EUDR-Due-Diligence: So erstellen, dokumentieren und reichen Sie ein konformes DDS ein

Einleitung: Warum die Sorgfaltspflicht gemäß der EUDR gerade jetzt wichtig ist

Die EU-Entwaldungsverordnung (Verordnung (EU) 2023/1115) verändert grundlegend, wie Unternehmen mit Rohstoffen, die ein Entwaldungsrisiko bergen, in der Europäischen Union handeln dürfen. Ab dem 30. Dezember 2025 müssen große Unternehmen über robuste Sorgfaltspflichten-Systeme verfügen, für KMU-Händler gilt diese Frist bis zum 30. Juni 2026. Dies ist kein fernes Compliance-Ziel – es handelt sich um eine unmittelbare operative Priorität, die Aufmerksamkeit in den Bereichen Beschaffung, Recht und Nachhaltigkeit erfordert.

Wenn Ihr Unternehmen mit Rindern, Kakao, Kaffee, Ölpalmen, Kautschuk, Soja, Holz oder deren Derivaten in die EU, innerhalb der EU oder aus der EU heraus handelt, sehen Sie sich mit einer unumstößlichen Tatsache konfrontiert: Diese Waren dürfen nur dann auf den europäischen Markt gebracht werden, wenn sie als entwaldungsfrei und legal produziert verifiziert sind und eine Sorgfaltspflichterklärung (DDS) vorliegt. Die Verordnung schafft eine rechtlich bindende Verpflichtung, die weit über freiwillige Nachhaltigkeitsverpflichtungen hinausgeht.

Die Folgen einer Nichteinhaltung sind gravierend. Die Strafen können mindestens 4 % des EU-Umsatzes betragen, hinzu kommen der vorübergehende Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen und die Beschlagnahmung von Waren. Damit wird die Einhaltung der EUDR zu einer Angelegenheit auf Vorstandsebene und ist nicht mehr nur ein Thema im Bereich Nachhaltigkeit. Reputationsschäden durch Durchsetzungsmaßnahmen könnten das Vertrauen der Kunden und die Marktposition weiter untergraben. Dieser Artikel führt Sie durch den Aufbau eines effektiven EUDR-Due-Diligence-Systems und die Erstellung eines konformen DDS, mit praktischem Fokus auf Traceerbaarheid, data und TRACES-Einreichung.

Grundlagen der Sorgfaltspflicht nach der EUDR: Geltungsbereich, Fristen und Rollen

Die Verordnung (EU) 2023/1115 stellt die bislang ehrgeizigste Initiative der Europäischen Union zur Bekämpfung von Entwaldung und Waldschädigung im Zusammenhang mit dem Verbrauch in der EU dar. Die Verordnung ersetzt die EU-Holzverordnung (EUTR) und erweitert deren Geltungsbereich erheblich, indem sie die verbindlichen Sorgfaltspflichten über Holz hinaus auf sieben wichtige Rohstoffe und daraus hergestellte Produkte ausdehnt. Das Ziel ist klar: Es soll sichergestellt werden, dass Produkte, die zur Zerstörung der Wälder weltweit beitragen, keinen Zugang zum europäischen Markt erhalten.

Die in Anhang I aufgeführten Waren umfassen eine breite Palette von Alltagsprodukten, die anhand ihrer Codes des Harmonisierten Systems identifiziert werden. Beispiele aus der Praxis sind grüne Kaffeebohnen (HS 0901), Kakaobohnen und Kakaomasse (HS 1801, 1803), Palmöl und Palmölderivate, die in Lebensmitteln und Kosmetika verwendet werden (HS 1511, 1516), Naturkautschuk und Kautschukprodukte (HS 4001, 4011), Sojamehl für Tierfutter (HS 2304), Rindsleder und Rindfleischerzeugnisse (HS 4101, 0201), Schnittholz und Sperrholz (HS 4407, 4412) sowie bedrucktes Papier und holzhaltige Möbel (HS 4802, 9403).

Die EUDR unterscheidet zwischen zwei Arten von Akteuren in der Lieferkette. Ein „Betreiber“ ist jede natürliche oder juristische Person, die relevante Produkte auf dem EU-Markt in Verkehr bringt oder aus der EU exportiert – man denke beispielsweise an einen EU-Importeur, der grüne Kaffeebohnen aus Brasilien einführt. Ein „Händler“ ist jemand, der relevante Produkte im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit auf dem EU-Markt bereitstellt – wie beispielsweise ein Händler, der gerösteten Kaffee innerhalb der EU verkauft. Für beide gelten Sorgfaltspflichten, wobei die Betreiber die Hauptverantwortung dafür tragen, dass die Produkte alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Kategorie	Wer	Wichtige Rohstoffe	Frist	Hauptaufgabe
Große Unternehmen/Nicht-KMU	EU-Importeure, Exporteure mit mehr als 250 Beschäftigten oder einem Umsatz von mehr als 50 Mio. €	Alle Waren und Erzeugnisse des Anhangs I	30. Dezember 2025	Vollständiges Due-Diligence-System, DDS einreichen
KMU-Händler	Kleinere Händler, Großhändler	Alle Waren und Erzeugnisse des Anhangs I	30. Juni 2026	Vereinfachte Verpflichtungen, können sich auf den Betreiber DDS stützen
Händler, die keine KMU sind	Größere Händler, die bestimmte Größenkriterien erfüllen	Alle Waren und Erzeugnisse des Anhangs I	30. Dezember 2025	Anforderungen an die Sorgfaltspflicht, Einholung/Überprüfung der DDS

Größere Unternehmen müssen umfassende Sorgfaltspflichten einführen, die die Erhebung von Informationen, die Risikobewertung und die Risikominderung umfassen. KMU können von vereinfachten Verpflichtungen profitieren, doch alle Wirtschaftsakteure, die unter die Verordnung fallende Produkte auf den EU-Markt bringen, müssen sicherstellen, dass diese Produkte nicht zur Entwaldung beitragen und gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften des Herstellungslandes rechtmäßig hergestellt wurden.

Was ein EUDR-Sorgfaltspflicht-System abdecken muss

Artikel 9 der EUDR definiert drei miteinander verknüpfte Säulen, die das Fundament jedes Sorgfaltspflicht-Systems bilden: Informationserhebung, Risikobewertung und Risikominderung. Dabei handelt es sich nicht um isolierte Maßnahmen – sie bilden einen fortlaufenden Prozess, der dokumentiert und nachweisbar sein muss. Ihr System muss einen lückenlosen Prüfpfad erstellen, der belegt, dass jedes Produkt, das auf den EU-Markt gelangt, einer ordnungsgemäßen Prüfung unterzogen wurde.

Ein solides Due-Diligence-System muss Folgendes umfassen:

• Richtlinien und Verfahren, die die Durchführung der Sorgfaltsprüfung dokumentieren
• Klare Zuständigkeiten, die bestimmten Rollen innerhalb der Organisation zugewiesen sind
• Tools zur Data von Lieferanten- und Standortdaten
• Onboarding-Prozesse für Lieferanten, einschließlich standardisierter Fragebögen
• Methodik zur Risikobewertung in Übereinstimmung mit den EUDR-Kriterien
• Maßnahmen zur Risikominderung zur Bewältigung festgestellter Risiken
• Interne Kontrollen zur Gewährleistung von Konsistenz und Genauigkeit
• Aktenführungssysteme, in denen alle Unterlagen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden

In den Artikeln 8 bis 11 und in Anhang II der EUDR sind diese Anforderungen im Einzelnen festgelegt. Die Verordnung betont, dass die zuständigen Behörden Ihr System als Ganzes bewerten und nicht nur einzelne Angaben. Ein Unternehmen, das nur sporadische Compliance-Maßnahmen ergreift, wird einer strengeren Prüfung unterzogen als eines, das systematische, dokumentierte Prozesse nachweisen kann.

Das System muss für jede relevante Lieferung oder Charge eine EUDR-Sorgfaltserklärung erstellen, bevor die Waren in den freien Verkehr übergehen oder exportiert werden können. Der Ablauf von der Beschaffungsentscheidung bis zum Marktzugang folgt einer logischen Abfolge: Identifizierung der betroffenen Produkte, Erfassung data, Überprüfung der Geolokalisierungsdaten, Risikobewertung anhand der EUDR-Kriterien, Umsetzung von Risikominderungsmaßnahmen, wenn das Risiko ein vernachlässigbares Maß überschreitet, und schließlich Einreichung der DDS über das EU-Informationssystem. An jedem Entscheidungspunkt müssen risikoreiche Situationen entweder durch Risikominderungsmaßnahmen gelöst oder der Handel vollständig eingestellt werden.

Die EUDR-Sorgfaltspflichterklärung (DDS) im Überblick

Eine Sorgfaltspflichterklärung ist eine digitale, rechtsverbindliche Erklärung, mit der bestätigt wird, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde und dass die Produkte nicht zur Entwaldung beitragen, im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften hergestellt wurden und höchstens ein vernachlässigbares Risiko der Nichteinhaltung aufweisen. Dabei handelt es sich nicht um eine freiwillige Offenlegung, sondern um eine zwingende Voraussetzung für den Marktzugang, die für den Betreiber oder Händler, der sie vorlegt, eine rechtliche Haftung nach sich zieht.

Das DDS muss über das TRACES-System der EU (das Europäische Informationssystem) übermittelt werden, bevor Waren in der EU in Verkehr gebracht oder exportiert werden. Nach erfolgreicher Übermittlung generiert TRACES eine eindeutige Referenznummer, die als Konformitätsnachweis für das Produkt dient. Diese Verifizierungsnummer muss den Zollanmeldungen beigefügt und an nachgelagerte Käufer weitergegeben werden, wodurch Traceerbaarheid der Traceerbaarheid Lieferkette gewährleistet wird. Die Zollbehörden prüfen die Gültigkeit der Referenznummern, bevor sie die Sendungen zum freien Verkehr freigeben.

Die Rechtsgrundlage für die DDS-Anforderungen findet sich in Artikel 9 und Anhang II der Verordnung (EU) 2023/1115. Unvollständige oder falsche Angaben können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen: Sanktionen, Beschlagnahme von Waren und im Falle vorsätzlichen Betrugs möglicherweise strafrechtliche Verfolgung. Die Europäische Kommission hat deutlich gemacht, dass die Durchsetzung inhaltlich und nicht nur verfahrensrechtlich erfolgen wird.

Unternehmen können sich auf frühere DDS für ähnliche Produkte beziehen, indem sie deren bestehende Referenznummer angeben, jedoch nur, wenn die Lieferkette und das Risikoprofil tatsächlich vergleichbar sind. Diese Bestimmung vereinfacht die Einhaltung der Vorschriften bei wiederkehrenden Transaktionen mit etablierten Lieferanten, erlaubt jedoch kein pauschales Verlassen auf frühere Erklärungen bei wesentlich abweichenden Beschaffungsvereinbarungen.

Beispiel für das Format der DDS-Referenznummer

EUDR-2025-NL-COCOA-0012345-01

Diese Referenznummer erscheint auf: Einfuhrzollanmeldungen, Handelsrechnungen an nachgelagerte Abnehmer, Transport- und Versanddokumenten sowie internen Compliance-Unterlagen.

Welche Angaben muss ein DDS enthalten?

In Anhang II sind die Informationskategorien aufgeführt, die jedes DDS enthalten muss. Das Verständnis dieser Anforderungen ist unerlässlich, um data zu entwickeln, die bereits bei der Einreichung alle erforderlichen Informationen erfassen.

Angaben zum Betreiber/Händler: Das DDS muss die einreichende Stelle mit dem vollständigen rechtlichen Namen, der Anschrift und gegebenenfalls der EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification) angeben. Bei Unternehmen, die als Betreiber und Händler im Rahmen verschiedener Transaktionen der EUDR unterliegen, muss jede Rolle klar voneinander abgegrenzt werden.

Produktidentifikation: Produkte müssen so detailliert beschrieben werden, dass Varianten voneinander unterschieden werden können. Dazu gehören HS-/KN-Codes aus dem Harmonisierten System, gebräuchliche Produktbezeichnungen und gegebenenfalls wissenschaftliche Bezeichnungen (insbesondere bei Holzarten). Die Beschreibung muss beispielsweise zwischen Rohkaffeebohnen und geröstetem Kaffee oder zwischen Massivholzplatten und Holzwerkstoffprodukten unterscheiden.

Menge: Die Nettomasse und gegebenenfalls zusätzliche Maßeinheiten müssen angegeben werden. Die Mengenangaben sollten mit denen auf den Handelsrechnungen und Transportdokumenten übereinstimmen, um die Konsistenz in der gesamten Dokumentationskette zu gewährleisten.

Herstellungsland und -region: In der DDS muss angegeben werden, wo die betreffenden Rohstoffe hergestellt wurden, gegebenenfalls unter Angabe der subnationalen Regionen. Bei Produkten, die mehrere Rohstoffe unterschiedlicher Herkunft enthalten, muss jede Herkunft dokumentiert werden.

Geolokalisierungsdaten: Dies ist die zentrale Komponente von EUDR Traceerbaarheid. Für alle Grundstücke, auf denen die betreffenden Rohstoffe produziert wurden, müssen Geolokalisierungsdaten in Form von Koordinaten oder Polygonen angegeben werden. Diese data den tatsächlichen Grenzen der landwirtschaftlichen Betriebe, Plantagen oder Waldkonzessionen entsprechen – nicht etwa ungefähren Standorten oder Verwaltungsregionen.

Ergebnis der Risikobewertung: Der DDS muss das Ergebnis der Risikobewertung dokumentieren und dabei bestätigen, dass das Restrisiko als vernachlässigbar eingestuft wurde. Belege sollten zur Einsichtnahme verfügbar sein, müssen jedoch nicht in der eingereichten Erklärung selbst aufgeführt sein.

Konformitätserklärung: Der Betreiber oder Händler muss erklären, dass er seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen ist, dass die Produkte nicht zur Entwaldung beitragen und rechtmäßig hergestellt wurden und dass die bereitgestellten Informationen korrekt und vollständig sind.

Freiwillige Zertifizierungen wie FSC, PEFC, RSPO oder Rainforest Alliance können als Belege hochgeladen werden und die Risikobewertung untermauern. Zertifizierungen ersetzen jedoch nicht automatisch die Sorgfaltspflichten des Betreibers – sie sind ergänzende Instrumente, keine Ersatzmaßnahmen.

Das DDS-System erfasst Datum und Uhrzeit der Erstellung, Einreichung sowie etwaiger Änderungen und bildet damit einen wesentlichen Bestandteil des Prüfpfads des Unternehmens. Jegliche Änderungen nach der Einreichung müssen dokumentiert werden und können eine zusätzliche Überprüfung durch die zuständigen Behörden nach sich ziehen.

Beispiel für eine DDS-Struktur und deren Darstellung in TRACES

Bei der Anmeldung an der TRACES-Oberfläche sehen die Bediener ein strukturiertes Formular, das in logische Abschnitte unterteilt ist. Das Verständnis dieses Aufbaus hilft den Teams dabei, data richtigen Format vorzubereiten, bevor sie die Übermittlung versuchen.

Abschnitt 1 – Angaben zum Wirtschaftsbeteiligten: Name der juristischen Person, eingetragene Anschrift, EORI-Nummer, Kontaktdaten und Angabe der Rolle (Wirtschaftsbeteiligter oder Händler).

Abschnitt 2 – Sendungsdetails: Sendungsnummern, Transportart, Abgangs- und Bestimmungsland, voraussichtliches Ankunftsdatum und Zollabfertigungsort.

Abschnitt 3 – Produktliste: Einzelposten für jeden Produkttyp, einschließlich HS-Code (z. B. 1801.00 für Kakaobohnen), Produktbeschreibung, Nettogewicht (z. B. 25.000 kg) und Angaben zur Verpackung.

Abschnitt 4 – Geolokalisierungsblock: Koordinaten oder Polygondateien für jede Anbaufläche. Bei einer Kakaolieferung kann dies mehrere Anbauflächen von verschiedenen landwirtschaftlichen Betrieben umfassen, die sich über mehrere Genossenschaften in der Elfenbeinküste erstrecken.

Abschnitt 5 – Zusammenfassung der Risikobewertung: Bestätigung des Abschlusses der Risikobewertung, Gesamtrisikoeinstufung (vernachlässigbar) und Verweis auf die beim Betreiber vorliegenden Belege.

Abschnitt 6 – Abschließende Erklärung: Rechtliche Bestätigung, dass alle Angaben korrekt sind, eine Sorgfaltsprüfung durchgeführt wurde und die Produkte den Anforderungen der EUDR entsprechen.

Betrachten wir ein fiktives Beispiel: Die Firma „Chocolate Imports BV“ mit Sitz in Rotterdam importiert 25 Tonnen Kakaobohnen aus der Elfenbeinküste. Ihr DDS würde die EORI-Nummer NL123456789012, den HS-Code 1801.00.00, die Nettomasse 25.000 kg, das Produktionsland CI (Elfenbeinküste) sowie Geolokalisierungs-Polygone anzeigen, die 47 Farmen abdecken, die die Genossenschaft beliefern. Die Risikobewertung stützt sich auf Satellitenbilder, die bestätigen, dass seit dem 31. Dezember 2020 kein Waldverlust stattgefunden hat, sowie auf die Überprüfung der Legalität anhand der Lieferantenunterlagen.

Hinter den Kulissen speichert das System detaillierte Unterlagen zur Risikobewertung – Polygondateien, Satellitenanalyseberichte, Lieferantenfragebögen und Rechtskonformitätsunterlagen –, die im herunterladbaren DDS-PDF nicht sichtbar sind, aber auf Anfrage der zuständigen Behörde zur Verfügung gestellt werden müssen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung der EUDR-Sorgfaltspflicht

Dieser Abschnitt enthält eine praktische Checkliste, die Compliance-, Beschaffungs- und Nachhaltigkeitsteams vom ersten Risikoscreening bis zur endgültigen Einreichung des DDS nutzen können. Die Schritte folgen der in der EUDR verankerten rechtlichen Logik: Ermitteln der unter die Verordnung fallenden Waren, Erfassen der Lieferketten, Sammeln data, Bewerten des Risikos, gegebenenfalls Ergreifen von Maßnahmen zur Risikominderung und schließlich Dokumentieren aller Schritte im DDS.

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Wenn man die ersten Phasen überstürzt, entstehen Probleme, die sich bei der Einreichung noch verschärfen; investieren Sie daher Zeit in eine solide Grundlage.

1. Prüfen Sie, ob Ihre Produkte und Ihre Rolle unter die EUDR fallen

Vergleichen Sie zunächst die HS-Codes in Anhang I mit Ihrem Produktportfolio. Zu den gängigen Beispielen gehören:

• Kaffee: HS 0901 (grüne und geröstete Kaffeebohnen)
• Kakao: HS 1801 (Kakaobohnen), 1803 (Kakaomasse), 1804 (Kakaobutter)
• Palmöl: HS 1511 (rohes und raffiniertes Palmöl), HS 1516 (hydrierte Palmderivate)
• Holz: HS 4407 (Schnittholz), HS 4412 (Sperrholz), HS 9403 (Holzmöbel)
• Kautschuk: HS 4001 (Naturkautschuk), HS 4011 (Gummireifen)
• Soja: HS 1201 (Sojabohnen), HS 2304 (Sojamehl)
• Rinder: HS 0201 (Rindfleisch), HS 4101 (Rinderhäute)

Stellen Sie für jede Transaktion fest, ob Ihr Unternehmen als Wirtschaftsbeteiligter oder als Händler auftritt. Ein Importeur von Rohkaffee, der Waren in die EU einführt, ist ein Wirtschaftsbeteiligter. Ein Großhändler, der gerösteten Kaffee von diesem Importeur kauft und an Einzelhändler weiterverkauft, ist ein Händler. Dasselbe Unternehmen kann für bestimmte Produkte als Wirtschaftsbeteiligter und für andere als Händler auftreten.

Praktischer Tipp: Richten Sie in Ihrem ERP- oder Zollsystem eine interne Zuordnung zwischen Produkten und EUDR-Kennzeichnungen ein. Versehen Sie jeden Produktcode mit seinem EUDR-Status und den geltenden Sorgfaltspflichten, um die Einhaltung der Vorschriften in großem Maßstab zu optimieren.

2. Erfassen und analysieren Sie Ihre Lieferkette für EUDR-Waren

Die EUDR verlangt Traceerbaarheid dem Grundstück, auf dem die Rohstoffe produziert wurden – nicht nur bis zu Ihrem Lieferanten der ersten Stufe. Bei Kaffee bedeutet dies, dass man wissen muss, welche Farmen die Genossenschaft beliefert haben, die an den Exporteur verkauft hat. Bei Palmöl bedeutet dies, dass die Plantagen identifiziert werden müssen, die die einzelnen Mühlen beliefern. Mehrstufige Lieferketten sind die Regel, nicht die Ausnahme.

Zu den praktischen Maßnahmen im Bereich der Kartierung gehören:

• Versendung strukturierter Fragebögen an alle Lieferanten mit der Bitte um Angabe von Betriebskennungen, Genossenschaftszugehörigkeiten, Standorten der Mühlen und Produktionsaufzeichnungen
• Anforderung von Standortkoordinaten oder Polygondateien für Produktionsgebiete
• Den Warenfluss durch jeden Zwischenhändler dokumentieren
• Ermittlung der Orte, an denen eine Zusammenführung oder Vermischung stattfindet (z. B. an Sammelstellen von Genossenschaften oder in Verarbeitungsbetrieben)

Der Aufbau langfristiger Beziehungen zu Erzeugern, Genossenschaften und Händlern führt im Laufe der Zeit zu einer Verbesserung data . Erwägen Sie, Verpflichtungen data gemäß der EUDR in Lieferantenverträge aufzunehmen und die Einhaltung dieser Vorschriften zur Voraussetzung für die Fortsetzung der Geschäftsbeziehung zu machen.

Eine typische Darstellung der Lieferkette für Kaffee könnte wie folgt aussehen: Kleinbauernbetriebe → lokale Sammelstelle → regionale Genossenschaft → Exporteur → EU-Importeur → Röster → Einzelhändler. Jedes Glied in dieser Kette trägt gemäß der EUDR Verantwortung, wobei der Betreiber (EU-Importeur) in erster Linie dafür verantwortlich ist, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

3. Erfassen und überprüfen Sie die erforderlichen Informationen

Data muss den Anforderungen von Artikel 9 und Anhang II entsprechen. Zu den Kategorien gehören:

• Detaillierte Produktmerkmale und Beschreibungen
• HS-Codes, die den Zolltarifpositionen entsprechen
• Mengenangaben nach Nettomasse und ergänzenden Einheiten
• Chargen- oder Losnummern, die Traceerbaarheid ermöglichen
• Lieferantenidentitäten mit Angaben zur juristischen Person
• Herkunftsland und -region
• Geolokalisierungs-Koordinaten oder Polygone für alle Anbauflächen

Die Beschaffung genauer data für viele Unternehmen die größte Herausforderung data . Zu den Methoden gehören:

• GPS-Vermessungen, die von Lieferanten oder Dritten durchgeführt werden
• Shape-Dateien aus Programmen zur Kartierung landwirtschaftlicher Flächen
• Satellitengestützte data Anbietern Traceerbaarheid
• Informationen aus dem staatlichen Grundbuch, sofern verfügbar

data anhand aktueller Waldbedeckungskarten oder Satellitenbilder überprüft werden, um sicherzustellen, dass nach dem 31. Dezember 2020 keine Entwaldung stattgefunden hat. Externe Tools und Dienstleister können bei der georäumlichen Analyse, der Überprüfung des Entwaldungsrisikos und der Rechtmäßigkeitsprüfung Unterstützung leisten, insbesondere in Hochrisikoländern, in denen die Dokumentation der heimischen Produktion möglicherweise nur begrenzt verfügbar ist.

Data zwischen Kaufverträgen, Rechnungen, Transportdokumenten und dem DDS ist von entscheidender Bedeutung. Unstimmigkeiten zwischen den Dokumenten führen zu Verzögerungen beim Zoll und zu Untersuchungen durch die zuständigen Behörden.

4. Führen Sie Ihre EUDR-Risikobewertung durch

Im Rahmen einer strukturierten Due-Diligence-Risikobewertung werden verschiedene objektive Faktoren berücksichtigt, um festzustellen, ob bei Produkten ein vernachlässigbares Risiko besteht, dass sie mit Entwaldung oder Waldschädigung in Verbindung stehen oder gegen gesetzliche Anforderungen verstoßen.

Zu den wichtigsten Risikofaktoren zählen:

• Länderrisikoeinstufung: Die EU-Kommission stuft Länder als Länder mit geringem, normalem oder hohem Risiko ein. Produkte aus Ländern mit geringem Risiko unterliegen einer vereinfachten Sorgfaltsprüfung, während Produkte aus Ländern mit hohem Risiko einer verstärkten Prüfung unterzogen werden.
• Entwaldungsraten: Historische und aktuelle Raten des Waldverlusts in der Anbauregion
• Governance : Rechtsstaatlichkeit, Korruptionsindizes und Durchsetzungskapazitäten
• Rechte indigener Völker: Dokumentierte Zustimmung der betroffenen Gemeinschaften und Achtung der Menschenrechte
• Branchenspezifische Risiken: Bekannte Probleme wie die Ausweitung des Kakaoanbaus durch Kleinbauern in Westafrika oder der Druck durch die Rinderzucht auf den Amazonas
• Komplexität der Lieferkette: Je mehr Zwischenhändler, desto größer das Risiko von Umgehungen
• Vorgeschichte des Lieferanten: Frühere Verstöße oder begründete Bedenken

Erstellen Sie ein einfaches Bewertungsmodell, das Geolokalisierungsergebnisse, die bisherige Lieferantenleistung und den Zertifizierungsstatus berücksichtigt. Das Modell sollte das Risiko in die Kategorien „gering“, „mittel“ oder „hoch“ einteilen, wobei für jede Kategorie klare Schwellenwerte festgelegt werden. Ziel ist es, festzustellen, ob das Restrisiko vernachlässigbar ist – was bedeutet, dass die Produkte freigegeben werden können – oder ob Maßnahmen zur Risikominderung erforderlich sind.

Alle Risikobewertungen müssen dokumentiert und bestimmten DDS sowie Sendungen zugeordnet werden. Die Aufzeichnungen müssen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden und zur Einsichtnahme bereitstehen.

5. Ergreifen Sie bei Bedarf Maßnahmen zur Risikominderung

Wenn bei der Risikobewertung nicht zu vernachlässigende Risiken festgestellt werden, müssen diese durch Risikominderungsmaßnahmen verringert werden, bevor der Handel fortgesetzt werden kann. Zu den Möglichkeiten gehören:

• Anforderung zusätzlicher Unterlagen von Lieferanten (Betriebsunterlagen, Legalitätsbescheinigungen, Nachweis der Landnutzungsrechte)
• Durchführung unabhängiger Vor-Ort-Prüfungen oder Kontrollbesuche
• Verlagerung der Beschaffung in Regionen oder zu Lieferanten mit geringerem Risiko
• Ausschluss problematischer landwirtschaftlicher Betriebe, Verarbeitungsbetriebe oder Zwischenhändler aus der Lieferkette
• Überarbeitung von Lieferantenverträgen zur Aufnahme von Korrekturmaßnahmenplänen mit klaren Fristen
• Die Zertifizierung durch eine unabhängige Stelle als Voraussetzung für die weitere Belieferung

Bei Fällen mit hohem Risiko müssen die Risikominderungsmaßnahmen so wirksam sein, dass das Risiko auf ein vernachlässigbares Maß reduziert wird, bevor die Produkte auf den EU-Markt gelangen. Kann das Risiko nicht angemessen gemindert werden, darf die Sendung weder in Verkehr gebracht noch exportiert werden.

Technologie spielt bei der laufenden Überwachung eine wichtige Rolle. Data , Traceerbaarheid und Fernerkundungsdienste können die Leistung von Lieferanten über einen längeren Zeitraum hinweg verfolgen und wiederkehrende Probleme aufzeigen. Durch Satellitenüberwachung lassen sich Waldverluste in den Liefergebieten zwischen den Lieferungen erkennen, was ein proaktives Eingreifen ermöglicht.

Praxisbeispiel: Ein Kaffeeröster, der seine Ware von einer Genossenschaft in einem Hochrisikogebiet bezog, führte eine Satellitenanalyse durch, die einen jüngsten Waldverlust auf mehreren Betrieben der Genossenschaftsmitglieder aufdeckte. Anstatt die Einkäufe fortzusetzen, arbeitete das Unternehmen mit der Genossenschaft zusammen, um die betroffenen Betriebe auszuschließen, Überwachungsprotokolle für die verbleibenden Lieferanten einzuführen und zusätzliche Mengen in eine Region mit geringerem Risiko umzuleiten. Erst nachdem diese Maßnahmen umgesetzt – und durch nachfolgende Satellitenkontrollen überprüft – worden waren, reichte das Unternehmen DDSs für neue Lieferungen ein.

6. Schließen Sie Ihren DDS ab, reichen Sie ihn ein und bewahren Sie ihn auf

Der Einreichungsprozess über TRACES folgt einem strukturierten Arbeitsablauf:

1. Melden Sie sich mit den Zugangsdaten Ihres Unternehmens beim EU-Informationssystem an
2. Erstellen Sie ein neues DDS und wählen Sie die entsprechende Produktkategorie aus
3. Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus: Angaben zum Betreiber, Produktinformationen, Mengen, data
4. Belege hochladen oder angeben
5. Führen Sie interne Validierungsprüfungen auf data und Konsistenz data durch
6. Holen Sie gegebenenfalls gemäß den internen Verfahren die Genehmigung der Geschäftsleitung ein
7. Erklärung einreichen

Nach erfolgreicher Übermittlung generiert TRACES eine eindeutige EUDR-Referenznummer. Diese Nummer muss:

• An Zollagenten zur Aufnahme in die Einfuhrzollanmeldungen übermittelt
• Weitergabe an nachgelagerte Abnehmer, die die Waren erhalten
• In internen Compliance-Systemen erfasst
• Aufbewahrt, einschließlich aller Begleitunterlagen

Alle Belege – Geolokalisierungsdateien, Risikoanalysen, Lieferantenverträge, Satellitenberichte und Korrespondenz – müssen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Die zuständigen Behörden können bei Kontrollen Einsicht verlangen, und unvollständige Unterlagen können zu Strafen führen.

Bevor Sie auf „Absenden“ klicken – Checkliste:

• [ ] Alle Produktcodes stimmen mit den Zollanmeldungen überein
• [ ] data 100 % der Anbauflächen data
• [ ] Die Schlussfolgerung der Risikobewertung ist dokumentiert und vertretbar
• [ ] Die Mengen stimmen mit den Handelsrechnungen überein
• [ ] Lieferantenangaben geprüft und vollständig
• [ ] Genehmigung der Geschäftsleitung eingeholt (falls erforderlich)
• [ ] Begleitdokumente sind geordnet und leicht zugänglich

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

Unternehmen, die die EUDR frühzeitig umsetzen, stoßen häufig auf ähnliche Hindernisse, die oft auf Mängel data und unklare interne Zuständigkeiten zurückzuführen sind. Diese Probleme führen zu Versandverzögerungen, lösen eine verstärkte Überprüfung durch die zuständigen Behörden aus und verursachen unnötige Compliance-Kosten.

Unvollständige Geolokalisierungsabdeckung: Viele Unternehmen stellen fest, dass ihre Lieferanten nicht für alle Produktionsstandorte Koordinaten oder Polygone bereitstellen können. Vorbeugende Maßnahmen: Beginnen Sie frühzeitig mit der Einbindung der Lieferanten, bieten Sie bei Bedarf technische Unterstützung an und erwägen Sie, Lieferanten auszuschließen, die data erforderlichen data nicht data eines angemessenen Zeitraums liefern können.

Übermäßiges Vertrauen in Zertifizierungen: Zertifizierungen wie FSC, RSPO oder Rainforest Alliance bieten zwar wertvolle Sicherheit, erfüllen jedoch nicht automatisch die Anforderungen der EUDR. Auch von zertifizierten Lieferanten werden weiterhin data benötigt, und Zertifizierungssysteme decken möglicherweise nicht alle EUDR-Kriterien ab. Vorbeugende Maßnahme: Betrachten Sie Zertifizierungen als unterstützende Nachweise, nicht als Ersatz für die unternehmensinterne Sorgfaltspflicht.

Inkonsistente HS-Codes: Abweichungen zwischen dem HS-Code im DDS und den Zollanmeldungen lösen sofort Alarm aus. Vorbeugung: Vereinheitlichen Sie die Produktkodierung in den Beschaffungs-, Compliance- und Logistiksystemen. Führen Sie vor der Übermittlung Abgleichprüfungen durch.

Fehlende Dokumentation bei Kleinbauern: Komplexe Lieferketten, an denen Tausende von Kleinbauern beteiligt sind, stellen eine Herausforderung für die Dokumentation dar. Vielen Landwirten fehlen formelle Aufzeichnungen oder GPS-Geräte. Prävention: Arbeiten Sie mit Genossenschaften und lokalen Partnern zusammen, um Kapazitäten data aufzubauen. Erwägen Sie Investitionen in Kartierungsprogramme für Landwirte.

Schwache Belege für ein vernachlässigbares Risiko: Die Schlussfolgerung, dass ein Risiko vernachlässigbar ist, muss durch dokumentierte Belege untermauert werden und darf nicht bloß behauptet werden. Prävention: Es sind eindeutige Nachweisketten zu führen, die data, Satellitenanalysen und Lieferantendokumente mit jeder Schlussfolgerung der Risikobewertung verknüpfen.

Warnsignale, die eine genauere Prüfung auslösen

• Für alle Produktionsparzellen data Geolokalisierungsdaten
• Risikobewertung ohne Belege
• Lieferant, bei dem in der Vergangenheit begründete Bedenken bestanden
• HS-Codes, die nicht mit den Produktbeschreibungen übereinstimmen
• Produkte aus Hochrisikoländern, für die nur minimale Nachweise für Risikominderungsmaßnahmen vorliegen

Zusammenarbeit mit Partnern, Systeme und Audits für die EUDR-Sorgfaltspflicht

Eine solide EUDR-Sorgfaltsprüfung erfordert in der Regel eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Teams für Beschaffung, Nachhaltigkeit, Recht, IT und Logistik. Keine einzelne Abteilung verfügt über alle Informationen, die für eine wirksame Einhaltung der Vorschriften erforderlich sind. In vielen Fällen erweist sich externe Unterstützung bei der Satellitenanalyse, der georäumlichen Überprüfung oder der Implementierung von IT-Systemen als unverzichtbar.

Spezielle Systeme Traceerbaarheid Compliance zentralisieren data, Standortinformationen, Risikobewertungen und DDS-Aufzeichnungen auf einer einzigen Plattform. Diese Systeme gewährleisten die Konsistenz aller eingereichten Unterlagen, ermöglichen die Überwachung des Compliance-Status in Echtzeit und sorgen für die ständige Bereitschaft für Audits. Manuelle Prozesse unter Verwendung von Tabellenkalkulationen und E-Mails werden bei zunehmendem Umfang unüberschaubar und führen zu inakzeptablen Fehlerquoten.

Interne und externe Prüfungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung, ob das Sorgfaltspflichten-System wie vorgesehen funktioniert. Unternehmen sollten Folgendes berücksichtigen:

• Erste Lückenanalysen zum Vergleich der aktuellen Fähigkeiten mit den Anforderungen der EUDR
• Jährliche interne Überprüfungen von Richtlinien, Verfahren und Mustertransaktionen
• Regelmäßige unabhängige Überprüfung durch qualifizierte Dritte zum Nachweis der fortlaufenden Einhaltung

Kontrollen durch die zuständigen Behörden umfassen in der Regel die Anforderung von Unterlagen, mögliche Besuche vor Ort, die Entnahme von Proben aus Sendungen sowie Abgleiche mit Referenznummern im EU-Informationssystem. Die Behörden können in Zusammenarbeit mit den Regierungen der Erzeugerländer die Standorte von Lieferanten im Ausland überprüfen. Die Europäische Kommission behält sich das Recht vor, in bestimmten Fällen Kontrollen durchzuführen, wodurch neben der nationalen Durchsetzung eine Aufsicht auf EU-Ebene geschaffen wird.

Schaffen Sie einen Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung, indem Sie Erkenntnisse aus Audits, Vorfällen und Rückmeldungen von Aufsichtsbehörden nutzen. Aktualisieren Sie Verfahren, Schulungsunterlagen, Lieferantenkriterien und technische Spezifikationen auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse. Die Einhaltung der EUDR ist ein fortlaufender Prozess und kein einmaliges Implementierungsprojekt.

FAQ: Praktische Fragen zur EUDR-Sorgfaltspflicht und zum DDS

Benötige ich für jede Sendung ein separates DDS? Im Allgemeinen ja. Jede Sendung, die verzollt werden muss, benötigt ein eigenes DDS mit einer eindeutigen Referenznummer. Die Betreiber können jedoch bei nachfolgenden Transaktionen, die dasselbe Produkt aus derselben Lieferkette betreffen, auf frühere DDS verweisen, sofern das Risikoprofil vergleichbar bleibt und keine wesentlichen Änderungen eingetreten sind.

Wie detailliert müssen Geolokalisierungs-Polygone sein? Polygone müssen die tatsächlichen Grenzen der Produktionsflächen mit ausreichender Genauigkeit abbilden, um einen Abgleich mit Waldbedeckungskarten zu ermöglichen. Bei großen Plantagen sind damit die Plantagengrenzen gemeint. Bei Kleinbauernbetrieben sind damit die einzelnen landwirtschaftlichen Parzellen gemeint. Koordinaten auf Ebene der Verwaltungsregionen sind nicht zulässig – die Verordnung verlangt eine Genauigkeit auf Parzellenebene.

Kann ich mich auf die DDS meines Lieferanten verlassen? Händler können sich auf die von vorgelagerten Akteuren vorgelegten DDS stützen, müssen jedoch überprüfen, ob eine gültige DDS vorliegt, und die Referenznummer aufbewahren. Händler, die Produkte auf dem EU-Markt bereitstellen, müssen jedoch die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen – sie können nicht einfach davon ausgehen, dass die Sorgfaltspflicht der vorgelagerten Akteure ausreichend war. Mittelständische und große Unternehmen müssen ihre eigene Überprüfung durchführen.

Was passiert, wenn data meine data nach der Übermittlung data ? Sollten sich wesentliche Informationen nach der DDS-Übermittlung ändern (z. B. aktualisierte data korrigierte Mengen), müssen Sie ein berichtigtes DDS einreichen. Das System protokolliert den Änderungsverlauf, und ungeklärte Änderungen können eine Überprüfung nach sich ziehen. Bewahren Sie Unterlagen auf, in denen etwaige Änderungen erläutert werden.

Wie wirkt sich die EUDR auf andere ESG-Berichtsvorschriften aus? Die Sorgfaltspflichten der EUDR können in die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen im Rahmen der CSRD und anderer Rahmenwerke einfließen. Die EUDR weist jedoch spezifische technische Vorgaben und rechtliche Konsequenzen auf, die sich von der allgemeinen ESG-Offenlegung unterscheiden. Betrachten Sie sie als eigenständigen Compliance-Prozess, dessen zugrunde liegende data möglicherweise data umfassenderen Nachhaltigkeitsinitiativen geteilt werden.

Gibt es vereinfachte Vorschriften für Klein- und Kleinstunternehmen? KMU-Händler profitieren von verlängerten Fristen (30. Juni 2026) und können vereinfachte Auflagen in Anspruch nehmen, insbesondere hinsichtlich der Anforderungen an die Systemdokumentation. Alle Wirtschaftsakteure, die unter die Verordnung fallende Produkte auf dem EU-Markt in Verkehr bringen, müssen jedoch unabhängig von der Unternehmensgröße die Einhaltung der Kernanforderungen sicherstellen. Informieren Sie sich in den aktuellen Leitlinien des Europäischen Parlaments und der Europäischen Kommission über die geltenden Bestimmungen für KMU.

Wo finde ich weitere Informationen zu den Anforderungen der EUDR? Die Europäische Kommission veröffentlicht auf der Seite zur Umsetzung der EUDR offizielle Leitfäden, häufig gestellte Fragen (FAQs) und aktuelle Informationen. Die zuständigen nationalen Behörden in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten stellen zudem länderspezifische Informationen zu Durchsetzungs- und Einreichungsverfahren bereit.

Eine frühzeitige Vorbereitung auf die EUDR-Sorgfaltspflicht ist kein Luxus, sondern unerlässlich, um den Zugang zum europäischen Markt zu sichern. Unternehmen, die jetzt in Traceerbaarheid , Lieferantenbeziehungen und robuste data investieren, werden den Übergang reibungslos bewältigen. Wer dies hinauszögert, muss mit möglichen Lieferverzögerungen, Strafen und Reputationsschäden rechnen. Betrachten Sie das DDS nicht als ein einmalig auszufüllendes Formular, sondern als sichtbares Ergebnis eines fortlaufenden Compliance-Prozesses, der Ihr Unternehmen schützt und dazu beiträgt, die Wälder der Welt vor weiterer Zerstörung und den Auswirkungen des Klimawandels zu bewahren.