estos problemas provocan retrasos en los envíos, dan lugar a un mayor escrutinio por parte de las autoridades competentes y generan costes de cumplimiento innecesarios.

Cobertura de geolocalización incompleta: Muchas empresas se dan cuenta de que sus proveedores no pueden facilitar coordenadas o polígonos de todas las zonas de producción. Prevención: Empiece a colaborar con los proveedores desde el principio, ofrézcales asistencia técnica cuando sea necesario y considere la posibilidad de excluir a aquellos que no puedan facilitar data requeridos data un plazo razonable.

Dependencia excesiva de las certificaciones: Aunque certificaciones como FSC, RSPO o Rainforest Alliance ofrecen una garantía valiosa, no cumplen automáticamente los requisitos del EUDR. Los proveedores certificados siguen necesitando data de geolocalización, y es posible que los sistemas de certificación no cubran todos los criterios del EUDR. Prevención: Considere las certificaciones como pruebas complementarias, no como sustitutos de la diligencia debida llevada a cabo por la propia empresa.

Códigos del SA incoherentes: Las discrepancias entre el código del SA que figura en el DDS y las declaraciones de aduana generan alertas inmediatas. Prevención: Estandarizar la codificación de los productos en los sistemas de compras, cumplimiento normativo y logística. Realizar comprobaciones de conciliación antes del envío.

Falta de documentación de los pequeños agricultores: Las complejas cadenas de suministro en las que participan miles de pequeños agricultores plantean dificultades en materia de documentación. Muchos agricultores carecen de registros formales o de equipos de GPS. Prevención: Colaborar con cooperativas y socios locales para desarrollar la capacidad data . Considerar la posibilidad de invertir en programas de cartografía agrícola.

Pruebas insuficientes para considerar que el riesgo es insignificante: La conclusión de que el riesgo es insignificante debe poder justificarse con pruebas documentadas, y no limitarse a una mera afirmación. Prevención: Mantenga registros de auditoría claros que relacionen data de geolocalización, el análisis satelital y la documentación de los proveedores con cada conclusión de la evaluación de riesgos.

Señales de alerta que suscitan sospechas

• data de geolocalización para algunas parcelas de producción
• Evaluación de riesgos sin documentación justificativa
• Proveedor con un historial de problemas constatados
• Códigos del SA que no coinciden con las descripciones de los productos
• Productos procedentes de países de alto riesgo con pruebas mínimas de mitigación

Colaboración con socios, sistemas y auditorías para la diligencia debida del EUDR

Una diligencia debida sólida en el marco del EUDR suele requerir una colaboración interdepartamental entre los equipos de compras, sostenibilidad, asuntos jurídicos, TI y logística. Ningún departamento dispone por sí solo de toda la información necesaria para garantizar un cumplimiento efectivo. En muchos casos, resulta esencial contar con apoyo externo para el análisis de imágenes satelitales, la verificación geoespacial o la implementación de sistemas informáticos.

Los sistemas especializados Traceerbaarheid cumplimiento normativo centralizan data de los proveedores, la información de geolocalización, las evaluaciones de riesgos y los registros DDS en una única plataforma. Estos sistemas garantizan la coherencia entre los envíos, permiten supervisar en tiempo real el estado del cumplimiento normativo y mantienen la preparación para las auditorías. Los procesos manuales que utilizan hojas de cálculo y correo electrónico se vuelven inmanejables a gran escala y generan índices de error inaceptables.

Las auditorías internas y externas desempeñan un papel fundamental a la hora de comprobar si el sistema de diligencia debida funciona según lo previsto. Las empresas deberían tener en cuenta lo siguiente:

• Evaluaciones iniciales de las deficiencias en las que se comparan las capacidades actuales con los requisitos del EUDR
• Revisiones internas anuales de las políticas, los procedimientos y las transacciones de muestra
• Verificación periódica e independiente por parte de terceros cualificados para demostrar el cumplimiento continuo

Las inspecciones de las autoridades competentes suelen incluir solicitudes de documentación, posibles visitas in situ, muestreos de los envíos y comprobaciones cruzadas con los números de referencia del Sistema de Información de la UE. Las autoridades pueden verificar la ubicación de los proveedores en el extranjero en colaboración con los gobiernos de los países productores. La Comisión Europea se reserva el derecho a realizar controles en determinados casos, lo que supone una supervisión a escala de la UE que complementa la aplicación de la normativa a nivel nacional.

Crea un ciclo de mejora continua a partir de los resultados de las auditorías, los incidentes y los comentarios de las autoridades reguladoras. Actualiza los procedimientos, los materiales de formación, los criterios de selección de proveedores y las especificaciones técnicas basándote en las lecciones aprendidas. El cumplimiento del EUDR es un proceso continuo, no un proyecto de implementación puntual.

Preguntas frecuentes: Cuestiones prácticas sobre la diligencia debida del EUDR y el DDS

¿Necesito un DDS independiente para cada envío? En general, sí. Cada envío que requiera despacho de aduana debe contar con su propio DDS con un número de referencia único. No obstante, los operadores pueden hacer referencia a DDS anteriores para transacciones posteriores relacionadas con el mismo producto procedente de la misma cadena de suministro, siempre que el perfil de riesgo siga siendo similar y no se hayan producido cambios significativos.

¿Qué grado de detalle deben tener los polígonos de geolocalización? Los polígonos deben representar los límites reales de las parcelas de producción con la precisión suficiente para permitir su verificación con los mapas de cobertura forestal. En el caso de las grandes plantaciones, esto se refiere a los límites de la plantación. En el caso de las pequeñas explotaciones agrícolas, se refiere a las parcelas individuales. No se aceptan las coordenadas de las regiones administrativas: la normativa exige un nivel de detalle a escala de parcela.

¿Puedo confiar en el DDS de mi proveedor? Los comerciantes pueden basarse en los DDS presentados por los operadores de la cadena de suministro, pero deben verificar que exista un DDS válido y conservar el número de referencia. Sin embargo, los comerciantes que comercialicen productos en el mercado de la UE deben garantizar el cumplimiento de la normativa; no pueden limitarse a dar por sentado que la diligencia debida aplicada en las fases anteriores de la cadena de suministro fue adecuada. Las medianas y grandes empresas deben llevar a cabo su propia verificación.

¿Qué ocurre si mis data después de la presentación? Si se producen cambios en la información relevante tras la presentación del DDS (por ejemplo, data de geolocalización actualizados data cantidades corregidas), deberá presentar un DDS modificado. El sistema registra el historial de modificaciones, y los cambios sin explicar pueden dar lugar a un examen más detallado. Conserve la documentación que explique cualquier modificación.

¿Cómo interactúa el EUDR con otras normas de información ESG? La diligencia debida del EUDR puede servir de base para la información sobre sostenibilidad corporativa en el marco de la CSRD y otros marcos normativos. Sin embargo, el EUDR tiene especificaciones técnicas y consecuencias jurídicas específicas que lo diferencian de la divulgación general de información ESG. Considérelo como un proceso de cumplimiento independiente que puede compartir data subyacentes data iniciativas de sostenibilidad más amplias.

¿Existen normas simplificadas para las pequeñas empresas y las microempresas? Los operadores de las pymes disponen de plazos ampliados (30 de junio de 2026) y pueden beneficiarse de obligaciones simplificadas, especialmente en lo que respecta a los requisitos de documentación del sistema. No obstante, todos los operadores que comercialicen productos incluidos en el ámbito de aplicación en el mercado de la UE deben garantizar el cumplimiento de los requisitos fundamentales, independientemente del tamaño de la empresa. Consulte las últimas orientaciones del Parlamento Europeo y de la Comisión Europea para conocer las disposiciones vigentes aplicables a las pymes.

¿Dónde puedo encontrar más información sobre los requisitos del EUDR? La Comisión Europea publica documentos de orientación oficiales, preguntas frecuentes y actualizaciones en la página web dedicada a la aplicación del EUDR. Las autoridades nacionales competentes de cada Estado miembro de la UE también ofrecen información específica sobre los procedimientos de cumplimiento y presentación.

Empezar pronto con los preparativos para la diligencia debida del EUDR no es opcional: es esencial para mantener el acceso al mercado europeo. Las empresas que inviertan ahora en Traceerbaarheid , relaciones con los proveedores y data sólidos podrán afrontar la transición sin problemas. Las que se demoren se enfrentarán a posibles retenciones de envíos, sanciones y daños a su reputación. No considere el DDS como un formulario puntual que hay que rellenar, sino como el resultado visible de un proceso de cumplimiento continuo que protege su negocio y contribuye a proteger los bosques del mundo frente a una mayor degradación y los efectos del cambio climático.