Toimittajien eettiset ohjeet

Toimittajien eettiset ohjeet ovat enemmän kuin pelkkä sääntöjen noudattamista koskeva asiakirja. Ne muodostavat perustan sille, miten yrityksesi rakentaa luottamusta, hallitsee riskejä ja varmistaa eettiset toimintatavat toimitusketjun kaikilla tasoilla. ESG-asioiden tarkastelun kiristyessä, ihmisoikeuksiin liittyvän due diligence -velvoitteen laajentuessa eri lainkäyttöalueilla ja vuoden 2030 ilmastotavoitteiden lähestyessä nopeasti toimittajiin kohdistuvat odotukset ovat korkeammalla kuin koskaan.

Tässä ohjeistossa esitetään selkeät sosiaaliset, ympäristöön liittyvät ja eettiset vaatimukset kaikille toimittajille ja alihankkijoille, jotka tekevät liiketoimintaa organisaatiomme kanssa. Ohjeisto koskee valmistajia, palveluntarjoajia, logistiikkakumppaneita sekä kaikkia muita tahoja, jotka osallistuvat meille tarjottavien palvelujen tuottamiseen.

Toimittajien käytännesäännöt ovat sopimuksen mukaan sitovia ja ne ovat osa kaikkia uusia ja uusittuja toimittajasopimuksia, jotka tulevat voimaan 1. tammikuuta 2025 tai sen jälkeen allekirjoitettujen sopimusten osalta. Tavoite on selkeä: vähentää toiminnallisia, oikeudellisia ja maineeseen liittyviä riskejä sekä rakentaa kestäviä, läpinäkyviä ja vastuullisia toimitusketjuja, jotka tuottavat positiivisia vaikutuksia kaikille osapuolille.

Mikä on toimittajien eettinen ohjeisto?

Toimittajien eettiset ohjeet ovat kirjallinen kokoelma vaatimuksia ja standardeja, jotka ohjaavat toimittajien toimintaa eettisten periaatteiden, työvoimakäytäntöjen, ympäristön ja liiketoiminnan osalta. Ne toimivat yrityksesi ja jokaisen toimittajan välisenä yhteisenä sopimuksena, jossa vahvistetaan vastuullisen hankinnan toimintaperiaatteet.

Nämä säännöt koskevat kaikkia toimittajatyyppejä – valmistajia, palveluntarjoajia, logistiikkayrityksiä, edustajia ja asiaankuuluvia alihankkijoita – kaikissa maissa, joissa ne toimivat. Riippumatta siitä, valmistaako toimittaja komponentteja Kaakkois-Aasiassa vai tarjoaako se asiantuntijapalveluja Euroopassa, samat perusarvot ja odotukset pätevät.

Säännöstö kattaa seuraavat keskeiset alueet:

• Työolot ja työturvallisuus
• Ihmisoikeuksien turvaaminen koko toimitusketjussa
• Korruption torjuntatoimet ja liiketoiminnan eettisyys
• Data ja tietoturva
• Ympäristövastuu ja kestävän kehityksen tavoitteet
• Oikeudenmukainen kohtelu, syrjimättömyys ja yhdenvertaiset mahdollisuudet

Toimittajat sitoutuvat noudattamaan näitä standardeja liiketoiminnan edellytyksenä. Niiden on myös välitettävä nämä vaatimukset omille keskeisille alihankkijoilleen ja varmistettava, että eettiset toimintatavat ulottuvat suorien toimittajasuhteiden ulkopuolelle syvemmälle toimitusketjuun.

Perusperiaatteet ja soveltamisala

Tämä toimittajasäännöstö perustuu kansainvälisesti tunnustettuihin standardeihin, jotka edustavat maailmanlaajuista yksimielisyyttä vastuullisesta liiketoiminnasta. Näitä ovat muun muassa YK:n yritystoimintaa ja ihmisoikeuksia koskevat ohjaavat periaatteet, ILO:n perussopimukset, OECD:n monikansallisia yrityksiä koskevat suuntaviivat sekä Pariisin ilmastosopimus.

Odotamme toimittajien toimivan seuraavien perusperiaatteiden mukaisesti:

• Lainmukaisuus: Noudata kaikkia sovellettavia lakeja ja määräyksiä kaikilla toiminta-alueilla
• Ihmisoikeuksien kunnioittaminen: Kaikkien työntekijöiden ihmisarvon, turvallisuuden ja vapauden turvaaminen
• Ympäristövastuu: Ympäristövaikutusten minimointi ja kestävän kehityksen tavoitteiden edistäminen
• Liiketoiminnan rehellisyys: Hoidamme kaikki toimintamme rehellisesti, avoimesti ja eettisesti
• Avoimuus: Tiedotetaan tarkasti toimintatavoista, tuloksista ja mahdollisista ongelmista
• Jatkuva parantaminen: Sitoudutaan standardien ja käytäntöjen jatkuvaan kehittämiseen

Toimintamme ulottuu maailmanlaajuisesti. Tähän kuuluvat Aasian, Afrikan ja Latinalaisen Amerikan riskialttiit hankinta-alueet, joilla toimitusketjun riskit voivat olla kohonneet. Toimittajien on noudatettava sitä standardia, joka on tiukin: paikallista lainsäädäntöä, sopimusehtoja tai tätä käytännesääntöä.

Nämä vaatimukset koskevat sekä suoraa toimintaa että, mikäli mahdollista, sitä edeltäviä toimintoja, kuten raaka-aineiden hankintaa ja ulkoistettuja palveluita.

Miten toimittajien eettisten ohjeiden laatiminen ja käyttöönotto tapahtuu

Vankkojen toimittajien eettisten ohjeiden laatiminen ja käyttöönotto edellyttää järjestelmällistä prosessia, joka ulottuu riskien arvioinnista aina ohjeiden täysimääräiseen integroimiseen toimittajasuhteisiin asti. Tässä osiossa annetaan käytännön ohjeita hankinta- ja kestävän kehityksen tiimeille, jotka vastaavat tästä työstä.

Seuraa tätä vaiheittaista ohjetta tehokkaan koodin kehittämiseksi:

1. Kartoita ja arvioi toimitusketjun riskit: Tunnista oman toimitusketjusi maakohtaiset, toimialakohtaiset ja tuotekohtaiset riskit. Korkean riskin luokkiin kuuluvat usein tuotanto alueilla, joilla työntekijöiden suojelu on heikkoa, toimialat, joilla on tunnettuja ympäristövaikutuksia, sekä korruptiolle alttiit toimialat.
2. Tarkista voimassa olevat toimintaperiaatteet ja lakisääteiset vaatimukset: Tutki nykyisiä sisäisiä toimintaperiaatteita ja varmista, että ne ovat sovellettavan lainsäädännön mukaisia, kuten EU:n Corporate Sustainability Due Diligence Directive, Ison-Britannian modernin orjuuden vastaisen lain, German Supply Chain Due Diligence sekä vastaavien säännösten mukaisia niillä alueilla, joilla yrityksesi toimii.
3. Vertailu alan aloitteisiin ja kilpailijoihin: Tutki, miten alan johtavat organisaatiot ovat jäsentäneet omat käytännesääntönsä. Viitekehysten, kuten Ethical Trading Initiative Base Code -perussäännön, Fair Labor Associationin standardien ja toimialakohtaisten käytännesääntöjen, avulla saat arvokkaita malleja.
4. Käytä selkeää ja ymmärrettävää kieltä: Kirjoita selkeällä ja suoraviivaisella englannin kielellä, jota eri alueilta ja eri koulutustasoilta tulevat toimittajat ymmärtävät. Vältä juridista ammattikieltä mahdollisuuksien mukaan, mutta varmista samalla sopimuksen täytäntöönpanokelpoisuus.
5. Neuvottele strategisten toimittajien ja sisäisten sidosryhmien kanssa: Ota avaintoimittajat mukaan prosessiin jo varhaisessa vaiheessa, jotta mahdolliset toteutukseen liittyvät haasteet voidaan tunnistaa. Ota huomioon lakiasiain-, hankinta-, kestävän kehityksen ja operatiivisten tiimien näkemykset.
6. Hyväksy ja ota käyttöön sopimusten ja toimittajien perehdyttämisen yhteydessä: Sisällytä säännöt vakiosopimuslausekkeisiin. Sisällytä ne toimittajien perehdyttämisprosesseihin ja varmista, että niiden hyväksyminen dokumentoidaan.

Jos toimittajasi noudattavat jo useita asiakaskoodeja, pyri yhdenmukaistamaan vaatimuksia mahdollisuuksien mukaan. Ristiriitaiset standardit aiheuttavat sekaannusta ja heikentävät vaatimustenmukaisuutta. Tavoitteena on yhteistyö, joka helpottaa toimittajien mahdollisuuksia täyttää odotukset, ei byrokraattista taakkaa.

Työelämän normit, työolot ja ihmisoikeudet

Toimitusketjun ihmisten suojelu on ehdoton vaatimus. Vaatimuksemme ovat ILO:n keskeisten työelämän normien ja YK:n ihmisoikeuksien yleismaailmallisen julistuksen mukaisia. Odotamme jokaisen toimittajan kohtelevan työntekijöitä arvokkaasti ja kunnioittavasti.

Pakko- ja lapsityövoiman kieltäminen

Toimittajien on poistettava toiminnastaan kaikki pakkotyön, velkavankeuden tai ihmiskaupan muodot. Tämä tarkoittaa seuraavaa:

• Kaikkien työsuhteiden on oltava vapaaehtoisia – työntekijöitä ei saa pakottaa työsuhteeseen
• Keltään työntekijältä ei saa vaatia henkilöllisyystodistusten luovuttamista tai rekrytointimaksujen maksamista
• Lapsityövoiman käyttö on kielletty, ja työssäoloon vaadittava alaikäraja on 15 vuotta (tai korkeampi, jos paikallinen lainsäädäntö niin edellyttää)
• 15–18-vuotiaat nuoret työntekijät nauttivat erityissuojelusta, johon kuuluvat muun muassa rajoitukset vaaralliseen työhön ja yövuoroihin

Palkat ja etuudet

Oikeudenmukainen palkkio on eettisen työllistämisen perusta:

• Maksettava on vähintään lakisääteinen tai työehtosopimuksessa sovittu vähimmäispalkka, sen mukaan kumpi on korkeampi
• Suorita maksu ajallaan työntekijöille sopivalla tavalla
• Älä tee palkasta laittomia pidätyksiä
• Pyrkikää toteuttamaan elinkustannukset kattavia palkkatasoja siellä, missä se on mahdollista, etenkin alueilla, joilla vähimmäispalkat eivät riitä

Työajat

Työajan on oltava paikallisen lainsäädännön mukaista ja vastattava ILO:n normeja:

• Normaalin työajan tulisi olla enintään 48 tuntia viikossa
• Ylityötöiden on oltava vapaaehtoisia, niistä on maksettava korotettua palkkaa, ja niiden määrä on rajoitettava
• Työntekijöille on annettava vähintään yksi vapaapäivä seitsemän päivän jaksossa
• Työvuorojen aikana on pidettävä riittävät lepotauot

Työturvallisuus ja työterveys

Turvalliset työolot suojaavat työntekijöitä vahingoilta:

• Pidä tilat puhtaina ja hygieenisinä siten, että ne täyttävät tai ylittävät viranomaismääräykset
• Järjestetään kaikille työntekijöille asianmukainen koulutus turvallisuusmenettelyistä
• Työntekijöille on tarjottava asianmukaiset suojavarusteet maksutta
• Laaditaan hätätilannevalmiusohjeet, joihin sisältyvät hätäuloskäynnit, evakuointiharjoitukset ja ensiapuvalmiudet
• Ilmoita ja tutki kaikki työtapaturmat ja vaaratilanteet

ISO 45001 -standardien tai vastaavien viitekehysten mukainen toiminta tarjoaa objektiivisia vertailukohtia työterveys- ja työturvallisuusjohtamiselle.

Kohteleva kohtelu ja syrjimättömyys

Jokainen työntekijä ansaitsee kunnioitusta:

• Syrjintää ei sallita sukupuolen, iän, rodun, uskonnon, vammaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen, kansalaisuuden, ammattiliittoon kuulumisen tai minkään muun suojatun ominaisuuden perusteella
• Nollatoleranssi häirinnälle, pahoinpitelylle, sanalliselle uhkailulle tai kurinpidolliselle väkivallalle
• Valitusmenettelyt, joiden avulla työntekijät voivat tuoda esiin huolenaiheitaan ilman pelkoa kostotoimista

Yhdistymisvapaus

Työntekijöillä on oikeus järjestäytyä:

• Kunnioitetaan yhdistymisvapautta ja oikeutta työehtosopimusneuvotteluihin
• Työntekijöiden on voitava liittyä ammattiliittoihin tai perustaa niitä ilman puuttumista asiaan
• Jos paikallinen lainsäädäntö rajoittaa ammattiyhdistystoimintaa, on tarjottava vaihtoehtoisia keinoja työntekijöiden edustukseen ja vuoropuheluun

Monimuotoisuus, osallisuus ja tasa-arvo

Monimuotoisuus ja osallistavuus ovat ydinarvoja, jotka ulottuvat koko toimitusketjuumme. Osallistavat työpaikat edistävät innovaatioita, parantavat päätöksentekoa ja luovat ympäristöjä, joissa kaikki työntekijät voivat antaa parhaansa.

Odotamme toimittajiltamme, että ne edistävät osallistavia työpaikkoja, joissa työntekijät voivat menestyä sukupuolesta, etnisestä taustasta, uskonnosta, vammaisuudesta, iästä, seksuaalisesta suuntautumisesta tai muusta suojellusta ominaisuudesta riippumatta. Kyse ei ole pelkästään syrjinnän välttämisestä, vaan aktiivisesti luotavista edellytyksistä tasa-arvoisille mahdollisuuksille.

Toimittajalta odotetaan muun muassa seuraavaa:

• Tasa-arvo rekrytoinnissa, ylennyksissä, koulutuksessa ja palkkauksessa
• Rekrytointiprosessit, joilla aktiivisesti ehkäistään puolueellisuutta, kuten monimuotoiset haastatteluryhmät ja yhdenmukaistetut arviointikriteerit
• Palkkatasa-arvoarvioinnit selittämättömien palkkaerojen tunnistamiseksi ja korjaamiseksi
• Kohtuulliset mukautukset vammaisille työntekijöille
• Joustavat työjärjestelyt, mikäli se on toiminnallisesti mahdollista

Silloin kun lainsäädäntö sen sallii, kannustamme toimittajia asettamaan ja seuraamaan mitattavia monimuotoisuustavoitteita. Esimerkkejä ovat tavoitteet sukupuolten tasapainosta johtotehtävissä vuoteen 2030 mennessä tai aliedustettujen ryhmien edustusta koskevat mittarit teknisissä tehtävissä.

Johtajien ja henkilöstöhallinnon työntekijöiden kouluttaminen syrjinnän torjuntaan ja osallistaviin käytäntöihin on olennaisen tärkeää. Ennakkoluulot ilmenevät usein tiedostamatta, ja järjestelmällinen koulutus auttaa päätöksentekijöitä tunnistamaan ja torjumaan niitä.

Liiketoiminnan etiikka, rehellisyys ja korruption torjunta

Noudatamme nollatoleranssia korruptiota, lahjontaa, kiristystä ja petoksia kohtaan kaikessa liiketoiminnassamme. Tämä kanta heijastaa ydinarvojamme ja on yhdenmukainen kansainvälisten sopimusten, kuten OECD:n lahjonnanvastaisen yleissopimuksen, Yhdysvaltojen ulkomaanlahjonnan vastaisen lain (Foreign Corrupt Practices Act) ja Ison-Britannian lahjonnanvastaisen lain (Bribery Act), kanssa.

Lahjonnan vastaiset vaatimukset

Toimittajien on:

• Älä koskaan tarjoa, maksa, pyydä tai ota vastaan lahjuksia missään muodossa
• Kielletään lahjukset, paikallisista tavoista riippumatta
• Hylkää kaikki maksut, joiden tarkoituksena on vaikuttaa epäasianmukaisesti virkamiesten tai yksityisten kumppaneiden päätöksiin

Lahjat ja edustuskulut

Liiketoiminnassa käytettävien kohteliaisuuksien tulee olla asiallisia:

• Lahjojen ja vieraanvaraisuuden on oltava vaatimattomia, harvinaisia ja täysin avoimia
• Kaikki, minkä tarkoituksena on hankkia epäoikeudenmukaista etua, on kielletty
• Kaiken viihteen on oltava yhtiön kirjallisten ohjeiden mukaista

Eturistiriidat

Avoimuus estää epäasianmukaista vaikuttamista:

• Ilmoita kaikki henkilökohtaiset, perheenjäseniin liittyvät tai taloudelliset suhteet työntekijöihimme, jotka saattavat vaikuttaa liiketoiminnallisiin päätöksiin
• Vältä tilanteita, joissa henkilökohtaiset edut ovat ristiriidassa ammatillisten velvollisuuksien kanssa
• Ilmoita mahdollisista eturistiriidoista viipymättä, jotta niihin voidaan puuttua asianmukaisesti

Tarkat tiedot

Rehellisyys edellyttää rehellistä dokumentointia:

• Pidä tarkkaa kirjanpitoa kaikista liiketoimista
• Älä koskaan väärentele laskuja, todistuksia, laaturaportteja tai data
• Säilytä asiakirjat lakisääteisten säilytysvaatimusten mukaisesti

Reilu kilpailu

Terveet markkinat hyödyttävät kaikkia:

• Noudata kaikkia kilpailu- ja kilpailulakeja
• Älä koskaan osallistu hintojen sopimisesta, tarjouskilpailun manipulointiin, markkinaosuuksien jakamiseen tai sääntöjenvastaiseen tietojen jakamiseen
• Kilpaile ansioiden perusteella laadun, palvelun ja arvon avulla

Luottamuksellisuus, yksityisyys ja tietoturva

Kumppaneiden välillä data luottamuksellisten tietojen, liikesalaisuuksien ja data suojaaminen on ratkaisevan tärkeää toimittajasuhteiden luottamuksen ylläpitämiseksi.

Toimittajien on allekirjoitettava salassapitosopimukset ja noudatettava niitä pyydettäessä. Kaikkia yritystietoja on käsiteltävä ehdottoman luottamuksellisina, ja niitä saa käyttää ainoastaan liiketoimintasuhteessamme määriteltyihin tarkoituksiin.

Data noudattaminen

Toimittajien on noudatettava sovellettavia tietosuoja- ja data , mukaan lukien:

• GDPR Euroopan unionissa
• Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR
• Kalifornian CCPA/CPRA
• Muut sovellettavat kansalliset ja alueelliset data

Tämä sääntöjen noudattaminen kattaa data käsittelyn laillisen perustan ylläpitämisen, data , asianmukaisten tietoturvatoimenpiteiden toteuttamisen sekä säilytysaikojen noudattamisen.

Tietoturvatoimenpiteet

Toimittajien on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet data suojaamiseksi:

• Herkän datan salaus siirron data ja tallennettuna
• Pääsyoikeuksien hallinta, joka rajoittaa data vain valtuutetuille henkilöille
• data turvallinen hävittäminen, data niitä ei enää tarvita
• Menettelytavat mahdollisten tietoturvaloukkausten varalle
• data välitön ilmoittaminen organisaatiollemme sopimuksessa määritellyissä määräajoissa

Siltä osin kuin se on toimittajan roolin ja riskitason kannalta tarkoituksenmukaista, tietoturvavaatimusten tulisi olla tunnustettujen standardien, kuten ISO 27001:n tai vastaavien viitekehysten, mukaisia.

Ympäristövastuu ja ilmastotoimet

Toimittajien toiminta vaikuttaa merkittävästi kokonaisympäristöjalanjälkeemme. Kestävän kehityksen tavoitteidemme saavuttaminen edellyttää aktiivista yhteistyötä toimittajien kanssa, jotka jakavat sitoutumisemme ympäristönsuojeluun.

Säännösten noudattaminen

Toimittajien on noudatettava kaikkia sovellettavia ympäristölakeja ja -lupia, mukaan lukien seuraaviin seikkoihin liittyvät:

• Ilmapäästöjen ja kasvihuonekaasujen raportointi
• Kiinteän jätteen käsittely ja hävittäminen
• Vedenkäyttö ja jäteveden päästöt
• Vaarallisten aineiden käsittely ja varastointi

Ympäristövaikutusten mittaaminen ja vähentäminen

Odotamme toimittajilta, että ne sisällyttävät ympäristöjohtamisen toimintaansa:

• Mittaa ja seuraa keskeisiä ympäristöindikaattoreita, kuten energiankulutusta, vedenkulutusta ja jätteiden syntymistä
• Toteutetaan energiatehokkuuden parannuksia kaikissa tiloissa ja prosesseissa
• Siirtyminen uusiutuviin energialähteisiin, mikäli mahdollista
• Säästetään vesivaroja ja vähennetään vedenkulutusta alueilla, joilla on vesipula
• Vähennä jätteiden määrää vähentämällä, uudelleenkäyttämällä ja kierrättämällä
• Luovutaan tarpeettomista kertakäyttömuoveista toiminnassa ja pakkauksissa

Ilmastotavoitteet

Vaikutusvaltaisten toimittajien tulisi asettaa tieteellisiin tutkimuksiin perustuvia kasvihuonekaasupäästöjen vähentämistavoitteita, jotka ovat linjassa tavoitteen kanssa rajoittaa ilmaston lämpeneminen 1,5 °C:een. Kannustamme:

• Hiilidioksidipäästöjen vähennystavoitteiden asettaminen välitavoitteineen (esim. 50 %:n vähennys vuoteen 2030 mennessä verrattuna vuoden 2018 lähtötasoon)
• Raportoidaan vuosittain Scope 1-, Scope 2- ja olennaiset Scope 3
• Hiilidioksidipäästöjen vähentämissuunnitelmien laatiminen energiaintensiivisille toiminnoille

Kemikaalien ja aineiden hallinta

Vastuullinen kemikaalien hallinta suojelee ihmisiä ja ekosysteemejä:

• Säilytä ja hävitä vaaralliset aineet turvallisesti määräysten mukaisesti
• Vältä erityisen huolestuttavia aineita, jos turvallisempia vaihtoehtoja on saatavilla
• Noudata soveltuvin osin REACH- ja RoHS-asetusten kaltaisia määräyksiä

Luonnon monimuotoisuuden suojelu

Toimittajien on suojeltava paikallisia ekosysteemejä ja luonnon monimuotoisuutta:

• Vältä toimintaa, joka aiheuttaa metsäkatoa tai elinympäristöjen tuhoutumista
• Suojellaan uhanalaisia lajeja ja herkkiä ekosysteemejä
• Suorita ympäristöarvioinnit ennen toiminnan laajentamista uusille alueille

Paikallisyhteisöt, yhteiskunnalliset vaikutukset ja vastuullinen hankinta

Tavoitteenamme on varmistaa, että hankintapäätökset tukevat paikallisyhteisöjä eivätkä vahingoita niitä. Toimitusketjujen tulisi luoda oikeudenmukaisia taloudellisia mahdollisuuksia alueilla, joilla ne toimivat.

Yhteisön taloudellinen kehittäminen

Toimittajien tulisi:

• Suosittele paikallista hankintaa, jos laatu, hinta ja luotettavuus sen sallivat
• Tuetaan pieniä ja keskisuuria yrityksiä niiden toimitusketjuissa
• Luoda vakaita ja oikeudenmukaisesti palkattuja työpaikkoja toiminta-alueilla
• Vaikuttaa myönteisesti paikalliseen talouskehitykseen

Maaoikeudet ja alkuperäiskansat

Yhteisön oikeuksien kunnioittaminen on olennaisen tärkeää:

• Vältetään pakkosiirrot tai maanhankinta
• Älä hanki maata tai luonnonvaroja ilman asianomaisten yhteisöjen vapaaehtoista, etukäteen annettua ja tietoon perustuvaa suostumusta
• Kunnioitetaan alkuperäiskansojen oikeuksia kansainvälisten normien mukaisesti, mukaan lukien YK:n alkuperäiskansojen oikeuksien julistus

Yhteisön terveys ja turvallisuus

Hyvän naapuruuden merkitys:

• Hallita melun, saasteiden ja liikenteen vaikutuksia ympäröiviin yhteisöihin
• Keskustele avoimesti paikallisten sidosryhmien kanssa toiminnasta ja huolenaiheista
• Osallistua yhteisön vuoropuheluun ja käsitellä valitukset viipymättä

Vastuullinen hankinta alkupäässä

Vastuullinen hankinta ulottuu suoraa toimintaa pidemmälle:

• Suorita due diligence -tarkastus riskialttiille raaka-aineille, kuten konfliktialueiden mineraaleille, palmuöljylle, puutavaralle ja puuvillalle
• Ylläpidä Traceerbaarheid , joilla tunnistetaan materiaalien alkuperä
• Varmista, että alihankkijat noudattavat ihmisoikeus- ja ympäristövaatimuksia
• Osallistu vastuullista materiaalien hankintaa edistäviin alan hankkeisiin, mikäli niitä on tarjolla

Lakien ja kansainvälisten standardien noudattaminen

Toimittajien on noudatettava kaikkia sovellettavia kansainvälisiä, kansallisia ja paikallisia lakeja ja määräyksiä niissä maissa, joissa ne toimivat. Tämä on perusvaatimus kaikissa liikesuhteissa.

Jos tämä toimittajakoodi asettaa paikallista lainsäädäntöä tiukemmat vaatimukset, toimittajien odotetaan noudattavan tiukempia vaatimuksia siinä määrin kuin laki sen sallii. Vaatimuksemme edustavat hyväksyttävää vähimmäistasoa, eivät tavoitteita, joihin pyritään.

Käytämme tärkeimpiä kansainvälisiä viitekehyksiä vertailukohtina arvioidessamme toimittajien toimintatapoja:

Viitekehys	Painopistealue
ILO:n keskeiset yleissopimukset	Työntekijöiden oikeudet ja työolot
YK:n Global Compact -periaatteet	Ihmisoikeudet, työelämä, ympäristö, korruption torjunta
OECD:n ohjeet huolellisuusvelvollisuudesta	Vastuullinen toimitusketjun hallinta
Pariisin sopimus	Ilmastotoimet ja päästöjen vähentäminen

Toimintaamme sovellettavia erityisiä säädöksiä ovat muun muassa:

• EU:n Corporate Sustainability Due Diligence Directive
• German Supply Chain Due Diligence
• Ranskan huolellisuusvelvollisuuslaki
• Yhdistyneen kuningaskunnan laki nykyaikaisesta orjuudesta
• Yhdysvaltain uiguurien pakkotyön ehkäisemistä koskeva laki
• EU:n metsäkadon torjumista koskeva asetus

Säännellyillä aloilla toimivien toimittajien on huolehdittava siitä, että niillä on kaikki vaaditut lisenssit, luvat ja sertifikaatit.

Seuranta, tarkastukset ja jatkuva parantaminen

Seuranta on yhteistyöhön perustuvaa. Lähestymistapamme tähtää sekä varmuuteen että parantamiseen – haluamme tunnistaa ongelmat varhaisessa vaiheessa ja ratkaista ne yhdessä, emmekä pelkästään valvoa sääntöjen noudattamista jälkikäteen.

Seurantatyökalut ja arvioinnit

Käytämme useita seurantamenetelmiä toimittajien suorituskyvyn arvioimiseksi:

• Itsearviointikyselyt: Vuosittain toteutettavat kyselyt, jotka kattavat työvoiman, ympäristön, eettiset toimintaperiaatteet ja johtamisjärjestelmät
• Asiakirjojen tarkastukset: toimintaperiaatteiden, sertifikaattien, koulutustietojen ja lupien tarkastelu
• Kolmannen osapuolen auditoinnit: pätevien arvioijien suorittamat riippumattomat sosiaali- ja ympäristöauditoinnit
• Paikalla tehtävät tarkastukset: Tilojen, prosessien ja työolojen suora tarkastelu
• Työntekijöiden haastattelut: Luottamukselliset keskustelut työntekijöiden kanssa todellisten olosuhteiden selvittämiseksi

Tarkastusoikeudet

Yhtiö pidättää oikeuden suorittaa ennakkoilmoituksella ja, mikäli se on perusteltua, ilman ennakkoilmoitusta tehtäviä tarkastuksia. Nämä tarkastukset voidaan suorittaa joko suoraan yhtiömme henkilöstön toimesta tai riippumattomien asiantuntijoiden avulla.

Toimittajien on:

• Myöntäkää kohtuullinen pääsy tiloihin, asiakirjoihin ja asiaankuuluvaan henkilöstöön
• Toimitaan täydessä yhteistyössä tilintarkastajien ja tutkijoiden kanssa
• Tukea korjaavien toimien suunnitelmia, jos ongelmia havaitaan
• Seurata ja raportoida korjaustoimenpiteiden etenemistä

Edistymisen seuranta

Odotamme toimittajien ottavan vastuun omasta kehityksestään:

• Määritä avainmittarit keskeisille sääntöjen noudattamisen osa-alueille
• Aseta parannustavoitteet tunnistetuille riskialueille
• Raportoi tuloksista vuosittain tai muutoin sovitun mukaisesti
• Osoittaa mitattavaa edistystä ajan mittaan

Seuraamiamme mittareita ovat muun muassa auditointien läpäisyasteet, korjaavien toimenpiteiden käsittelyajat, ESG-poikkeamien esiintymistiheydet sekä toimittajien sertifikaattien voimassaoloajat.

Huolenaiheiden ilmoittaminen, sääntöjen noudattamatta jättäminen ja seuraamukset

Avoimuus ja ongelmien varhainen ilmoittaminen ovat olennaisen tärkeitä toimitusketjun riskien tehokkaassa hallinnassa. Piileviä ongelmia ei voida ratkaista – ja ne usein pahenevat, kun niitä salataan.

Raportointikanavat

Toimittajilla, niiden työntekijöillä ja muilla sidosryhmillä tulisi olla käytettävissään luottamuksellisia ilmoituskanavia, joiden kautta he voivat tuoda esiin tämän käytännesäännön rikkomuksia koskevia huolenaiheita. Tarjoamme:

• Luottamuksellinen, mieluiten nimetön, neuvontapuhelin
• Monikielinen verkkopohjainen raportointiportaali
• Suorat viestintäkanavat hankinta- ja sääntöjen noudattamisesta vastaaviin tiimeihimme

Ilmiantajien suojelu

Toimittajien on:

• Suojella kaikkia, jotka ilmoittavat huolenaiheistaan vilpittömässä mielessä, kostotoimilta
• Tutkitaan kaikki ilmoitukset viipymättä ja tasapuolisesti
• Noudata luottamuksellisuutta koko tutkintaprosessin ajan
• Toimi havaintojen perusteella asianmukaisesti

Säännösten noudattamatta jättämisen seuraukset

Sääntöjen noudattamatta jättäminen johtaa järjestelmälliseen toimenpiteeseen:

Vakavuusaste	Vastaus
Pienet ongelmat	Vuoropuhelu ja sovitut korjaustoimenpidesuunnitelmat, joissa on määritelty aikataulut
Toistuvat tai vakavat ongelmat	Virallinen varoitus, tehostettu valvonta, uusien tilausten väliaikainen keskeyttäminen
Vakavat rikkomukset	Sopimuksen välitön irtisanominen

Merkittäviä sopimusrikkomuksia, jotka voivat johtaa välittömään irtisanomiseen, ovat muun muassa:

• Pakkovan työvoiman käyttö tai ihmiskauppa
• Lapsityövoiman käyttöä koskevat rikkomukset
• Vakava ympäristövahinko tai laiton pilaantuminen
• Lahjonta, korruptio tai petos
• Tarkastustietojen data varmennuksien väärentäminen
• Kieltäytyminen yhteistyöstä tutkinnassa

Ilmoitusvelvollisuudet

Toimittajien on ilmoitettava meille viipymättä, jos he havaitsevat todellisia tai mahdollisia rikkomuksia omassa toiminnassaan tai omassa toimitusketjussaan. Heidän odotetaan osallistuvan korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseen. Rikkomusten salaaminen on sinänsä vakava tämän eettisen ohjeiston rikkomus.

Käyttöönotto, koulutus ja toimittajien sitouttaminen

Toimittajien eettiset ohjeet ovat tehokkaita vain, jos ne ymmärretään, ne sisällytetään päivittäisiin prosesseihin ja niitä tuetaan jatkuvalla vuoropuhelulla. Ohjeiden käyttöönotto ei ole kertaluonteinen tapahtuma, vaan jatkuvaa viestintää ja yhteistyötä.

Sääntöjen viestiminen

Ilmoitamme tämän koodin seuraavissa tilanteissa:

• Toimittajien alkuperäinen perehdytys ja kelpoisuustarkastus
• Sopimusten uusiminen ja uudelleenneuvottelut
• Säännölliset toimittajien kuulemistilaisuudet

Ohjeet julkaistaan tärkeimmillä kielillä, joita käytetään koko toimitusketjussamme, jotta ne ovat kaikkien toimittajien saatavilla sijainnista riippumatta.

Toimittajan velvollisuudet

Toimittajilta odotetaan seuraavaa:

• Kertokaa työntekijöille tämän säännöstön vaatimuksista
• Ilmoita keskeisille alihankkijoille sovellettavista standardeista
• sisällyttää nämä vaatimukset omiin toimintaperiaatteisiinsa ja hallintojärjestelmiinsä
• Järjestetään työntekijöille asianmukaista koulutusta esimerkiksi työterveyden ja -turvallisuuden, korruption torjunnan sekä ihmisoikeuksien aloilla

Yritystuki

Ymmärrämme, että täytäntöönpano vaatii resursseja ja valmiuksien kehittämistä. Aiomme:

• Tarjota ohjeita ja käytännön työkaluja
• Järjestä koulutustilaisuuksia, verkkoseminaareja ja työpajoja
• Jaa parhaita käytäntöjä toimittajaverkostomme eri osista
• Tarjota kohdennettua tukea toimittajille riskialttiilla tai kehittyvillä markkinoilla

Pitkäaikaiset Partnerships

Tavoitteenamme on luoda yhteisiin arvoihin partnerships pitkäaikaisia partnerships . Painopisteemme ovat:

• Tukea toimittajien jatkuvaa kehittämistä sen sijaan, että vaihdettaisiin toimittajaa heti ensimmäisten vaikeuksien merkkejä ilmestyessä
• Tunnustetaan ja palkitaan toimittajia, jotka osoittavat johtajuutta kestävän kehityksen ja eettisyyden alalla
• Yhteistyöhön perustuva ongelmanratkaisu haasteiden ilmetessä
• Avoin viestintä odotuksista ja suorituskyvystä

Toimittajien eettiset ohjeet ilmentävät sitoutumistamme vastuulliseen hankintaan ja eettiseen liiketoimintaan. Odotamme kumppaneiltamme, että he jakavat nämä arvot ja tekevät kanssamme yhteistyötä sellaisten toimitusketjujen luomiseksi, jotka suojelevat ihmisiä, kunnioittavat ympäröivää luontoa ja toimivat rehellisesti.

Yhdessä voimme rakentaa toimitusketjuja, jotka tuottavat paitsi kaupallista arvoa myös kestäviä myönteisiä vaikutuksia työntekijöille, yhteisöille ja ympäristölle. Tähän tavoitteeseen olemme sitoutuneet – ja kutsumme kaikki toimittajamme liittymään mukaan sen toteuttamiseen.